rendetlenség: a “cuccok” gyűjteménye, amely szétszóródást okoz a munkahelyén. Ez szabotálja a termelékenységet, és nap mint nap hátrányosan befolyásolhatja mentális egészségét.
itt az ideje, hogy ellenőrzés alatt tartsa!
kutatások kimutatták, hogy a zsúfolt terek negatív hatással vannak a stresszre és a szorongásra, a koncentrálóképességre, az étkezési lehetőségekre és még az alvásra is. Azt is létrehoz egy rossz első benyomás a vélt készségek és képességek az irodában, amikor valaki megáll az asztalon.
ez a cikk például mélyen elmélyül a dekluttering mögötti idegtudományban. Ebben a szerző számos olyan tanulmányra hivatkozik, amelyek bizonyítják, hogy milyen káros rendetlenség lehet az agyad számára, valamint a decluttering pozitív hatásai a teljesítményedre. Nagyszerű olvasmány azok számára, akiket érdekel az agyunk furcsa működése!
a rendetlenség akkor halmozódik fel, ha nem hozunk döntéseket a dolgokról, vagy nincs megfelelő rendszer a tároláshoz. Négy alapvető lépés van a szervezéshez, és bármilyen rendetlenségre alkalmazható.
a rendetlenség gyakori típusai és hogyan kell kezelni őket
most, hogy megértjük a rendetlenség hatását, itt az ideje, hogy megvizsgáljuk a konkrét problémás területeket, és meghatározzuk a megoldásuk módjait. Az irodában a legtöbb rendetlenség az öt kategória egyikébe tartozik:
1. Kellékek rendetlenséget: nézz körül az asztalon. Hány véletlenszerű toll, kötőanyag klip, cetlik, kiemelők vagy más irodai kellékek fekszenek körül? A készletek rendetlensége akkor halmozódik fel, amikor:
- nincs tárolóháza a rendszeresen használt különféle kellékekhez.
- van egy rossz szokása, hogy ne tegye vissza a dolgokat oda, ahová tartoznak, ha végzett velük.
- mások dolgokat dobnak az asztalodra.
hogyan lehet megoldani kellékek rendetlenség:
- értékelje, hogy milyen készletek halmozódnak fel leginkább az asztalán. Kérdezd meg magadtól, miért történik ez, így eljuthat a kiváltó okhoz, és létrehozhat egy működő megoldást.
- Gyűjtse össze a kellékeket, tárolja azokat, Címkézze fel a tárolót, és hozzon létre egy adott otthont (tárolási helyet) ezekhez az elemekhez. Ha ezeket a dolgokat rendszeresen használja, győződjön meg arról, hogy olyan helyen tárolják őket, amely könnyen elérhető, így szükség esetén könnyen megszerezheti vagy elteheti őket.
- naponta néhány alkalommal (pl. közvetlenül ebéd előtt vagy után, közvetlenül a nap végén való távozás előtt), hogy gyorsan elvégezze az asztalát, és eltávolítsa a rendetlenséget, így a hely tiszta és szervezett marad.
2. Paper clutter: van egy to-file halom, hogy vált a to-file hegy? Van különféle e-mail nyomatok lebeg a munkaterületen? A csapat tagjai egész nap papírokat hagynak az asztalán? A papír rendetlensége akkor halmozódik fel, amikor:
- olyan dolgokat nyomtat, amelyeket nem kell kinyomtatni.
- nincs egyértelműen azonosított “bejövő” tálca az asztalán a bejövő papírmunkához.
- nem tartalmaz, címkéz, és nem hoz létre otthon (fájlmappát) a papírhoz, amint az az íróasztalon keresztül érkezik.
- nincsenek üres fájlmappák, amelyek könnyen elérhetők a fájlok létrehozásához.
- úgy gondolja, hogy a fájlcímkéket tökéletesen ki kell nyomtatni, vagy egyáltalán nem lehet létrehozni a fájlt.
hogyan oldható meg a papír rendetlensége:
- ne nyomtasson olyan dolgokat, amelyeket nem szabad kinyomtatni.
- aprítsa fel vagy újrahasznosítsa a másolatokat vagy az elavult papírt, amint rájön, hogy felesleges.
- hozzon létre egy fájl-on-the-go állomást. Keressen egy szabadon álló, függőleges tálcaszortert egy vagy két szakaszból. Helyezze a válogatót az asztalára karnyújtásnyira, ahol ül. Stock azt a választék a fájl mappák használata. Az enyém az 1/3 vágott manila mappák kombinációját, az 1/3 vágott színes mappák választékát és a különböző poly mappákat tartalmazza, amelyeket a Projektjeim szervezéséhez használok. Érdemes lehet egy jó író tollat, jelölőt vagy ceruzát is beilleszteni a mappák címkézéséhez.
- könnyítse meg a címkézést. Használjon ceruzát, így könnyen törölhető, ha van ideje nyomtatott címke létrehozására. Használja a cserélhető fájlcímkéket, amelyek megkönnyítik a kézzel írt címke létrehozását, és könnyen eltávolíthatók később, amikor végre létrehoz egy nyomtatott címkét. Vagy szerezzen be egy címkekészítőt, és készítse el a fájlcímkéket a helyszínen.
az egyik küzdelmek adminok van papír bejelentés, hogy úgy gondolják, címkék kell szépen gépelt, mielőtt létre tudják hozni a fájlt. Ez messze van az igazságtól! A Fájlmappa célja, hogy hasonló elemeket tartalmazzon és címkézzen, így mindent a megfelelő helyen tárolhat. Később bármikor hozzáadhat nyomtatott címkét, de legalább egyelőre írja rá, hogy fel legyen címkézve, ha önnek vagy másnak meg kell találnia. A kézzel írt Fájlmappa címke ugyanolyan hatékony, mint egy gyönyörűen nyomtatott címke. Ha feltétlenül rendelkeznie kell egy tökéletes fájlcímkével, fektessen be egy címkekészítőbe, amelyet az íróasztal fiókjában vagy a file-on-the-go állomáson tarthat.
3. Az íróasztal rendetlensége alatt: mindannyian ott voltunk. Az asztalod rendetlenség, és gyorsan el kell távolítanod, így a munkaterület alatt lévő rendetlenséget elrejted azzal a szándékkal, hogy később foglalkozz vele. De később soha nem jön. Elvonja a figyelmét, más prioritások épülnek fel, és mielőtt tudná, ezek az extra kellékek, régi laptopok vagy az éves díjátadó bankett promóciós cikkei látszólag gyökerezik az íróasztal alatt. Ez a szem elől, és ki az elme … amíg nem csonk a lábujj rajta, ahogy leülsz a számítógép, vagy megpillantani, amikor belépsz az iroda ajtaját. És minden alkalommal, amikor eszedbe jut, hogy ott van, negatív hatással van rád, mind fizikailag, mind szellemileg!
hogyan oldható meg az íróasztal rendetlensége alatt:
- értékelje, mi halmozódik fel leginkább az asztal alatt. Te vagy az, aki oda helyezi a dolgokat, vagy felhalmozódik, mert mások eldobják a dolgokat az űrbe?
- hozzon létre néhány kijelölt drop-off kukák közelében (de nem az alatt vagy alatt) az asztalon, ha az elemek valóban szükség van, hogy tegyen valamit velük, mielőtt lehet kezelni. Ügyeljen arra, hogy címkézze őket, hogy mindenki tudja, mi megy oda.
- oktassa a csapattagokat arról, hogy hol vannak a megfelelő tárolóhelyek az íróasztalnál ejtett tárgyak számára.
- Jelöljön ki hetente vagy minden nap végén egy gyors asztal alatti értékelést, és távolítsa el a rendetlenséget, hogy másnap nyitott és frissített munkaterülettel járhasson.
4. Íróasztal vagy fájlfiók rendetlensége: Ah, a hírhedt szemétfiók! Ki nem ivott még ilyet? Annak érdekében, hogy egy helyet gyorsan megtisztítsunk, megtisztítjuk, és egy fiók vagy szekrény zárt, zárt helyére dobjuk, ahol gyorsan elrejthetjük a dolgokat. A probléma az, hogy ritkán megyünk vissza, és később megtisztítjuk. És ha legközelebb kell valami abból a fiókból, kezdődik a turkálás.
hogyan oldható meg az íróasztal vagy a fájlfiók rendetlensége:
- a gyors és könnyű hozzáférés érdekében tárolja és címkézze a kellékeket a fiókjaiban. Használjon gumiszalagokat, cipzáras táskákat vagy kis tartályokat és kosarakat. Ez segít gyorsan eltenni a dolgokat, ha siet.
- ha feltétlenül gyorsan át kell söpörnie az íróasztalát, tartsa túlméretezett borítékban vagy cipzáras táskában, hogy visszatartva maradjon, amíg később vissza nem térhet és megfelelően rendezheti.
- ha van egy csomó fiókja, amely nem ellenőrizhető, válasszon egy fiókot naponta, és alkalmazza a négy lépést, hogy bármit szervezzen, amíg mindent összegyűjtött, tartalmazott, címkézett és állandó otthonában.
5. Memória rendetlenség: Az összes felhalmozódó rendetlenség közül a” memória ” rendetlenséget a legnehezebb kezelni, mert a fájlmappákkal és a gemkapcsokkal ellentétben érzelmi kötődésünk van hozzá. Memória rendetlenség jön számos formája van: a” világ legjobb Admin ” gag ajándék, hogy ül a telefon, a mementók a konferencián részt vett tavaly tavasszal, vagy a 86 macska rajzok gyermeke tehetséges neked. Peter Walsh professzionális szervező a memory clutter-t úgy írja le, hogy “az a dolog, amit aggódsz, ha elengeded, elveszíted a memóriát”, és ez az egyetlen terület, amelyet a leginkább visszaszorítok azoktól az emberektől, akik részt vesznek az 5 napos szervezd meg a Munkaterületedet kihívásban. Nem akarják feladni családi képeiket vagy egyéb személyes tárgyaikat – elvégre, ez teszi az íróasztalukat egyedülállóan ” az övékké.”Amikor azonban eltávolítják ezt a rendetlenséget a helyükről, nem tudják elhinni a vele járó nyugalmat!
a memória rendetlenségének megoldása:
- távolítsa el az összes memóriaelemet a helyéről. Tegyük őket egy dobozba, és címkézzük fel, hogy ne vesszenek el. Ezután adjon magának legalább 5-10 napot a térben az összes memóriaelem nélkül, mielőtt eldöntené, mit kell megőriznie vagy visszaadnia a munkaterületére.
- figyeljen arra, hogyan érzi magát a térben az összes memória elem nélkül. Is, hallgassa meg az emberek megjegyzéseit, amikor megállnak az asztalánál. Mit veszel észre?
- ha feltétlenül van néhány memóriaelem a munkaterületen, korlátozza magát az egy vagy két legfontosabbra.
- ha egyszerűen nem tudja elengedni ezeket az elemeket, fontolja meg, hogy melyiket forgatja a kijelzőn, ahelyett, hogy minden állandóan látható lenne.
- Készítsen képeket az elemekről. Rögzítheti az elemet és az ábrázolt pillanatot, és digitálisan mentheti. Ha karrierrel kapcsolatos, adja hozzá a képeket a szakmai portfóliójához, hogy a siker vagy eredmény dokumentálva legyen a jövőbeni megosztáshoz és referenciához.
itt az ideje, hogy rúgni a rendetlenséget a járdára!
a rendetlenség nem csak bosszantó és csúnya. Nagyon is valós hatással van fizikai, mentális és érzelmi egészségünkre, és nagy szerepet játszik abban, hogy vezetőink és kollégáink hogyan érzékelnek minket. Ez kevésbé produktívvá és szorongóbbá tesz minket. De ennek nem kell így lennie! Néhány egyszerű szervezési készséggel és egy kis elszántsággal száműzhetjük az irodánkból a rendetlenséget, és nyugalmat hozhatunk a munkaterületünkre!