Comment Légaliser un Document en Chine / Notaire Public Chine

Obtenir un document notarié en Chine peut sembler une affaire compliquée… mais heureusement, ce n’est vraiment pas le cas! Une fois que vous comprenez exactement ce dont vous avez besoin (je vous expliquerai plus ci-dessous), votre recherche effrénée d’un notaire public en Chine n’est peut-être même pas nécessaire. Dans ce guide de notarisation d’un document en Chine, vous obtiendrez toutes les informations dont vous avez besoin pour obtenir une notarisation en 24 heures ou moins.

Au fil des ans, j’ai dû légaliser un certain nombre de documents officiels en Chine: mon diplôme universitaire, mon certificat de mariage et même les certificats de naissance de mes enfants. J’ai dû légaliser mon permis de conduire américain afin de demander un permis de conduire chinois.

Le sujet de la notarisation officielle des documents en Chine apporte beaucoup de confusion, donc je pense qu’il est important qu’avant de parler de la façon d’obtenir un document notarié, nous couvrions les différents types de notarisation et pourquoi vous en auriez besoin.

Pour cette raison, nous commencerons par expliquer pourquoi vous pourriez avoir besoin d’un notaire public en Chine, puis, en fonction de la façon dont vous y répondez, comment procéder pour obtenir la notarisation.

Différents types de notarisation en Chine

REMARQUE: Le but de la notarisation aura un impact important sur la détermination exacte de ce dont vous avez besoin.

Il existe un certain nombre de raisons différentes pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d’une notarisation de document en Chine. Cela peut sembler anodin, mais la vérité est que le but de la notarisation aura un impact important sur la détermination exacte de ce dont vous avez besoin.

Prenons quelques exemples différents:

1. Notaire basé aux États-Unis: Vous êtes en Chine et l’USPS a besoin d’une signature notariée pour vous remplacer par une boîte aux lettres virtuelle. Dans ce cas, vous avez besoin d’une notarisation reconnue par le gouvernement américain. J’ai dû le faire lorsque j’ai commencé à utiliser la boîte aux lettres itinérante pour recevoir du courrier à l’étranger.
2. Notarisation transfrontalière: Vous êtes en Chine et vous avez besoin de votre certificat de mariage notarié pour permettre à votre conjoint de demander un visa chinois. Dans ce cas, vous avez besoin d’une authentification de l’ambassade de Chine dans votre pays d’origine pour être reconnu par le gouvernement chinois.
3. Notaire basé en Chine: Vous êtes en Chine et vous avez besoin d’une notarisation autorisée par la Chine d’un document (généralement avec traduction) pour demander un permis de conduire ou pour postuler à l’université. Dans ce cas, vous devrez faire appel à un notaire en Chine.

Comme vous pouvez le voir, tous les cas d’obtention d’un document notarié en Chine ne nécessitent pas la même solution. La première étape pour obtenir ce dont vous avez besoin est (rouleau de batterie s’il vous plait please) de déterminer ce dont vous avez vraiment besoin en premier lieu. 🙂

Le mot « notarier » peut faire référence à un certain nombre de choses différentes, alors assurez-vous de comprendre si vous avez besoin:

• Notarisation Reconnue par le Pays: Document notarié à utiliser dans le pays d’origine (tel qu’un document américain nécessaire dans un contexte américain).
• Authentification ou « Apostille » : Document notarié à utiliser dans un autre pays.
• Notarisation reconnue par la Chine: Document chinois à notarier en Chine.

Obtention de la notarisation des documents en Chine

Maintenant que vous savez ce dont vous avez besoin, voyons rapidement comment obtenir ce dont vous avez besoin pendant que vous êtes en Chine. C’est beaucoup plus facile à faire, je vais faire la liste des différentes solutions et vous pouvez choisir ce qui vous convient le mieux.

Comment obtenir une notarisation reconnue par les États-Unis en Chine

Il arrive que vous soyez en Chine et que vous ayez besoin d’un document notarié qui sera utilisé dans votre pays d’origine. Une grande partie de ce que je suis sur le point de partager ici s’applique à n’importe quel pays, mais il y a des morceaux qui sont spécifiquement axés sur les États-Unis (puisque c’est ce que je connais le mieux!). Vos options sont:

1. Rendez-vous à l’ambassade ou au consulat le plus proche: Il est possible de rencontrer un notaire en Chine à l’ambassade ou au consulat le plus proche. C’est pratique si vous habitez près d’une ambassade, mais pour ceux d’entre nous qui ne vivent pas dans une ville chinoise qui a une ambassade, cela ne fonctionne pas vraiment. Les frais varient de 30$ US à 50$ US selon votre pays.
2. Recherche d’un avocat agréé: Dans certains cas, certains gouvernements autorisent des avocats de leur pays à agir en tant que notaire public en Chine. Si vous êtes citoyen américain, vous n’avez pas de chance. Cependant, si vous êtes australien par exemple, ils ont une liste d’avocats approuvés que vous pouvez utiliser. Consultez le site Web de l’ambassade de votre pays pour savoir ce qu’ils offrent.
3. ** Obtenez un Document notarié en ligne (uniquement aux États-Unis): Ce n’est pas une blague – je l’ai fait personnellement! En 2011, l’État américain de Virginie a modifié son code pour permettre des notariations utilisant la « technologie audio-vidéo en direct ». En d’autres termes, vous pouvez obtenir une notarisation en ligne. J’ai utilisé un service appelé NotaryCam et en moins de quelques heures, j’ai passé un appel Skype avec un notaire enregistré en Virginie. J’ai fourni une preuve de mon identité et bientôt j’ai eu un document légalement notarié. Oh, et obtenez ceci: c’est seulement 25 $ pour légaliser un document par rapport aux 30 $ et plus qui passent la journée à l’ambassade. Je ne sais pas pourquoi plus de gens ne font pas ça!

Notariez votre Document En ligne (États-Unis uniquement)

Comment obtenir l’authentification d’un Document

Lorsqu’il s’agit de notarier un document d’un pays qui sera utilisé dans un autre pays, la plupart du temps, vous allez « authentifier » votre document. Cependant, il existe deux types d’authentification:

1. Apostille : Une Apostille est un type d’authentification reconnu par tous les pays participant à la Convention de La Haye. Malheureusement, ce n’est pas la Chine.
2. Légalisation: Si vous avez besoin d’un document pour franchir les frontières de l’État ou être utilisé dans un pays qui n’est pas un participant à la Convention de La Haye (comme la Chine), vous aurez besoin de ce que l’on appelle une légalisation.

Ceci est IMPORTANT: Si votre conjoint ou vos enfants vont vous rejoindre en Chine en tant que personnes à charge sur votre visa, la Chine exigera un certificat de mariage et des certificats de naissance authentifiés pour prouver qu’ils sont en fait votre femme et vos enfants. Si vous n’arrivez pas en Chine avec ces documents authentifiés, je peux vous dire par expérience que c’est pénible (pour ne pas dire coûteux) de faire ce processus en Chine.

Alors, qu’implique le processus d’authentification? Prenons mon certificat de mariage comme exemple.

• Étape 1: Le document doit d’abord être authentifié par le secrétaire d’État d’où provient le document. Donc, si vous étiez marié au Texas, le secrétaire d’État du Texas devra l’authentifier. Le document authentifié est généralement retourné avec une lettre agrafée au recto. NE RETIREZ PAS cette agrafe ou l’authentification est annulée.

1. Étape 2: Soumettez le document authentifié à une ambassade de Chine aux États-Unis pour authentification. Ils retourneront le document avec un timbre / autocollant spécial au dos qui ressemble à ceci:

1. Étape 3: Dans de nombreux cas, vous devrez également faire traduire ce document en chinois lorsque vous soumettrez le document authentifié. Cette traduction devra être effectuée par une société de traduction chinoise disposant d’une côtelette (ou d’un tampon) autorisée pour vérifier l’authenticité.

Bien sûr, comme pour toute bureaucratie gouvernementale, l’ensemble du processus est un énorme problème. C’est pourquoi je recommande toujours aux gens d’utiliser un service pour tout faire pour vous. Il existe un certain nombre d’entreprises qui aident à l’authentification des documents. Lorsque j’en ai utilisé un, je leur ai envoyé le document dont j’avais besoin et quelques semaines plus tard, la version authentifiée était prête à l’emploi.

Comment obtenir une notarisation reconnue par la Chine

Enfin, je vais couvrir le dernier type de notarisation dont vous pourriez avoir besoin en Chine – un document chinois qui sera utilisé en Chine. Dans ce cas, ce que vous recherchez est un 公证处 (gōng zhèng chù), connu en anglais comme l’Office de Notaire public de la République populaire de Chine.

Notaire chinois = 公证处/Gōngzhèngchù

Peu importe la ville où vous vivez en Chine, il existe un bureau de notaire. Dans la plupart des cas, il ne faut que moins d’une heure pour arriver avec le document, une pièce d’identité et de l’argent pour payer les frais équivalents à environ 50 USD. Ce que vous obtenez, c’est cette collection de papiers très étrange, estampillés et collés qui est reconnue comme une « notarisation » en Chine.

J’aimerais pouvoir dire qu’il y avait une sorte de service qui pourrait vous aider à faire ce processus… mais à ma connaissance, il n’y en a pas. Vous avez juste besoin de le faire vous-même. Que vous notariez un document traduit, un acte public, un contrat ou même votre permis de conduire à utiliser en Chine, c’est ce que vous ferez.

Conclusion / Notary Public China

Comme vous pouvez le voir, obtenir un document notarié en Chine n’est pas terriblement compliqué process…as tant que vous reconnaissez le type de notarisation dont vous avez besoin. Ce n’est peut-être pas un notaire public en Chine dont vous avez besoin, cela pourrait être:

• Un document de votre pays d’origine à utiliser dans votre pays d’origine nécessite une notarisation dans votre pays d’origine.
• Un document d’un pays à utiliser dans un autre pays comme la Chine nécessite une authentification.
• Un document en provenance de Chine qui sera utilisé en Chine nécessite la notarisation de la Chine.