Cómo organizar una Caminata o Carrera benéfica
La recaudación de fondos para la organización sin fines de lucro de su elección a menudo puede parecer una tarea desalentadora. Hoy en día, una de las formas más populares en que las personas recaudan dinero de forma proactiva para caridad es a través de eventos interactivos. Ya sea que se trate de una carrera/caminata de 5K, una carrera a color o incluso los «embarradores resistentes» más extremos, son formas altamente efectivas de generar emoción y unir a las personas por una causa común.
Si un evento de caridad como este parece ser una buena opción para su organización, aquí hay algunos detalles importantes que debe tener en cuenta al planificar su evento.
Primer paso: La Fase de planificación
Elegir una ruta: Es importante planificar cuidadosamente la ruta que seguirán sus participantes y la distancia que completarán. Algunas de las distancias de ruta más comunes para eventos de caridad son 5K, 10K, media maratón y maratón.
Otro componente esencial para recordar al planificar su curso es cuán inclusivo desea que sea su evento de caridad. La mayoría de los recaudadores de fondos quieren ser lo más inclusivos posible, dando la bienvenida a personas de todas las edades y capacidades físicas para que participen en el evento. Dicho esto, la ruta elegida y el nivel de dificultad deben reflejar esto.
Una vez que se haya decidido la ruta, será más fácil para usted tomar algunas de las otras decisiones de planificación, como los recursos necesarios, el tamaño del personal, la seguridad, el transporte, los voluntarios y la señalización.
Seguridad: Obviamente, la seguridad es de suma importancia. Al considerar posibles rutas, tenga en cuenta los siguientes aspectos clave:
- ¿Cuál es la cantidad típica de tráfico que fluye a lo largo de la ruta?
- ¿Hay espacio adecuado a lo largo del arcén de la carretera que mantenga a los participantes a una distancia segura del tráfico?
- ¿Sus participantes tendrán que cruzar alguna intersección concurrida durante la ruta?
- ¿El curso estará abierto al público, haciendo posible que sus participantes sean interrumpidos por peatones no registrados?
Hacerse estas preguntas le ayudará a planificar la mejor ruta posible, evitando cualquier peligro potencial.
Transporte: Tenga en cuenta la facilidad de acceso al transporte para participantes y espectadores. Ya se trate de un cómodo estacionamiento o de la disponibilidad de transporte público, estos detalles bien planificados harán que el evento sea menos agitado y más agradable para todos los involucrados.
Recursos y personal: El número de participantes y espectadores que espera el día del evento, así como la duración del curso, son los dos factores principales que determinarán el tamaño de su personal voluntario y los recursos necesarios. Aquí hay una lista de elementos que se usan comúnmente en eventos para caminar y correr:
- Radios bidireccionales
- Cuerda, cinta y conos para marcar cursos
- Señalización para áreas de inicio y meta
- Señalización para áreas de servicios y soporte
- Inodoros portátiles
- Botes de basura
- Comida
- Agua
- Tiendas de campaña
- Mesas
- Escenario para la ceremonia de premios
- Sistema de megafonía
- Generador
Mirando su mapa del curso, podrá colocar estratégicamente sus paradas de agua, botes de basura, baños portátiles, puestos de concesiones, etc.
Legalidades de una Caminata o Carrera benéfica: Asegúrese de consultar con los funcionarios de su ciudad local para asegurarse de obtener los permisos y aprobaciones adecuados para su evento.
Paso dos: Encontrar participantes
Marketing para tu Evento: Ahora que la fase de planificación está terminada, es hora de empezar a generar emoción y correr la voz. Afortunadamente, en el mundo actual de la tecnología en crecimiento, puede publicitar con éxito su evento, sin importar cuál sea su presupuesto. Obviamente, el marketing tradicional consistirá en publicidad por correo, televisión, radio y periódicos. Estos, sin embargo, van a requerir un presupuesto más grande. Para aquellos que necesitan un enfoque más económico, lo siguiente es ideal para crear un zumbido sobre su evento de caridad:
- Sitio Web oficial – Este es un recurso clave para dirigir al público, los medios de comunicación y los patrocinadores interesados para obtener más información.
- Facebook, Twitter – Redes sociales: Las redes sociales son perfectas para llegar a un gran grupo de personas y generar emoción para su próximo evento. Una página de fans de Facebook o una página de Twitter separadas para tu evento es una excelente manera de invitar a amigos y alentarlos a reclutar a otros para que se involucren en la causa.
- Publicidad por correo electrónico: El correo electrónico es una gran herramienta para correr la voz sobre su evento y mantener actualizados a los participantes. Envíe a la lista de contactos de su organización un correo electrónico con información sobre su evento y un enlace a su sitio web. Además, asegúrate de incluir botones de «compartir» en tus correos electrónicos para que sea más fácil para el destinatario pasárselo a un amigo. Además, en su sitio web, página de Facebook y página de Twitter, incluya una función donde el visitante pueda unirse a su lista de correo.
Paso tres: Inscripción de participantes
Ya sea que elija usar un proceso de inscripción en papel simple o implementar un sistema de gestión de eventos en línea que le permita crear un formulario y proceso de inscripción en línea personalizados, aquí hay algunas preguntas que debe incluir en el formulario:
- Nombre
- Dirección
- Correo electrónico
- Teléfono
- Edad
- Género
- Contacto de Emergencia
- talla de Camiseta (si se ofrece una camisa gratis con el precio de la entrada)
- ¿Cómo te enteraste de este evento?
- ¿Cuántas veces ha participado en este evento?
- Nombre del equipo (si está ofreciendo recaudación de fondos para el equipo)
- ¿Cuál es su objetivo de recaudación de fondos?
- ¿A qué distancia caminarás?
Paso Cuatro: Comunicación efectiva Hasta el Día del Evento
Comunicarse con los inscritos antes del día del evento es una excelente manera de generar emoción y ayudar a garantizar una recaudación de fondos exitosa. Los participantes que se inscriban meses antes del evento pueden perder interés o ralentizar sus esfuerzos de recaudación de fondos si no están comprometidos y alentados de manera regular.
Sobre todo, no importa cuánto trabajo tome, ¡recuerde divertirse! Estás recaudando dinero para una causa que te apasiona y trayendo a otros para que se unan a ti.
