Patienten haben das Recht, ihre Krankenakte zu überprüfen und / oder eine Kopie zu erhalten, und Gesundheitsdienstleister dürfen in der Regel eine Gebühr für diesen Service erheben. Mit all den unterschiedlichen Regeln und Ausnahmen können Kopiergebühren jedoch verwirrend sein.
Da die meisten, wenn nicht alle Gesundheitsdienstleister unter den Bundesdatenschutzgesetzen „abgedeckte Unternehmen“ sind und daher dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) unterliegen, ist es wichtig, sich der Unterschiede im Landes- und Bundesrecht bewusst zu sein und zu wissen, welche zu befolgen sind. Im Allgemeinen müssen Sie die Bundesregeln mindestens befolgen, und wenn Ihr Staat strengere Regeln hat, solange sie nicht den Bundesregeln widersprechen, müssen sie auch befolgt werden.
Kopiergebühren
Wenn der Patient seine eigenen Krankenakten anfordert, erlauben einige Staaten Gesundheitsdienstleistern, einem Patienten oder seinem gesetzlichen Vertreter eine Gebühr für jede kopierte Seite in Rechnung zu stellen. Einige Staaten erlauben auch Gesundheitsdienstleistern, eine angemessene Bürogebühr zu erheben.
Es kommt jedoch zu Verwirrung, da die HIPAA-Datenschutzregel, die Bundesgesetz ist und für fast jede Praxis gilt, unterschiedliche Regeln darüber enthält, was ein Gesundheitsdienstleister verlangen kann, wenn ein Patient seine Krankenakten anfordert. Gemäß der Datenschutzregel finden Sie im Folgenden die Richtlinien, die Gesundheitsdienstleister befolgen müssen.
Angemessene Bürogebühr
Ärzte können eine „angemessene, kostenbasierte Gebühr“ erheben, was bedeutet, dass sie nur:
- Arbeit für das Kopieren der medizinischen Aufzeichnungen, ob Papier oder elektronisch;
- Vorräte für das Kopieren der Krankenakte auf Papier oder den tragbaren elektronischen Medien, wenn der Patient die Unterlagen in elektronischer Form anfordert (Wenn die Arztpraxis Patienteninformationen in einer elektronischen Gesundheitsakte führt, verlangt das Bundesgesetz, dass sie dem Patienten in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden, wenn der Patient diese Anfrage stellt.);
- Porto, falls zutreffend; und
- Erstellen einer Zusammenfassung der Krankenakte, wenn der Patient diesem Verfahren zugestimmt hat, anstatt seine tatsächliche Krankenakte zu erhalten).
Bürogebühr nicht erlaubt
Einige Gesundheitsdienstleister berechnen dem Patienten eine Gebühr für das Personal, um die Krankenakten zu finden, insbesondere wenn sich die Krankenakten außerhalb des Standorts befinden. Obwohl dies in einigen Staaten erlaubt ist, ist es nach Bundesgesetz nicht erlaubt (das, dem Sie wahrscheinlich folgen sollten). Daher ist dies nicht erlaubt.
Wenn der Patient elektronische Gesundheitsakten oder Papierkarten in elektronischer Form anfordert, erlaubt die Datenschutzregel dem Gesundheitsdienstleister nicht, mehr als die tatsächlichen Arbeitskosten zu berechnen. Mit anderen Worten, Gebühren pro Seite sind für Papier- oder elektronische Kopien von elektronisch geführten Krankenakten nicht zulässig. Die Datenschutzregel erlaubt es auch nicht, eine Abrufgebühr für die Krankenakten zu erheben, wenn diese lokalisiert werden müssen.
Pauschalgebühr für elektronische Kopien von elektronisch geführten Krankenakten
Ein Gesundheitsdienstleister kann eine Pauschalgebühr als Gebühr für Patienten erheben, die eine Kopie ihrer elektronischen Krankenakten oder elektronisch geführten Krankenakten anfordern. Diese Gebühr darf jedoch 6,50 USD nicht überschreiten, einschließlich Porto, Arbeit und Zubehör.
Kopiergebühren nicht erlaubt
Es ist genauso wichtig zu wissen, wann einem Patienten keine Kopie seiner Krankenakte in Rechnung gestellt werden kann. Wenn Ihr Staat Patienten, ehemaligen Patienten oder deren Vertretern eine kostenlose Kopie des relevanten Teils der Patientenakte zulässt, die erforderlich ist, um eine Beschwerde bezüglich der Berechtigung für ein gemeinnütziges Programm, z. B. Gesundheitsprogramme für Menschen mit niedrigem Einkommen, oder Sozialversicherungsleistungen zu unterstützen, dann sollten Sie das staatliche Gesetz in dieser Angelegenheit befolgen.
Beachten Sie, dass Patientenakten zum Schutz der Vertraulichkeit nur mit schriftlicher Genehmigung des Patienten (falls lebend) oder seines gesetzlichen Vertreters (falls der Patient verstorben oder inkompetent ist) freigegeben werden sollten.
Zu wissen, wann man dem richtigen Gesetz folgt, ist nicht immer einfach. Aber in dem Fall, in dem der Patient seine Krankenakten anfordert, muss fast jeder Gesundheitsdienstleister das Bundesgesetz unter der Datenschutzregel befolgen. Die HIPAA-Datenschutzregel gilt nur, wenn der Patient seine Krankenakten anfordert. Es gilt nicht, wenn die Anfrage aus einer Vorladung, einer Kranken- oder Lebensversicherung, einer Anwaltsanfrage oder einer anderen Situation stammt.
Bitte folgen Sie diesem Link zum U.S. Department of Health and Human Services für weitere Informationen zu diesem Thema: https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/faq/2029/how-can-covered-entities-calculate-the-limited-fee/index.html
Verfasst von Kimberly L. Danebrock, JD, BSN, RN, CPPS
Director of Risk Management, CAPAssurance
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