Desorden: La colección de» cosas » que hay alrededor que crea desorganización en tu lugar de trabajo. Sabotea su productividad y puede afectar negativamente su salud mental día tras día.
Es hora de ponerse bajo control!
La investigación ha demostrado que los espacios abarrotados tienen efectos negativos en los niveles de estrés y ansiedad, la capacidad de concentrarse, las opciones de alimentación e incluso el sueño. También crea una mala primera impresión de sus habilidades y habilidades percibidas en la oficina cuando alguien se detiene en su escritorio.
Este artículo, por ejemplo, profundiza en la neurociencia detrás del orden. En él, el autor hace referencia a varios estudios que demuestran cuán perjudicial puede ser el desorden para su cerebro, así como los efectos positivos que el desorden puede tener en su rendimiento. ¡Es una gran lectura para aquellos de nosotros que estamos interesados en las extrañas formas en que funciona nuestro cerebro!
El desorden se acumula cuando no tomamos decisiones sobre las cosas o no tenemos un buen sistema para almacenarlo. Hay cuatro pasos básicos para organizar cualquier cosa, y se pueden aplicar a cualquier tipo de desorden.
Tipos comunes de desorden y Cómo tratarlos
Ahora que entendemos el efecto del desorden, es hora de mirar áreas problemáticas específicas e identificar formas de resolverlas. En la oficina, la mayor parte del desorden cae en una de estas cinco categorías:
1. Desorden de suministros: Mire alrededor de su escritorio. ¿Cuántos bolígrafos aleatorios, clips de encuadernación, notas adhesivas, resaltadores u otros artículos de oficina hay por ahí? El desorden de suministros se acumula cuando:
- No tiene casas de almacenamiento definidas para los diversos suministros que usa regularmente.
- Tienes el mal hábito de no volver a poner las cosas donde pertenecen cuando terminas de usarlas.
- Otras personas dejan caer cosas en tu escritorio.
Cómo resolver el desorden de suministros:
- Evalúe qué suministros se acumulan más en su escritorio. Pregúntese por qué sucede esto para que pueda llegar a la causa raíz y crear una solución que funcione.
- Reúna los suministros, conténgalos, etiquete el contenedor y cree un hogar específico (lugar de almacenamiento) para estos artículos. Si son cosas que usa regularmente, asegúrese de que estén almacenadas en un lugar de fácil acceso para que pueda obtenerlas fácilmente o guardarlas cuando sea necesario.
- Designe un par de veces al día (p. ej. justo antes o después del almuerzo, justo antes de salir al final del día) para hacer un barrido rápido de suministros de su escritorio y eliminar el desorden para que su espacio permanezca limpio y organizado.
2. Desorden de papel: ¿Tiene una pila para archivar que se ha convertido en una montaña para archivar? ¿Tiene impresiones de correo electrónico diversas flotando alrededor de su espacio de trabajo? ¿Los miembros del equipo dejan papeleo en su escritorio durante todo el día? El desorden de papel se acumula cuando:
- Imprimen cosas que no necesitan ser impresas.
- No tiene una bandeja» entrante » claramente identificada en su escritorio para el papeleo entrante.
- No contendrá, etiquetará ni creará un inicio (carpeta de archivos) para su papel en cuanto llegue a su escritorio.
- No tiene carpetas de archivos en blanco de fácil acceso para crear archivos.
- Cree que las etiquetas de archivo deben imprimirse perfectamente o no puede crear el archivo en absoluto.
Cómo resolver el desorden de papel:
- Deja de imprimir cosas que no deberían imprimirse.
- Triture o recicle duplicados o papel obsoleto tan pronto como se dé cuenta de que no es necesario.
- Crear una estación de archivos sobre la marcha. Encuentre un clasificador de bandejas vertical independiente con una o dos secciones. Coloque el clasificador en su escritorio al alcance del brazo de donde se sienta. Almacénelo con una variedad de carpetas de archivos que use. El mío incluye una combinación de carpetas de manila de 1/3 de corte, un surtido de carpetas de color de 1/3 de corte y una variedad de carpetas de poliéster que uso para organizar mis proyectos. También es posible que desee incluir un buen bolígrafo, marcador o lápiz para etiquetar sus carpetas.
- Facilita el etiquetado. Use un lápiz para que pueda borrarse fácilmente cuando tenga tiempo de crear una etiqueta impresa. Utilice las etiquetas de archivo extraíbles que facilitan la creación de una etiqueta escrita a mano y la eliminan más tarde cuando finalmente se crea una etiqueta impresa. O consigue un fabricante de etiquetas y haz las etiquetas de los archivos en el acto.
Una de las dificultades que tienen los administradores con el archivado en papel es que piensan que las etiquetas deben escribirse cuidadosamente antes de poder crear el archivo. Esto está lejos de la verdad! El propósito de una carpeta de archivos es contener y etiquetar elementos similares para que pueda almacenar todo en su lugar correcto. Siempre puede agregar una etiqueta impresa más tarde, pero al menos escríbala allí por ahora para que esté etiquetada si usted u otra persona necesita localizarla. Una etiqueta de carpeta de archivos escrita a mano es tan efectiva como una etiqueta bellamente impresa. Si es absolutamente necesario tener una etiqueta de archivo perfecta, invierta en un fabricante de etiquetas que pueda guardar en el cajón de su escritorio o en su estación de archivos sobre la marcha.
3. Bajo el desorden del escritorio: Todos hemos estado allí. Su escritorio es un desastre y necesita limpiarlo rápidamente, para que guarde el desorden debajo de su espacio de trabajo con la intención de lidiar con él más tarde. Pero después nunca llega. Te distraes, se acumulan otras prioridades y, antes de que te des cuenta, esos suministros adicionales, computadoras portátiles viejas o artículos promocionales del banquete de premios anual aparentemente han arraigado debajo de tu escritorio. Está fuera de la vista y de la mente until hasta que te golpeas el dedo del pie mientras te sientas frente a la computadora, o lo ves cuando entras por la puerta de la oficina. Y cada vez que recuerdas que está ahí, ¡tiene un impacto negativo en ti, tanto física como mentalmente!
Cómo resolver el desorden debajo del escritorio:
- Evalúa lo que más se acumula debajo de tu escritorio. ¿Eres tú el que pone las cosas allí o se está acumulando debido a que otros dejan caer cosas en tu espacio?
- Cree algunos contenedores de entrega designados cerca (pero no en o debajo) de su escritorio si los artículos realmente requieren que haga algo con ellos antes de que puedan manejarse. Asegúrese de etiquetarlos para que todos sepan qué va a dónde.
- Eduque a los miembros de su equipo sobre dónde están los espacios de almacenamiento adecuados para los artículos que están dejando en su escritorio.
- Designe un par de veces a la semana o al final de cada día para hacer una evaluación rápida debajo del escritorio y eliminar el desorden para que pueda caminar al día siguiente con un espacio de trabajo abierto y renovado.
4. Desorden en el escritorio o en el cajón de archivos: ¡Ah, el infame cajón de basura! Quién no ha tenido uno de estos? En un esfuerzo por ordenar rápidamente un espacio, lo limpiamos y lo volcamos en el espacio cerrado y contenido de un cajón o armario donde podemos ocultar cosas rápidamente. El problema es, que rara vez volver y limpiar después. Y la próxima vez que necesites algo de ese cajón, empieza el hurgar.
Cómo resolver el desorden del escritorio o del cajón de archivos:
- Contenga y etiquete los suministros en sus cajones para un acceso rápido y fácil. Use bandas elásticas, bolsas con cremallera o pequeños contenedores y cestas. Esto te ayuda a guardar las cosas rápidamente cuando tienes prisa.
- Si es absolutamente necesario hacer un barrido rápido de su escritorio, guárdelo en un sobre de gran tamaño o una bolsa con cremallera para que permanezca contenido hasta que pueda regresar y ordenarlo apropiadamente más tarde.
- Si tiene un montón de cajones que están fuera de control, elija un cajón por día y aplique los cuatro pasos para organizar cualquier cosa hasta que tenga todo reunido, contenido, etiquetado y en su hogar permanente.
5. Desorden de memoria: De todo el desorden que acumulamos, el desorden de» memoria » es el más difícil de tratar porque a diferencia de las carpetas de archivos y los clips de papel, tenemos un apego emocional a él. El desorden de memoria viene en muchas formas: El regalo de mordaza» El Mejor Administrador del mundo » que se encuentra junto a su teléfono, los recuerdos de la conferencia a la que asistió la primavera pasada o los 86 dibujos de gatos que su hijo le regaló. El organizador profesional Peter Walsh describe el desorden de memoria como «las cosas que te preocupan si las sueltas, perderás la memoria», y es el área en la que más rechazo de las personas que participan en nuestro Desafío de 5 Días de Organizar tu Espacio de trabajo. No quieren renunciar a sus fotos familiares u otros artículos personales, después de todo, eso es lo que hace que su escritorio sea único «suyo».»Sin embargo, cuando eliminan este desorden de su espacio, no pueden creer la calma que viene con él.
Cómo resolver el desorden de memoria:
- Elimine todos los elementos de memoria de su espacio. Colócalas en una caja y etiquétala para que no se pierda. Luego, dedique al menos 5 a 10 días de trabajo en su espacio sin todos sus elementos de memoria antes de decidir qué debe conservar o agregar de nuevo a su área de trabajo.
- Preste atención a cómo se siente trabajando en su espacio sin todos esos elementos de memoria. Además, escucha los comentarios que hacen las personas cuando pasan por tu escritorio. ¿Qué notas?
- Si es absolutamente necesario tener algunos elementos de memoria en su espacio de trabajo, limítese a uno o dos de los más importantes.
- Si simplemente no puede dejar ir estos elementos, considere girar los que tiene en pantalla en lugar de tener todo visible todo el tiempo.
- Tome fotografías de los artículos. Puede capturar el elemento y el momento que representó y guardarlo digitalmente. Si está relacionado con la carrera, agregue las imágenes a su portafolio profesional para que tenga el éxito o los logros documentados para compartir y consultar en el futuro.
¡Es hora de Echar el Desorden a la acera!
El desorden no es solo irritante y antiestético. Tiene un impacto muy real en nuestra salud física, mental y emocional, y juega un papel importante en la forma en que nuestros ejecutivos y colegas nos perciben. Nos hace menos productivos y más ansiosos. ¡Pero no tiene que ser así! Con algunas habilidades de organización simples y un poco de determinación, podemos eliminar el desorden de nuestra oficina y traer calma a nuestro espacio de trabajo.