Estrategia de Mejora Continua del Negocio: Una Guía Rápida

Las empresas siempre están buscando formas de mejorar sus prácticas. La historia de la industria está plagada de ejemplos de empresas que una vez estuvieron en el cenit del éxito solo para encontrarse usurpadas por una competencia hambrienta.

Pero, ¿es posible estructurar un proceso de mejora en su empresa para que se alinee con sus herramientas de gestión preferidas, la moral del equipo y los objetivos generales? En otras palabras, ¿puede ese proceso de mejora resultar productivo y valioso? Sí. Hay muchos métodos que se han desarrollado para buscar y actuar con éxito en las oportunidades para ayudar a mejorar su negocio y aplastar a la competencia.

Cuando se trata de optimizar el trabajo y reducir el desperdicio en una organización, la estrategia de negocio de mejora continua es elogiada por su eficacia. Pero ¿qué es y cómo se puede aplicar a su negocio? Buenas preguntas. Echemos un vistazo.

¿Qué Es La Estrategia De Negocio De Mejora Continua?

La estrategia de negocio de mejora continua también se conoce como proceso de mejora continua. Es un proceso continuo para mejorar los productos, servicios o procesos de una organización. Las mejoras buscadas pueden ser incrementales con el tiempo o lograrse con un momento de avance.

La entrega de esos procesos está en constante evaluación y cambio, por lo que se pueden desarrollar y aplicar mejoras adicionales. La regla para medir estos cambios es la eficiencia, la eficacia y la flexibilidad de estos procesos.

Algunos ven la mejora continua como un meta-proceso, como W. Edwards Deming, uno de los primeros proponentes, que la vio como parte de un sistema más amplio de objetivos organizacionales. Pero una definición más amplia considera la mejora continua como un proceso gradual e interminable que intenta aumentar la efectividad y la eficiencia para cumplir con los objetivos de una empresa.

¿Qué Es Kaizen?

Algunos usan «kaizen» como sinónimo de mejora continua. Kaizen es una palabra compuesta compuesta por dos obras japonesas, kai que significa cambio y zen que significa bien. Como método, se remonta al libro del teórico organizacional y consultor de gestión japonés Masaaki Imai, Kaizen: La clave del éxito competitivo de Japón.

Imai escribió sobre tres puntos principales de kaizen:

• Retroalimentación: Un principio central del proceso que implica la autorreflexión.
• Eficiencia: Identifique, reduzca o elimine todo lo que se interponga en el proceso.
• Evolución: Kaizen depende de un desarrollo incremental y continuo en lugar de un gran salto hacia adelante.

Otras características clave de Kaizen

Hay varias otras características clave de kaizen definidas por Imai. Él cree que las mejoras deben basarse en construir a partir de muchos cambios pequeños en lugar de cambios importantes. Además, si esos cambios e ideas vienen de abajo hacia arriba, como de los trabajadores, entonces esas ideas están más alineadas con los objetivos de la organización y se pueden implementar más fácilmente.

Además, Imai cree que las ideas de las personas que trabajan en la primera línea de los esfuerzos de la empresa están más en sintonía con la forma de mejorar el proceso que un consultor externo. En consecuencia, los empleados siempre deben buscar formas de mejorar el rendimiento.

Imai sugiere que hacer que los trabajadores se apropien de sus esfuerzos mejorará su capacidad de ofrecer ideas realistas para mejorar el negocio en general. Estratégicamente, cree en descubrir cómo aumentar la entrega efectiva para el cliente y cómo la flexibilidad ayuda a lograr ese objetivo.

Los Principios de la Estrategia de Negocio de Mejora Continua

Aunque los principios se describen en el libro de Imai, vale la pena repetirlos.

• Cambio incremental: No es un cambio de paradigma o invención, pero el progreso lento y constante es el más innovador. Ayuda a aplicar el cambio más fácilmente, así como a dar las riendas a la organización en lugar de tener que responder a fuerzas externas.
• Los Empleados Proporcionan Ideas: En lugar de la gerencia, las ideas para el cambio deben provenir de los trabajadores, que están más cerca de los problemas que la organización pueda estar experimentando y tienen el conocimiento para resolverlos.
• El cambio incremental es barato: es probable que los cambios pequeños no sean tan costosos y no afecten gravemente al presupuesto. El énfasis está en eliminar, no en agregar al proceso, que es menos costoso.
• Los trabajadores asumen la propiedad y la responsabilidad: Al darles a los empleados la propiedad del proceso, están más interesados y motivados.
• La Mejora Es Reflectante: La estrategia de mejora continua solo funciona si hay diálogo, retroalimentación y comunicación abierta entre los trabajadores y la dirección.
• Las mejoras Se Pueden Medir y Repetir: Una vez que se realiza un cambio, no se deja solo, sino que se monitorea y mide, por lo que se pueden determinar su efectividad. Por lo tanto, si ese cambio funciona, puede repetirse o aplicarse a otros aspectos de la organización.

Beneficios de Usar una Estrategia de Negocio de Mejora Continua

El beneficio general está en el nombre, mejora continua. Eso es obvio. Pero nunca es bueno tomar un concepto en su palabra. ¿Cuáles son los detalles y cómo puede mejorar el negocio?

Para empezar, agiliza los flujos de trabajo. Al buscar constantemente formas de mejorar las cosas, lo que sucede es una reducción en los gastos generales de operación. Eso es algo bueno. Ahorra tiempo y dinero.

También puede reducir el costo de los proyectos y ayudar a evitar sobrecargas. Cuando se busca constantemente mejorar y evaluar el proceso, un mayor conocimiento de los costos generales para completar un proyecto se enfoca más claramente. Si puede determinar si es probable que se rompan las restricciones de un proyecto, puede planificar mejor para evitar esos contratiempos.

Luego está la flexibilidad inherente a la estrategia. Si siempre estás buscando formas de mejorar, eres flexible. Estás cambiando para aprovechar las oportunidades. Este movimiento constante, si se ata a un proceso bien pensado, reducirá la complacencia y las amenazas de la competencia.

Cómo Saber Cuándo Aplicar una Estrategia de Negocio de Mejora Continua

Si está buscando ahorrar tiempo y costos, pero mantener la calidad del producto, entonces una estrategia de negocio de mejora continua es una buena manera de manejar ese difícil acto de equilibrio. Al buscar oportunidades para mejorar el negocio y luego evaluar esos cambios, se forma una estrategia efectiva.

Algunas organizaciones no están configuradas para que sus equipos practiquen constantemente la mejora continua, pero eso no significa que no puedan aprovechar esta estrategia útil. Por ejemplo, las empresas pueden programar reuniones periódicas para discutir formas de mejorar los procesos. Estos pueden ser eventos de un día o durar una semana para profundizar en las ideas.

Ya sea que elija adoptar estas técnicas en todos los niveles de la operación de su negocio, o simplemente haga de la estrategia de negocio de mejora continua una herramienta más en su caja de herramientas, todavía hay oportunidades para reducir las ineficiencias y reducir el desperdicio.

Usando ProjectManager.com para la Mejora Continua

Gestor de proyectos.com, un software de gestión de proyectos galardonado, le ofrece todas las herramientas que necesita para implementar estrategias de mejora continua. En primer lugar, nuestro software permite la colaboración de todos en la organización desde arriba hacia abajo. Esto empodera a los trabajadores para generar ideas sobre cómo eliminar el desperdicio y documentarlas formalmente como una tarea a abordar. A partir de ahí, pueden agregar comentarios y archivos como evidencia, creando una cultura de acción en torno a esa tarea.

A medida que se reconocen más y más tareas de mejora, se deben agregar a un plan formal. Utilice nuestros gráficos de Gantt en línea para crear un plan a largo plazo para implementar cambios positivos e incrementales en toda la organización. Puede colocar cada tarea en una fase, de modo que pueda centrarse en cambiar partes discretas de la organización a la vez. También puede asignar estas tareas a los miembros del equipo, creando una cultura de responsabilidad para garantizar que se esté abordando el cambio.

Si estás pensando en trabajar con una estrategia de mejora continua, entonces querrás una herramienta que pueda facilitar ese proceso. ProjectManager.com es un software basado en la nube que ofrece una plataforma en tiempo real para que los equipos colaboren. Además, hay herramientas para monitorear e informar sobre el progreso de los cambios que aplica a sus procesos. Pruébelo hoy y vea con esta prueba gratuita de 30 días.