(kuvituskuva: Google.com)
aivan kuten mikä tahansa muukin paikka, jossa säilytät tavaroitasi, Google Drive voi saada sotkua. Teet tiedoston tai kaksi, tuot pari asiakirjaa Gmailista, hyväksyt jaetun kansion, ja ennen kuin huomaatkaan, koko paikka on katastrofi.
voit järjestää tiedostoja Google Drivessa laittamalla ne kansioihin ja käyttämällä muita työkaluja, sekä käsitteellisiä että todellisia, jotta voit aina löytää tarvitsemasi. Nämä vinkit ja neuvontapisteet näyttävät, miten tiedostoja järjestetään Google Drivessa, ja niiden pitäisi myös toimia hyvin, jos käytät Google Drive for Workia.
Aseta oletusnäkymä
voit tarkastella tiedostoja ja kansioita Google Drivessa usealla eri tavalla. Voit esimerkiksi näyttää kaiken luettelossa tai ruudukkonäkymässä sekä asettaa rivivälin mukavaksi, kodikkaaksi tai kompaktiksi. Päätä, miten haluat katsoa Google Drivea pelaamalla asetuksilla, kunnes olet tyytyväinen. Pidän listanäkymästä, jossa on mukava väli, joten sitä näet useimmissa kuvakaappauksissa täällä.
älä jätä huomiotta vasenta sivukiskoa. Moni keskittyy näytön keskipisteeseen katsoessaan Google Drivea. Kun se tulee järjestää kansioita ja tiedostoja, kuitenkin, muista varmistaa, että vasen rail. Voit nähdä kansiosi ja alikansiosi helposti ja varata näytön keskipisteen sen kansion Sisällölle, jota haluat tarkastella.
luo kansioiden luuranko
luo itsellesi kansioiden luuranko käyttäen sitä rakennetta ja nimiä, jotka toimivat sinulle parhaiten. Miten järjestää tiedostoja ja kansioita muissa sovelluksissa? Mitä tulee mieleen, kun mietit jotain dokumenttia, jota tarvitset? Paras tapa selvittää, miten perustaa kansiot on vastata näihin kahteen kysymykseen.
monille tulee ensimmäisenä mieleen heidän työnsä sisältö,joten he käyttävät kansioista temaattisia nimiä, kuten projekti X tai koulutyö. Itse pidän kiinni päivämääristä. Kun minun täytyy löytää tiedosto, oli se sitten kirjoitus tai kuva, mietin aina, milloin olen luonut sen. Tämän seurauksena käytän päivämääriä runsaasti kansiossani ja tiedostojen nimeämiskäytännöissä. Minulla on esimerkiksi kansiot vuosille 2019, 2018, 2017 ja niin edelleen. Käytän myös numeroita, jotka vastaavat vuosia ja kuukausia. Esimerkiksi vuosi 1906 tarkoittaa vuotta 2019 ja kuudetta kuukautta eli kesäkuuta. Kun katson kansiota, joka alkaa joillakin numeroilla, tiedän tarkalleen, mitä ne tarkoittavat, ja se auttaa minua löytämään tarvitsemani tiedostot nopeasti.
olen nähnyt joidenkin ihmisten verkossa suosittelevan, että kansioiden nimiin lisätään emoji, jotta saat lisää visuaalisia vihjeitä. Älä! Emoji eivät aina muuntaa muihin muotoihin hyvin, joten kun yrität luoda jaetun linkin kansioon tai viedä sen, Kuvat voivat rikkoa sen.
luo alikansiot
alikansiot ovat organisatorinen windfall. Tee ja käytä niitä! Niiden avulla voit lajitella ja luokitella tiedostoja pienempiin ja tarkempiin ryhmiin.
jos olet luonut kansioita, mutta olet jumissa yrittäen selvittää, mitkä alikansiot tehdä, niin ehkä et tarvitse niitä vielä. Voit myös tehdä kansion nimeltä DONE tai OLD niin, että kun työ on valmis tai kansio on poissa käytöstä, voit vetää ja pudottaa sen sinne.
Käytä väriä
värit ovat hyvä visuaalinen merkki, ja Google Driven avulla voit lisätä omia värejä kansioihisi. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kansiota joko sivupalkista tai pääikkunasta ja valitse Vaihda väriä. Valitse sitten haluamasi väri.
kikka, jolla teen aktiivikansiot vihreiksi. Joskus minulla on kansioita tai alikansioita, jotka istuvat tyhjäkäynnillä jonkin aikaa, mutta yksi tai kaksi kansiota niiden joukossa ovat edelleen käytössä. Korostan aktiivisia kansioita vihreinä ja jätän muut harmaiksi. Näin, Kun haluan hypätä suoraan työhöni, minulla on vihreä valo, joka ohjaa minua kohti kansiota, jossa on keskeneräisiä töitäni.
lisää tähtiä usein käytettyihin tiedostoihin ja kansioihin
Google Driven avulla voit lisätä tähden tiedostoihin ja kansioihin. Teet sen samalla tavalla kuin lisäät värin: napsauta tiedostoa tai kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää tähdelle.
suosittelen tähden lisäämistä usein käytettyihin tiedostoihin. Näin voit vetää listan kaikista materiaaleista, joita käytät säännöllisesti, riippumatta siitä, missä ne ovat Drive, klikkaamalla tähdellä otsikkoa vasemmassa kiskossa.
toimittajiemme suosittelema
Katso vasemman kiskon otsikkoa nimeltä Shared With Me. Klikkaa sitä, ja sotku tiedostoja ja kansioita voi näkyä. Älä huolehdi heistä liikaa. Jos siinä erässä on jotain tärkeää, niin niillä voi tehdä kolme hyödyllistä asiaa:
lisää tähti. Tähden lisääminen kanssasi jaettuun tiedostoon tekee saman kuin tähden lisääminen johonkin omiin tiedostoihisi. Se saa sen ilmestymään Tähditettyjen sisältöjen luetteloon.
Tallenna asemaan/Siirrä kansioon. Toinen vaihtoehto on lisätä tiedosto Google Driveen ja laittaa se kansioon. Voit hiiren kakkospainikkeella tiedostoa ja valitse Siirrä. Sitten, ikkunassa, joka näkyy, siirry kansioon, jossa haluat pitää tämän tiedoston. Toinen vaihtoehto, joka tekee saman asian, on valita kohde, jonka haluat tallentaa ja napsauta Google Drive-kuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa. Tämän jälkeen sinulla on mahdollisuus siirtää se valitsemaasi kansioon. Joka tapauksessa, voit tehokkaasti luoda pikakuvakkeen jaettuun tiedostoon uudesta sijainnista valitset. Tiedosto on edelleen jaettu kaikille ja kuuluu edelleen alkuperäiselle omistajalle.
tee kopio. Jos teet kopion kanssasi jaetusta tiedostosta, uusi kopio on sinun. Se on vain kopio. Se ei ole enää yhteydessä jaettuun tiedostoon, eivätkä samat ihmiset välttämättä enää saa käyttää sitä.
Dump the Trash
kun poistat tiedoston tai kansion Google Drivesta, se menee roskakoriin ja pysyy siellä, kunnes poistat roskakorin. Mitä kauemmin annat roskien kerääntyä, sitä epätodennäköisempää on, että sinulla on täysi usko siihen, että kaikki siinä olisi tuhottava kokonaan, ja sitten roikut roskissasi vielä pidempään. Tee itsellesi palvelus ja tyhjennä roskat aika ajoin. Se auttaa pitämään Google Driven tallennustilaa tarkalla tasolla, ja se auttaa mielenterveyttäsi, kun yrität pitää järjestäytynyttä tiliä.
lisää siitä, miten Google Drivesta voi ottaa kaiken irti, voit lukea myös PCMag: n tarinan, Google Driven vinkit, joita ei ole varaa jättää väliin.