Política 504.3
1 Introducción
4 Declaraciones de Políticas y procedimientos
4.1 Envío Central o Envío de paquetes
4.1.1 El Almacén Central maneja todos los envíos salientes de un peso y tamaño o que requieren envío por un transportista de carga a motor. Los artículos de un tamaño y peso que no requieran envío por transporte a motor o United Parcel Service se pueden enviar por correo postal directamente desde el departamento. (Consulte el empaque y procesamiento adecuados de los paquetes salientes.)
4.2 Artículos personales
4.2.1 Los materiales personales y de propiedad no universitaria no serán enviados ni manejados por el Almacén Central.
4.3 Autorización necesaria
4.3.1 No se deben devolver suministros o equipos a un proveedor por ningún motivo sin obtener primero el permiso del proveedor y las instrucciones de envío.
4.3.2 Antes de que un artículo pueda ser enviado, el personal de envío del almacén debe recibir una autorización para el envío del proveedor, indicando si el envío se realizará en una base de flete «prepagado» o «a cobrar», y el código presupuestario con el que se realizarán los cargos.
4.3.3 Los departamentos que deseen devolver materiales a un proveedor deben comunicarse con la Oficina de Compras, por teléfono (262-2080) o por escrito, explicando el motivo de la devolución deseada. La Oficina de Compras tratará de obtener el permiso del vendedor para la devolución de los materiales y obtendrá instrucciones de envío.
4.3.4 Cuando la compra reciba autorización para devolver los artículos e instrucciones de envío del vendedor, enviará una copia al departamento. El departamento debe preparar el artículo para su envío y ponerse en contacto con el Almacén Central para organizar la recogida del paquete. La autorización de devolución del vendedor debe acompañar el paquete al Almacén Central.
4.4 Preparación de envíos Salientes
4.4.1 Responsabilidad del departamento: La preparación de los artículos para el envío es responsabilidad del departamento de envío. El personal del Almacén Central no empaqueta artículos para su envío.
4.4.2 Los artículos enviados por motor freight o United Parcel Service deben ser:
- Empaquetado de forma segura: encuadernado o atado, si es necesario, con material de encuadernación resistente; sin embargo, no envuelva los paquetes de UPS en papel.
- Dirigido con direcciones departamentales de devolución y destinatario; el destinatario con dirección en paquetes UPS debe tener una dirección postal y un código postal .
- Marcados con marcas de manipulación adecuadas.
- Se ajustan a las limitaciones de tamaño y peso si se envían por United Parcel Service. Los paquetes enviados por UPS están limitados a 50 libras. máximo y 108 pulgadas de longitud y circunferencia combinadas.
- Complete el formulario de seis partes «Solicitud de envío de la Universidad Estatal de los Apalaches».»El formulario incluye el nombre del departamento, el número de cuenta, el contenido del paquete, la fecha, la firma de la persona autorizada para hacer el envío, el seguro y el valor (si corresponde). Rellene la dirección del buque y coloque el número de método de envío apropiado junto a la primera línea de la dirección.
- Llame al Almacén Central para que recojan el paquete.