En el clima competitivo actual, muchos médicos se contentan con tener un flujo constante de pacientes cada día. Sin embargo, si no se aplica un sistema estructurado de nombramientos, se podrían perder ingresos. Zachary Cain, experto en gestión clínica y presentador de AAO2015, señala que un programa de programación eficaz es esencial para lograr operaciones de práctica sin problemas y la satisfacción tanto del personal como de los pacientes.
Hay muchas maneras diferentes de diseñar un horario de citas, y Cain advierte contra un enfoque único para todos. Es tentador programar a un paciente cada 15, 20 o 30 minutos. Este método basado en los ingresos, conocido como programación estándar, puede generar una alta productividad y éxito financiero para algunas prácticas. Para otros, resulta en largos tiempos de espera del paciente, una satisfacción reducida del paciente y poco o ningún tiempo para visitas sin cita previa o citas de emergencia.
Una plantilla de programación personalizada diseñada teniendo en cuenta las necesidades de su consultorio y los estilos de trabajo de los médicos puede hacer más que aliviar los tiempos de espera de los pacientes y el estrés del personal. Alterar la composición de su horario a menudo libera bloques de tiempo, lo que permite citas adicionales. Dependiendo de su ingreso promedio por cita, podría sumar ingresos reales en el transcurso de un año. Entonces, ¿qué estrategia de programación es la adecuada para su práctica? A continuación, Cain sugiere algunas alternativas:
Programación integrada
También conocida como programación larga / corta, los espacios de cita se reservan para exámenes largos y completos o para seguimientos cortos. Muchas veces, un tipo de cita se asigna a la primera mitad del día, mientras que el otro tipo llena la segunda. Para la práctica con varios médicos, el día se coordina para que cada médico obtenga una combinación de tipos de citas (por ejemplo, en una consulta con dos médicos, el Doctor 1 puede ver todas las citas largas por la mañana y las citas cortas por la tarde. El Doctor 2 haría lo contrario).
Pros:
- Ayuda a los médicos a tener la mentalidad de hacer citas rápidas o exámenes completos.
- Libera el área de prueba previa, ya que las citas cortas generalmente no necesitan prueba previa.
- Permite un uso más eficiente del tiempo técnico (las citas más cortas generalmente requieren poco tiempo técnico).
- Elimina cualquier conjetura en la programación del personal, ya que puede anticipar el flujo de hora a hora.
Cons:
- Las citas cortas a veces se convierten en citas largas.
- Debe tener cuidado de evaluar las necesidades generales de su paciente para evitar un desequilibrio en las citas disponibles.
El horario máximo de la hora
El objetivo de la programación máxima de la hora es permitir que el horario del médico se «reinicie» cada hora. Permite una cantidad fija de citas por hora, dejando un bloque de tiempo abierto al final de cada hora para tareas administrativas o para ser reutilizado para las necesidades del médico en ese momento. A veces, todos los pacientes durante una hora se programan al comienzo de esa hora y se ven en el orden en que llegan. Otras veces, se programan citas complejas para la primera mitad de la hora, y el resto de los pacientes de esa hora llegan en la media hora.
Antes de que un consultorio decida implementar la programación de la parte superior de la hora, Cain sugiere realizar una revisión detallada de los datos históricos para determinar el número promedio de pacientes atendidos, el tiempo de contacto con el paciente y para predecir el número de visitas de trabajo necesarias y la probabilidad de no presentarse.
Pros:
- Las visitas de emergencia o las citas del mismo día se acomodan más fácilmente debido a la hora al final del bloque.
- Es menos probable que los médicos se retrasen en las tareas administrativas, logrando así registros de pacientes más completos y precisos.
Cons
- Los pacientes pueden sentirse molestos si notan que a otros pacientes se les dio la misma hora de cita. Una explicación requerirá un poco de delicadeza por parte del personal de recepción.
- No terminar el bloque a tiempo dará lugar a copias de seguridad a lo largo del día.
Programación de grupos
La programación de grupos implica agrupar a los pacientes con tipos de exámenes, afecciones o tratamientos similares y programarlos dentro de un determinado bloque de tiempo durante el día. Por ejemplo, un consultorio puede tener «tardes de inyección» o «tardes de procedimiento».»Aparte de las consideraciones normales, como la disponibilidad de salas de examen y la cantidad de personal de apoyo, también deberá tener en cuenta aspectos como la cantidad de instrumentos quirúrgicos disponibles, así como el tiempo de respuesta para la esterilización.
Pros:
- Los tipos de citas simplificadas permiten ver a un gran número de pacientes en un corto período de tiempo.
- Disminución del tiempo de espera para los pacientes que regresan mensualmente para tratamientos crónicos.
Cons:
- Realizar tareas repetitivas puede aumentar el riesgo de errores médicos o técnicos.
- La escasez de personal (como las llamadas) afecta particularmente este tipo de programación.
- La disponibilidad y puntualidad de los pacientes es un factor más importante, al igual que las consideraciones geográficas. Por ejemplo, puede practicar en un área con inviernos duros, lo que puede causar copias de seguridad crónicas debido a pacientes tardíos.
Los 6 pasos de Zachary Cain para un Sistema de Programación Sin Fallos
- Establecen un objetivo de pacientes que deben ser vistos cada día.
- Cree tipos de citas en función de las necesidades de la práctica utilizando tiempos de atención médica realistas para cada tipo de cita.
- Construir un equipo de alto rendimiento de personal administrativo y clínico.
- Permiten visitas de trabajo de pacientes establecidos y nuevos.
- Comunicarse durante todo el día.
- Solicitar comentarios de médicos, pacientes y personal