La mayoría de las organizaciones diseñan políticas y procesos para favorecer la compra basada en Órdenes de compra (PO) en lugar de la contraparte que no es PO, pero el gasto que no es PO no se puede eliminar por completo. Algunas de las razones obvias son las siguientes:
- La cantidad de tiempo y recursos necesarios para lanzar una orden de compra
- Compras que son sensibles al tiempo y deben acelerarse
- Falta de un proceso formal seguido por los proveedores para recibir y procesar pedidos
- El cargo es lo suficientemente pequeño como para no merecer el procesamiento adicional
En ausencia de un PO, el pago del proveedor se inicia a través de una Solicitud de cheque. A través de la funcionalidad de solicitud de comprobación de Paramount WorkPlace, puede administrar el pago de facturas de pedidos que no son de compra de proveedores en segundos. Vincule las facturas en papel con sus datos digitales a través de sólidas capacidades de gestión de documentos. Y el hecho de que la transacción no haga referencia a una orden de compra no significa que no se deban buscar las aprobaciones adecuadas. Las solicitudes de comprobación en Paramount WorkPlace siguen un flujo de trabajo de aprobación asignado. Las solicitudes totalmente aprobadas se transfieren al sistema de planificación de los recursos institucionales para su pago.