patiënten hebben het recht om hun medisch dossier te bekijken en/of een kopie te verkrijgen en zorgverleners mogen doorgaans een vergoeding voor deze dienst in rekening brengen. Echter, met alle verschillende regels en uitzonderingen, kunnen kopieerkosten verwarrend zijn.
aangezien de meeste, zo niet alle, zorgverleners onder de federale privacywetgeving vallen en daarom onderworpen zijn aan de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de verschillen in staats-en federale wetgeving en te weten welke te volgen. In het algemeen, moet u de federale regels te volgen op een minimum en als uw staat heeft strengere regels, zolang ze niet in strijd zijn met de federale regels, zullen ze moeten worden gevolgd als goed.
Copy Fees
wanneer de patiënt zijn of haar eigen medische dossiers aanvraagt, staan sommige staten toe dat zorgverleners een patiënt of hun wettelijke vertegenwoordiger een vergoeding per gekopieerde pagina in rekening brengen. Sommige staten staan ook zorgverleners toe om een redelijke administratieve vergoeding in rekening te brengen.
echter, verwarring ontstaat omdat de HIPAA Privacy Rule, die federale wetgeving is en van toepassing is op bijna elke praktijk, verschillende regels heeft met betrekking tot wat een zorgverlener kan rekenen wanneer een patiënt zijn medische dossiers aanvraagt. Volgens de privacyregel, hieronder zijn de richtlijnen die zorgverleners moeten volgen.
redelijke administratieve vergoeding
artsen kunnen een “redelijke, op kosten gebaseerde vergoeding” in rekening brengen, wat betekent dat zij alleen voor:
- arbeid voor het kopiëren van de medische dossiers, hetzij op papier of elektronisch;
- benodigdheden voor het kopiëren van het medisch dossier op papier of de draagbare elektronische media, indien de patiënt daarom verzoekt, moeten de dossiers in elektronisch formaat worden verstrekt (indien het medisch kantoor patiëntinformatie in een elektronisch medisch dossier bijhoudt, vereist de federale wetgeving dat deze informatie in elektronisch formaat aan de patiënt wordt verstrekt indien de patiënt daarom verzoekt.);
- portokosten, indien van toepassing; en
- het opstellen van een samenvatting van het medisch dossier, indien de patiënt ermee instemde dat proces in plaats van het verkrijgen van hun feitelijke medisch dossier).
administratieve vergoeding niet toegestaan
sommige zorgverleners vragen de patiënt een vergoeding voor het personeel om de medische dossiers te lokaliseren, vooral als de medische dossiers niet ter plaatse zijn. Hoewel dit is toegestaan onder sommige staten, is het niet toegestaan onder de federale wetgeving (degene die je waarschijnlijk moet volgen). Daarom is dit niet toegestaan.
wanneer de patiënt elektronische medische dossiers of papieren grafieken in elektronisch formaat opvraagt, staat de privacyregel niet toe dat de zorgverlener meer dan de werkelijke arbeidskosten in rekening brengt. Met andere woorden, kosten per pagina zijn niet toegestaan voor papieren of elektronische kopieën van medische dossiers die elektronisch worden bijgehouden. De privacyregel maakt het ook niet mogelijk om een retrieval van de medische dossiers in rekening te brengen als deze moeten worden gevonden.
vaste vergoeding voor elektronische kopieën van elektronisch bijgehouden medische dossiers
een zorgverlener kan een vaste vergoeding in rekening brengen voor patiënten die om een kopie van hun elektronische medische dossiers of elektronisch bijgehouden medische dossiers Verzoeken. Echter, deze vergoeding kan niet hoger zijn dan $ 6,50, inclusief verzendkosten, arbeid en benodigdheden.
Copy charge Not Allowed
het is net zo belangrijk om te weten wanneer een patiënt niet in rekening kan worden gebracht voor een kopie van zijn medisch dossier. Als uw staat het mogelijk maakt voor patiënten, voormalige patiënten of hun vertegenwoordigers om een gratis exemplaar van het relevante deel van het dossier van de patiënt nodig is om een beroep te ondersteunen met betrekking tot het in aanmerking komen voor een algemeen voordeel programma, zoals gezondheidszorg programma ‘ s voor mensen met een laag inkomen, of sociale zekerheid arbeidsongeschiktheidsuitkeringen, dan moet je de staatswet op deze kwestie te volgen.
houd er rekening mee dat om de vertrouwelijkheid van de patiënt te beschermen, medische dossiers alleen mogen worden vrijgegeven met een schriftelijke toestemming van de patiënt (indien aanwezig) of hun wettelijke vertegenwoordiger (indien de patiënt overleden of incompetent is).
weten wanneer de juiste wet moet worden gevolgd, is niet altijd gemakkelijk. Maar in het geval dat de patiënt hun medische dossiers aanvraagt, zal bijna elke zorgverlener de federale wet moeten volgen onder de privacyregel. De HIPAA-privacyregel is alleen van toepassing wanneer de patiënt zijn medisch dossier aanvraagt. Het is niet van toepassing wanneer het verzoek afkomstig is van een dagvaarding, een ziekte-of levensverzekering plan, advocaat verzoek, of een andere situatie.
volg deze link naar het U. S. Department of Health and Human Services voor meer informatie over dit onderwerp: https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/faq/2029/how-can-covered-entities-calculate-the-limited-fee/index.html
geschreven door Kimberly L. Danebrock, JD, BSN, RN, CPPS
directeur risicomanagement, CAPAssurance
meer informatie over hoe de coöperatie van American Physicians, Inc. (CAP) kan uw praktijk ondersteunen door het downloaden van onze gratis Gids De Physician ‘ s Action Guide to Reducing Risk and Improving Business, die middelen en tips bevat om artsen en medisch personeel te helpen bij het oplossen van gangbare praktijkproblemen in verband met ogenschijnlijk routinematige taken