Un Plan de Cuentas (CoA) es una lista de las cuentas utilizadas por una empresa u organización para definir cada clase de artículos por los que se gasta o recibe dinero o su equivalente. Un CoA se utiliza para organizar todas las transacciones y segregar gastos, ingresos, activos y pasivos para que la empresa pueda tener una comprensión clara de la salud financiera de la entidad. Un CoA bien diseñado puede aumentar la capacidad de una empresa para comparar, comprender y centrarse en áreas clave del negocio.
Con demasiada frecuencia vemos que los propietarios de pequeñas empresas cometen el error de crear una nueva cuenta para cada artículo que ingresan. Esta práctica da lugar a brechas innecesarias (por ejemplo, cuentas que se usan durante un mes y luego continúan apareciendo como 0.00 en los meses posteriores), y hace que sea mucho más difícil obtener la información clave necesaria para alcanzar los objetivos comerciales.
Por ejemplo, imagine que una empresa creó una cuenta de gastos para un pago de préstamo cuando este tipo de pago realmente pertenece a una cuenta de responsabilidad. Sería un error costoso registrar el pago como un gasto para la empresa en lugar de una reducción de la deuda de propiedad.
Ya sea que estemos realizando una revisión de Quickbooks o configurando nuestros servicios de contabilidad para un cliente, el CoA es uno de los primeros elementos que abordamos para que podamos estar seguros de que nuestros clientes tienen un sistema de «archivo» digital sólido y organizado que puede servir como la base de su aptitud financiera. Aquí, proporcionamos consejos para crear un CoA fuerte y una plantilla básica que puede ayudarlo a ponerse en marcha.
¿Qué tipos de cuentas están en un Gráfico de Cuentas típico?
Un CoA normalmente tiene los siguientes tipos de cuentas:
Activos
Pasivos
Patrimonio del propietario
Ingresos / Ingresos
Costo de los bienes vendidos / Costo de los servicios
Gastos operativos
Otros Ingresos / Gastos
¿Debo nombrar o numerar mis cuentas?
Ambos. La mayoría de las empresas utilizan un sistema numérico sistemático para asignar un número a cada cuenta dentro del plan de cuentas. A menudo se denominan códigos de número de cuenta o de libro mayor (GL).
Un sistema numérico típico para asignar números de cuenta a este tipo de cuentas sería:
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Activo: 1000 a 1999
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Pasivo: 2000 a 2999
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Capital del propietario: 3000 a 3999
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Ingresos: 4000 a 4999
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Costo de las mercancías: 5000 a 5999
CONSEJO: Cuando agregue cuentas, recuerde distribuir la lista revisada a cualquier empleado que use esta lista para registrar transacciones en el sistema de contabilidad. Los empleados que no participan directamente en la contabilidad necesitarán una copia del Plan de Cuentas si codifican facturas u otras transacciones y necesitan indicar en qué cuenta deben registrarse esas transacciones.
¿Son los códigos del libro mayor los únicos que necesito?
Normalmente, la mayoría de las cuentas de LM tendrán una cuenta principal (o una cuenta de grupo), así como subcuentas en las que se agrega todo el saldo de las subcuentas a las cuentas principales.
Por ejemplo, una cuenta principal se llamaría «Efectivo y Equivalente en Efectivo» con lo siguiente como subcuentas: cuenta corriente principal, cuenta bancaria de ahorro, cuenta bancaria de nómina, etc. En este diseño, el saldo total de las subcuentas siempre se agrupará para mostrar el total de todas las cuentas bancarias o el total de efectivo que la empresa tiene en cualquier momento.
SUGERENCIA: Si está configurando su Plan de Cuentas manualmente, asegúrese de dejar espacio entre cuentas para agregar cuentas nuevas. Por ejemplo, numere su cuenta de Cheques en efectivo 1000 y su cuenta de Cuentas por Cobrar 1100. Eso le deja mucho espacio para agregar otras cuentas para rastrear el efectivo.
¿Qué aspecto tiene un Plan de Cuentas? Descargue la hoja de cálculo de excel a continuación y utilícela como plantilla para su propio Plan de Cuentas:
Descarga GRATUITA: Plan de cuentas
SUGERENCIA: Las pequeñas empresas no tienen el mismo plan de cuentas. Las cuentas que incluya en el plan de cuentas dependen del tipo de negocio. Por ejemplo, si tienes un negocio de servicios, no tendrás una cuenta de inventario. Si tiene un negocio que vende productos, necesitará una cuenta de inventario.
¿Necesita ayuda? Póngase en contacto con nosotros hoy mismo y podemos ayudarle a revisar o configurar un Plan de Cuentas.