Les signatures électroniques doivent être attrayantes. Ils doivent être conçus en fonction du département et de la position que l’on occupe dans l’organisation. Maintenant, à quoi pourrait ressembler la signature électronique parfaite du PDG?
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Pourquoi est-il bien conçu? Analysons-le rapidement dans les sections
Couleurs
Regardez les couleurs atténuées. Il n’inclut pas une grande variété de couleurs, et elles sont assez neutres. Grâce à cela, vous pouvez très bien intégrer la signature de l’e-mail dans un message et le contenu graphique ne submerge pas le destinataire. De plus, il comprend beaucoup d’espace pour la photo du manager, de sorte que les gens peuvent facilement l’associer au nom. Pour ceux qui vous connaissent déjà, il fournit un moyen d’identification rapide.
Mise en page
La mise en page de la signature est claire: Cela commence par le nom de l’entreprise, suivi de votre nom et de votre titre afin que les clients sachent immédiatement avec qui ils traitent. La photo est facilement perceptible, soulignant que le courrier est envoyé par un être vivant et non par un automate. De plus, trois sections claires sont faciles à lire, permettant aux destinataires de rechercher ce dont ils ont besoin en un instant.
Données
Ce modèle intègre une quantité optimale de données: il y a des coordonnées et des informations sur l’entreprise sont mises en évidence. Grâce à cela, il combine le sentiment d’autorité avec une valeur promotionnelle élevée. Il est particulièrement adapté aux partenaires importants qui pourraient se décourager par des bannières promotionnelles simples.
Avertissement
Bien que beaucoup de gens remettent en question la nécessité des avertissements dans les e-mails, c’est une caractéristique courante dans la correspondance professionnelle. Les services juridiques insistent pour les insérer dans les messages. Pour certains, il est utile de savoir rapidement si le message est formel ou informel. En fait, sans l’avertissement, la plupart des messages électroniques auraient simplement l’air inachevés.
Différents départements recherchent des caractéristiques différentes dans leurs signatures. Par conséquent, la meilleure pratique dans une entreprise semble être de définir différents modèles de signature pour différents départements, de modifier certaines de leurs fonctionnalités, tout en conservant certains éléments communs pour unifier les signatures de l’entreprise. Pour en savoir plus sur l’application de la signature électronique centrale et sur l’amélioration de votre image de marque, consultez ce guide.
Conseil logiciel
La tâche de gestion des signatures électroniques dans une organisation peut être extrêmement facile avec le logiciel CodeTwo. La riche bibliothèque de modèles de signature contient de nombreux modèles prêts à l’emploi et constitue un endroit idéal pour trouver de l’inspiration pour ceux qui souhaitent créer eux-mêmes des signatures. De plus, l’éditeur de modèles rend la conception facile et agréable. Enfin, vous pouvez utiliser le logiciel CodeTwo pour appliquer différentes signatures pour différents départements.