Los pacientes tienen derecho a revisar su historial médico y/u obtener una copia y, por lo general, los proveedores de atención médica pueden cobrar una tarifa por este servicio. Sin embargo, con todas las diferentes reglas y excepciones, las tarifas de copia pueden ser confusas.
Dado que la mayoría, si no todos, los proveedores de atención médica son «entidades cubiertas» bajo las leyes federales de privacidad y, por lo tanto, están sujetos a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA), es importante estar al tanto de las diferencias en las leyes estatales y federales y saber a cuál seguir. En general, tendrá que seguir las reglas federales como mínimo y si su estado tiene reglas más estrictas, siempre y cuando no sean contrarias a las reglas federales, también deberán seguirse.
Tarifas de copia
Cuando el paciente solicita sus propios registros médicos, algunos estados permiten que los proveedores de atención médica cobren a un paciente o a su representante legal una tarifa por cada página copiada. Algunos estados también permiten que los proveedores de atención médica cobren una tarifa de oficina razonable.
Sin embargo, se produce confusión porque la Regla de Privacidad HIPAA, que es una ley federal y se aplica a casi todas las prácticas, tiene reglas diferentes con respecto a lo que un proveedor de atención médica puede cobrar cuando un paciente solicita sus registros médicos. De acuerdo con la Regla de Privacidad, a continuación se presentan las pautas que los proveedores de atención médica deben seguir.
Tarifa de oficina razonable
Los médicos pueden cobrar una «tarifa razonable basada en costos», lo que significa que solo pueden cobrar por:
- Mano de obra para copiar los registros médicos, ya sean en papel o electrónicos;
- Suministros para copiar el registro médico en papel o en medios electrónicos portátiles, si el paciente solicita que los registros se proporcionen en formato electrónico (Si el consultorio médico mantiene la información del paciente en un registro médico electrónico, la ley federal requiere que se proporcione al paciente en formato electrónico si el paciente lo solicita.);
- Franqueo, si corresponde; y
- Preparar un resumen de la historia clínica, si el paciente aceptó ese proceso en lugar de obtener su historia clínica real).
No se permite la tarifa de oficina
Algunos proveedores de atención médica cobran al paciente una tarifa para que el personal localice los registros médicos, especialmente si los registros médicos están fuera del sitio. Aunque esto está permitido en algunos estados, no está permitido por la ley federal (la que probablemente debería seguir). Por lo tanto, esto no está permitido.
Cuando el paciente solicita registros médicos electrónicos o gráficos en papel mantenidos en formato electrónico, la Regla de Privacidad no permite que el proveedor de atención médica cobre más que los costos reales de mano de obra. En otras palabras, no se permiten tarifas por página para copias en papel o electrónicas de registros médicos mantenidos electrónicamente. La Regla de privacidad tampoco permite cobrar una tarifa de recuperación de los registros médicos si es necesario localizarlos.
Tarifa fija para Copias Electrónicas de Registros Médicos Mantenidos electrónicamente
Un proveedor de atención médica puede cobrar una tarifa fija como un cargo para los pacientes que solicitan una copia de sus registros médicos electrónicos o registros médicos que se mantienen electrónicamente. Sin embargo, esta tarifa no puede exceder los 6 6.50, incluidos los gastos de envío, mano de obra y suministros.
No se permiten cargos por copias
Es igual de importante saber cuándo no se puede cobrar a un paciente por una copia de sus registros médicos. Si su estado permite que los pacientes, ex pacientes o sus representantes reciban una copia gratuita de la parte relevante del registro del paciente necesaria para respaldar una apelación con respecto a la elegibilidad para un programa de beneficios públicos, como los programas de atención médica para personas con bajos ingresos o los beneficios por discapacidad del seguro social, entonces debe seguir la ley estatal sobre este asunto.
Tenga en cuenta que para proteger la confidencialidad del paciente, los registros médicos solo deben divulgarse con una autorización por escrito del paciente (si vive) o de su representante legal (si el paciente ha fallecido o es incapaz).
Saber cuándo seguir la ley correcta no siempre es fácil. Pero en el caso de que el paciente solicite sus registros médicos, casi todos los proveedores de atención médica deberán cumplir con la ley federal bajo la Regla de Privacidad. La Regla de Privacidad de HIPAA se aplica solo cuando el paciente solicita sus registros médicos. No se aplica cuando la solicitud proviene de una citación, un plan de seguro médico o de vida, solicitud de abogado o cualquier otra situación.
Siga este enlace al Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos para obtener más información sobre este tema: https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/faq/2029/how-can-covered-entities-calculate-the-limited-fee/index.html
Escrito por Kimberly L. Danebrock, JD, BSN, RN, CPPS
Director de Gestión de Riesgos, CAPAssurance
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