In het huidige concurrentieklimaat zijn veel artsen tevreden met een constante stroom patiënten per dag. Het ontbreken van een gestructureerd benoemingssysteem kan echter leiden tot het mislopen van de inkomsten. Klinisch management expert en AAO2015 presentator Zachary Cain merkt op dat een effectieve planning programma is essentieel voor een soepele praktijk operaties en de tevredenheid van zowel het personeel en de patiënten te bereiken.
er zijn veel verschillende manieren om een afspraak schema te ontwerpen, en Cain waarschuwt voor een one-size-fits-all benadering. Het is verleidelijk om elke 15, 20 of 30 minuten een patiënt in te plannen. Deze inkomstengestuurde methode, bekend als standaardplanning, kan oplopen tot een hoge productiviteit en financieel succes voor sommige praktijken. Voor anderen resulteert dit in lange wachttijden voor patiënten, verminderde patiënttevredenheid en weinig tot geen tijd voor inlooptijden of noodafspraken.
een aangepaste planning sjabloon ontworpen met uw praktijk behoeften en arts werkstijlen in het achterhoofd kan meer doen dan het verlichten van de wachttijden van patiënten en het personeel stress. Het wijzigen van de samenstelling van uw schema vaak bevrijdt blokken van de tijd, waardoor extra afspraken. Afhankelijk van uw gemiddelde omzet per afspraak, kan het oplopen tot een reëel inkomen in de loop van een jaar. Dus welke planning strategie is geschikt voor uw praktijk? Hieronder, Cain stelt een aantal alternatieven:
geïntegreerde planning
ook bekend als lange / korte planning, worden er afsprakingsslots gereserveerd voor lange, volledige examens of korte follow-ups. Vaak wordt één type afspraak toegewezen aan de eerste helft van de dag, terwijl het andere type de tweede vult. Voor de praktijk met meerdere artsen wordt de dag gecoördineerd, zodat elke arts een mix van soorten afspraken krijgt (bijvoorbeeld in een praktijk met twee artsen kan Arts 1 Alle lange afspraken in de ochtend en korte afspraken in de middag zien. Dokter 2 zou het tegenovergestelde doen).
Pros:
- helpt artsen om snel afspraken te maken of volledige examens af te leggen.
- maakt het pretestgebied vrij, omdat korte afspraken meestal geen pretest nodig hebben.
- maakt een efficiënter gebruik van tech-tijd mogelijk (kortere afspraken vereisen meestal weinig tech-tijd).
- elimineert enig giswerk bij het plannen van personeel, omdat u de stroom van uur tot uur kunt anticiperen.
Cons:
- korte afspraken worden soms lange afspraken.
- moet voorzichtig zijn bij het beoordelen van de totale behoefte van uw patiënt om een onbalans in de beschikbare afspraken te voorkomen.
Top of the Hour
het doel van top of the hour scheduling is om het schema van de arts elk uur te laten “resetten”. Het staat voor een bepaald aantal afspraken per uur, waardoor een open blok van tijd aan het einde van elk uur voor administratieve taken of worden hergebruikt voor de behoeften van de arts op dat moment. Soms zijn alle patiënten voor een uur gepland aan het begin van dat uur en gezien in de volgorde waarin ze aankomen. Andere keren, complexe afspraken zijn gepland voor de eerste helft van het uur, met de rest van dat uur patiënten arriveren op het half uur.Voordat een praktijk besluit om top of the hour scheduling te implementeren, stelt Cain voor om een gedetailleerde analyse van historische gegevens uit te voeren om het gemiddelde aantal patiënten te bepalen, de contacttijd van de patiënt, en om het aantal werkbezoeken te voorspellen dat nodig is en de kans op geen shows.
Pros:
- noodbezoeken of afspraken op dezelfde dag worden gemakkelijker ondergebracht vanwege de tijd aan het einde van het blok.
- artsen lopen minder vaak achter met administratieve taken, waardoor een vollediger en nauwkeuriger patiëntendossier wordt bereikt.
Cons
- patiënten kunnen van streek raken als zij merken dat andere patiënten dezelfde afspraak hebben gekregen. Een uitleg zal enige finesse van uw receptie personeel vereisen.
- Als u het blok niet op tijd afmaakt, worden er in de loop van de dag back-ups gemaakt.
Clusterplanning
Clusterplanning omvat het groeperen van patiënten met vergelijkbare examentypen, – aandoeningen of-behandelingen en het plannen van deze patiënten binnen een bepaalde tijdsblok gedurende de dag. Bijvoorbeeld, een praktijk kan hebben “injectie middagen” of ” procedure middagen.”Naast de normale overwegingen zoals de beschikbaarheid van de examenruimte en het aantal ondersteunend personeel, moet je ook rekening houden met zaken als het aantal chirurgische instrumenten bij de hand, evenals de doorlooptijd voor sterilisatie.
Pros:
- gestroomlijnde afsprakingstypen maken het mogelijk een groot aantal patiënten in korte tijd te zien.
- verminderde wachttijd voor patiënten die maandelijks terugkeren voor chronische behandelingen.
Cons:
- het uitvoeren van repetitieve taken kan het risico van arts of tech fout te verhogen.Een tekort aan personeel (zoals call-outs) heeft vooral gevolgen voor dit soort planning.De beschikbaarheid en tijdigheid van patiënten zijn meer een factor, evenals geografische overwegingen. Bijvoorbeeld, je zou kunnen oefenen in een gebied met strenge winters, die chronische back-ups kunnen veroorzaken als gevolg van late patiënten.
Zachary Cain ‘ s 6 stappen naar een no-Fail Scheduling systeem
- stellen een doeldoel vast van patiënten die elke dag moeten worden gezien.
- maak afsprakingstypen op basis van de praktijkbehoeften, gebruikmakend van realistische dokterstijden voor elk afsprakingstype.
- Stel een goed presterend team van administratief en klinisch personeel samen.
- zorgen voor werkbezoeken van gevestigde en nieuwe patiënten.
- Communiceer gedurende de dag.
- verzoek om feedback van artsen, patiënten en personeel