sotkua: kokoelma ”tavaraa” lojuu ympärillä, joka luo epäjärjestystä työpaikallasi. Se sabotoi tuottavuuttasi ja voi vaikuttaa haitallisesti mielenterveyteesi päivästä toiseen.
on aika saada homma hallintaan!
tutkimukset ovat osoittaneet, että ahtaat tilat vaikuttavat negatiivisesti stressi-ja ahdistustasoihin, keskittymiskykyyn, syömisvalintoihin ja jopa uneen. Se luo myös huonon ensivaikutelman koetuista taidoistasi ja kyvyistäsi toimistossa, kun joku pysähtyy työpöytäsi ääreen.
esimerkiksi tässä artikkelissa pureudutaan syvälle neurotieteeseen deklutteroinnin takana. Siinä kirjoittaja viittaa useisiin tutkimuksiin, jotka osoittavat, kuinka haitallista sotkua voi olla aivoillesi, sekä myönteiset vaikutukset decluttering voi olla suorituskykyä. Se on hienoa luettavaa niille meistä, jotka ovat kiinnostuneita oudoista tavoista, joilla aivomme toimivat!
sotkua kertyy, kun emme tee päätöksiä asioista tai meillä ei ole hyvää järjestelmää niiden säilyttämiseen. On neljä perusvaihetta järjestää mitään, ja niitä voidaan soveltaa tahansa sotkua.
Yleiset Sotkutyypit ja niiden käsittely
nyt kun ymmärrämme sotkujen vaikutuksen, on aika tarkastella tiettyjä ongelma-alueita ja löytää keinoja niiden ratkaisemiseksi. Toimistossa suurin osa sotkuista kuuluu johonkin näistä viidestä kategoriasta:
1. Tarvikkeet sotkua: Katso noin työpöydällesi. Kuinka monta satunnaista kynää, kansioliittimiä, muistilappuja, korostuskyniä tai muita toimistotarvikkeita lojuu ympäriinsä? Tarvikkeet sotkua kertyy, kun:
- sinulla ei ole säilytyskoteja määritelty eri tarvikkeita käytät säännöllisesti.
- sinulla on paha tapa olla laittamatta asioita takaisin sinne, minne ne kuuluvat, kun olet käyttänyt niitä.
- muut pudottavat tavaroita työpöydällesi.
tarvikkeiden sotkujen ratkaiseminen:
- arvioi, mitä tarvikkeita työpöydällesi kertyy eniten. Kysy itseltäsi, miksi tämä tapahtuu, jotta voit päästä perussyy ja luoda ratkaisu, joka toimii.
- kerää tarvikkeet yhteen, sisällytä ne, merkitse astia ja luo näille tavaroille oma koti (säilytyspaikka). Jos käytät niitä säännöllisesti, varmista, että ne säilytetään paikassa, johon on helppo päästä, jotta voit helposti saada ne tai laittaa ne pois tarvittaessa.
- nimeää joka päivä pari kertaa (esim. juuri ennen lounasta tai sen jälkeen, juuri ennen kuin lähdet päivän päätteeksi) tehdä nopeasti tarvikkeet lakaista työpöydälle ja poistaa sotkua niin tilaa pysyy puhtaana ja järjestetty.
2. Paperi sotkua: Onko sinulla tiedosto kasa, joka on tullut tiedosto vuori? Onko työtilassasi sekalaisia sähköpostitulosteita? Jättävätkö tiimin jäsenet papereita pöydällesi koko päivän? Paperin sotkua kertyy, kun:
- tulostat asioita, joita ei tarvitse tulostaa.
- pöydälläsi ei ole selkeästi tunnistettua ”saapuvaa” lokeroa saapuvia papereita varten.
- et sisällä, merkitse ja luo kotia (tiedostokansio) paperillesi heti, kun se tulee työpöydällesi.
- tyhjät tiedostokansiot eivät ole helposti saatavilla tiedostojen luomiseen.
- mielestäsi tiedostonimikkeet on tulostettava täydellisesti tai tiedostoa ei voi luoda lainkaan.
paperisotkun ratkaiseminen:
- lakkaa painamasta asioita, joita ei pitäisi tulostaa.
- silppua tai kierrätä kaksoiskappaleet tai vanhentunut paperi heti, kun huomaat sen tarpeettomaksi.
- luo file-on-the-go-asema. Etsi vapaasti seisova, pystysuora tarjotin lajittelija, jossa on yksi tai kaksi osaa. Aseta lajittelija työpöydällesi käden ulottuville siitä, missä istut. Varastoi se valikoimalla käyttämiäsi tiedostokansioita. Mine sisältää yhdistelmän 1/3 cut manila kansiot, valikoima 1/3 cut väri kansiot, ja erilaisia poly kansiot, joita käytän järjestää minun hankkeita. Voit myös haluta sisällyttää hyvän kirjoituskynän, Tussin tai kynän kansioiden merkitsemistä varten.
- tee merkitseminen helpoksi. Käytä kynää, jotta se voidaan helposti poistaa, kun sinulla on aikaa luoda painettu etiketti. Käytä irrotettavia tiedostotarroja, joiden avulla on helppo luoda käsin kirjoitettu tarra ja helppo poistaa se myöhemmin, kun vihdoin saat tulostetun luoduksi. Tai hanki label maker ja tehdä tiedoston etiketit paikan päällä.
yksi ylläpitäjien kamppailuista paperisen arkistoinnin kanssa on se, että heidän mielestään etiketit täytyy kirjoittaa siististi ennen kuin he voivat luoda tiedoston. Tämä on kaukana totuudesta! Tiedostokansion tarkoituksena on sisältää ja merkitä samankaltaisia kohteita, jotta voit sitten tallentaa kaiken oikealle paikalleen. Voit aina lisätä tulostetun tarran myöhemmin, mutta ainakin saada sen kirjoitettu siellä nyt niin, että se on merkitty, jos sinä tai joku muu tarvitsee paikantaa sen. Käsinkirjoitettu tiedosto kansio etiketti on yhtä tehokas kuin kauniisti painettu etiketti. Jos sinulla on ehdottomasti oltava täydellinen tiedostoetiketti, investoi tarrantekijään, jota voit pitää pöytälaatikossasi tai tiedostoasemallasi.
3. Pöydän alla sotkua: olemme kaikki olleet siellä. Työpöytäsi on sotku ja sinun täytyy nopeasti tyhjentää se pois, joten voit piilottaa sotkua alla työtilan tarkoituksena käsitellä sitä myöhemmin. Mutta myöhemmin ei koskaan tule. Saat hajamielinen, muut prioriteetit rakentaa, ja ennen kuin huomaatkaan, nämä ylimääräiset tarvikkeet, vanhat kannettavat tietokoneet, tai myynninedistämistarkoituksessa kohteita vuosittaisen palkintojenjako on näennäisesti kasvanut juuret pöydän alla. Se on poissa näkyvistä ja poissa mielestä…kunnes työnnät varpaasi siihen istuessasi tietokoneen ääressä, tai näet sen vilaukselta kävellessäsi toimiston ovesta. Ja aina kun muistat, että se on siellä, sillä on negatiivinen vaikutus sinuun, sekä fyysisesti että henkisesti!
miten ratkaista kirjoituspöydän sotkuja:
- arvioi, mitä työpöytäsi alle kertyy eniten. Oletko sinä se, joka panee tavaroita sinne, vai kasautuuko se siksi, että toiset pudottavat tavaroita tilaasi?
- luo joitakin nimettyjä pudotusastioita työpöytäsi lähelle (mutta ei sen alle), jos tavarat todella vaativat sinua tekemään jotain niiden kanssa ennen kuin ne voidaan käsitellä. Muista merkitä ne, jotta kaikki tietävät, mikä menee minne.
- Valista tiimisi jäseniä siitä, missä ovat oikeat säilytystilat tavaroille, joita he pudottavat työpöydällesi.
- varaa pari kertaa viikossa tai jokaisen päivän päätteeksi tehdä nopea tilannearvio ja poistaa sotkuja, jotta voit kävellä seuraavana päivänä avoimella ja virkistyneellä työtilalla.
4. Työpöytä tai tiedosto laatikko sotkua: ah, surullisen junk laatikko! Kukapa ei olisi saanut tällaista? Siivotaksemme nopeasti yhden tilan raivamme sen pois ja viemme sen laatikon tai kaapin suljettuun, suljettuun tilaan, johon voimme piilottaa tavarat nopeasti. Ongelma on, että käymme harvoin siivoamassa sitä myöhemmin. Kun seuraavan kerran tarvitset jotain laatikosta, alkaa penkominen.
kirjoituspöydän tai tiedostolaatikon sotkujen ratkaiseminen:
- Sisällytä ja merkitse tarvikkeet laatikkoihisi, jotta pääset niihin nopeasti ja helposti. Käytä kuminauhoja, vetoketjullisia laukkuja tai pieniä astioita ja koreja. Tämä auttaa sinua nopeasti laittaa asioita pois, kun sinulla on kiire.
- jos sinun on ehdottomasti tehtävä nopea pyyhkäisy työpöydällesi, säilytä se ylisuuressa kirjekuoressa tai zip-top-laukussa, jotta se pysyy suljettuna, kunnes voit tulla takaisin ja lajitella sen asianmukaisesti myöhemmin.
- jos sinulla on kasapäin hallitsemattomia laatikoita, valitse yksi laatikko päivässä ja sovella neljää askelta minkä tahansa järjestämiseen, kunnes olet saanut kaiken kootuksi, suljetuksi, merkityksi ja pysyvään kotiinsa.
5. Muistisotkua: Kaikista keräämistämme sotkuista ”muisti” – sotkuista on vaikein käsitellä, koska toisin kuin tiedostokansiot ja paperiliittimet, meillä on siihen tunneside. Muisti sotkua tulee monissa muodoissa:” maailman paras Admin ” gag lahja, joka istuu puhelimen, muistoesineitä konferenssista osallistuit viime keväänä, tai 86 kissa piirustukset lapsesi on antanut sinulle. Ammattijärjestäjä Peter Walsh kuvailee muistin sotkua ”tavaraa olet huolissasi, jos päästät irti, menetät muistin,” ja se on yksi alue, että saan eniten pushback ihmisiä, jotka osallistuvat meidän 5 päivän järjestää työtila haaste. He eivät halua luopua perheen kuvia tai muita henkilökohtaisia esineitä-loppujen lopuksi, se tekee heidän työpöytä ainutlaatuisen ” heidän.”Kun he kuitenkin poistavat tämän sotkun tilastaan, he eivät voi uskoa sitä tyyneyttä, joka sen mukana tulee!
muistin sotkujen ratkaiseminen:
- Poista kaikki muistikappaleet tilastasi. Laita ne laatikkoon ja merkitse se, ettei se eksy. Anna sitten itsellesi vähintään 5-10 päivää työskentelyä omassa tilassa ilman kaikkia muistiasi ennen kuin päätät, mitä sinun pitäisi säilyttää tai lisätä takaisin työalueellesi.
- kiinnitä huomiota siihen, miltä tuntuu työskennellä omassa tilassa ilman kaikkia noita muistoesineitä. Kuuntele myös ihmisten kommentteja, kun he pistäytyvät työpöytäsi ääressä. Mitä sinä huomaat?
- jos työtilassasi on ehdottomasti oltava muistikuvia, rajoita itsesi yhteen tai kahteen tärkeimpään.
- jos et vain voi päästää irti näistä esineistä, harkitse pyörittäväsi, mitkä niistä ovat esillä sen sijaan, että kaikki olisi koko ajan näkyvissä.
- ota esineistä kuvia. Voit tallentaa kohteen ja sen edustaman hetken digitaalisesti. Jos se liittyy uraan, lisää Kuvat ammatilliseen portfolioosi niin sinulla on menestys tai saavutus dokumentoitu tulevaa jakamista ja referenssiä varten.
on aika potkaista Sotkijat pihalle!
sotkeminen ei ole vain ärsyttävää ja rumaa. Sillä on hyvin todellinen vaikutus fyysiseen, henkiseen ja emotionaaliseen terveyteemme, ja sillä on suuri rooli siinä, miten johtajamme ja kollegamme näkevät meidät. Se tekee meistä vähemmän tuotteliaita ja ahdistuneempia. Mutta sen ei tarvitse olla näin! Yksinkertaisilla organisointitaidoilla ja hieman päättäväisyydellä voimme karkottaa sotkua toimistostamme ja tuoda rauhallisuutta työtilaamme!