(Ilustración: Google.com)
Al igual que cualquier otro lugar donde guardes tus cosas, Google Drive puede desordenarse. Creas un archivo o dos, importas un par de documentos de Gmail, aceptas una carpeta compartida y, antes de que te des cuenta, todo el lugar es un desastre.
Puede organizar archivos en su Google Drive colocándolos en carpetas y utilizando otras herramientas, tanto conceptuales como reales, para asegurarse de que siempre pueda encontrar lo que necesita. Estos consejos y sugerencias te mostrarán cómo organizar archivos en Google Drive, y también deberían funcionar bien si utilizas Google Drive para trabajar.
Establece tu Vista predeterminada
Puedes ver archivos y carpetas en Google Drive de muchas maneras diferentes. Por ejemplo, puede mostrar todo en una vista de lista o cuadrícula, así como establecer el espaciado de líneas para que sea cómodo, acogedor o compacto. Decide cómo quieres ver tu Google Drive jugando con la configuración hasta que estés contento. Me gusta la vista de lista con espaciado cómodo, así que eso es lo que verás en la mayoría de las capturas de pantalla aquí.
No pase por alto el riel lateral izquierdo. Muchas personas se centran en el centro de la pantalla cuando miran Google Drive. Sin embargo, cuando se trata de organizar sus carpetas y archivos, asegúrese de asegurarse del carril izquierdo. Puede ver sus carpetas y subcarpetas fácilmente y reservar el centro de la pantalla para el contenido de cualquier carpeta que elija ver.
Crear un esqueleto de carpetas
Crear un esqueleto de carpetas para usted utilizando la estructura y los nombres que mejor le convengan. ¿Cómo organizas tus archivos y carpetas en otras aplicaciones? ¿Qué te viene a la mente cuando piensas en algún documento que necesitas? La mejor manera de averiguar cómo configurar sus carpetas es responder a esas dos preguntas.
Para muchas personas, lo primero que les viene a la mente es el contenido de su trabajo, por lo que usan nombres temáticos como Project X o School Work para carpetas. Personalmente, me aferro a las citas. Cuando necesito encontrar un archivo, ya sea un escrito o una imagen, siempre pienso en cuándo lo creé. Como resultado, utilizo fechas en gran medida en mis convenciones de nomenclatura de carpetas y archivos. Por ejemplo, tengo carpetas para 2019, 2018, 2017, etc. También uso números que corresponden a años y meses. Por ejemplo, 1906 significa el año 2019 y el sexto mes, o junio. Cuando miro una carpeta que comienza con algunos números, sé exactamente lo que significan y me ayuda a encontrar los archivos que necesito rápidamente.
He visto a algunas personas en línea recomendándote que añadas un emoji a los nombres de tus carpetas para darte más señales visuales. No! Los emoji no siempre se convierten bien a otros formatos, por lo que cuando intentas crear un enlace compartido a una carpeta o exportarlo, las imágenes pueden romperlo.
Crear subcarpetas
Las subcarpetas son una ganancia inesperada para la organización. Hacerlos y usarlos! Le ayudan a ordenar y clasificar sus archivos en grupos más pequeños y específicos.
Si ha creado carpetas pero está atascado tratando de averiguar qué subcarpetas hacer, entonces tal vez no las necesite todavía. También puede crear una carpeta llamada HECHO o VIEJO para que cuando el trabajo se complete o una carpeta esté fuera de uso, pueda arrastrarla y soltarla allí.
Usar color
Los colores son una excelente señal visual, y Google Drive te permite agregar colores personalizados a tus carpetas. Haga clic con el botón derecho en cualquier carpeta, ya sea de la barra lateral o de la ventana principal, y elija Cambiar de color. A continuación, seleccione el color que desee.
Un truco que uso es hacer que mis carpetas activas sean verdes. A veces tengo carpetas o subcarpetas que permanecen inactivas por un tiempo, pero una o dos carpetas entre ellas todavía están en uso. Destaco las carpetas activas en verde y dejo las demás en gris. De esa manera, cuando quiero entrar directamente en mi trabajo, tengo una luz verde que me guía hacia la carpeta que contiene mis trabajos que están en progreso.
Agregar estrellas a Archivos y carpetas de uso frecuente
Google Drive le permite agregar una estrella a archivos y carpetas. Lo hace de la misma manera que agrega un color: haga clic con el botón derecho en el archivo o carpeta y elija Agregar a Favoritos.
Recomiendo agregar una estrella a los archivos de uso frecuente. De esa manera, puede obtener una lista de todos los materiales a los que accede regularmente, sin importar dónde se encuentren en Drive, haciendo clic en el encabezado con estrellas en el riel izquierdo.
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Mover Archivos importantes «Compartidos conmigo»
Eche un vistazo al encabezado en el carril izquierdo llamado Compartido conmigo. Haga clic en él y puede aparecer un montón de archivos y carpetas. No te preocupes demasiado por ellos. Si hay algo importante en ese lote de cosas, hay tres cosas útiles que puedes hacer con ellas:
Agregar una estrella. Agregar una estrella a un archivo que se ha compartido con usted hace lo mismo que agregar una estrella a uno de sus propios archivos. Hace que aparezca en la lista de contenido destacado.
Guardar en unidad / mover a una carpeta. Otra opción es agregar el archivo a tu Google Drive y ponerlo en una carpeta. Puede hacer clic con el botón derecho en el archivo y seleccionar Mover a. Luego, en la ventana que aparece, vaya a la carpeta donde desea guardar este archivo. Otra opción que hace lo mismo es seleccionar el elemento que desea guardar y luego hacer clic en el icono de Google Drive en la parte superior derecha de la pantalla. A continuación, tendrá la oportunidad de moverlo a la carpeta de su elección. De cualquier manera, puede crear un acceso directo al archivo compartido desde la nueva ubicación que elija. El archivo sigue siendo compartido con todos y pertenece al propietario original.
Hacer una copia. Si hace una copia de un archivo que se compartió con usted, la nueva copia se convertirá en suya. Y es solo eso, una copia. Ya no está conectado al archivo compartido, y las mismas personas ya no tienen necesariamente permiso para acceder a él.
Volcar la papelera
Cuando eliminas un archivo o carpeta de Google Drive, va a la papelera y permanece allí hasta que la saques. Cuanto más tiempo permitas que la basura se acumule, menos probable es que tengas una fe total en que todo lo que contiene debe ser destruido por completo, y luego te quedarás con la basura aún más tiempo. Hazte un favor y vacía la basura de vez en cuando. Le ayudará a mantener su espacio de almacenamiento de Google Drive en un nivel preciso y le ayudará a mantener su cordura mientras intenta mantener una cuenta organizada.
Para obtener más información sobre cómo aprovechar al máximo Google Drive, también puede leer la historia de PCMag, Consejos de Google Drive Que no puede perderse.