Welche Planungsstrategie ist die richtige für Ihre Praxis? 3 Optionen

Im heutigen Wettbewerbsklima geben sich viele Ärzte damit zufrieden, jeden Tag einen stetigen Strom von Patienten zu haben. Das Versäumnis, ein strukturiertes Terminsystem zu implementieren, könnte jedoch bedeuten, dass Einnahmen entgehen. Der Experte für klinisches Management und AAO2015-Moderator Zachary Cain stellt fest, dass ein effektives Planungsprogramm für einen reibungslosen Praxisbetrieb und die Zufriedenheit sowohl des Personals als auch der Patienten unerlässlich ist.

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, einen Terminplan zu entwerfen, und Cain warnt vor einem einheitlichen Ansatz. Es ist verlockend, einfach alle 15, 20 oder 30 Minuten einen Patienten einzuplanen. Diese umsatzorientierte Methode, die als Standardplanung bezeichnet wird, kann für einige Praktiken zu einer hohen Produktivität und einem finanziellen Erfolg führen. Für andere, Es führt zu langen Wartezeiten für Patienten, reduzierte Patientenzufriedenheit, und wenig bis gar keine Zeit für Walk-Ins oder Notfalltermine.

Eine maßgeschneiderte Planungsvorlage, die auf die Bedürfnisse Ihrer Praxis und die Arbeitsstile Ihrer Ärzte zugeschnitten ist, kann mehr als nur die Wartezeiten der Patienten und den Stress der Mitarbeiter verringern. Wenn Sie die Zusammensetzung Ihres Zeitplans ändern, werden häufig Zeitblöcke frei, sodass zusätzliche Termine möglich sind. Abhängig von Ihrem durchschnittlichen Umsatz pro Termin kann dies im Laufe eines Jahres zu einem realen Einkommen führen. Welche Planungsstrategie ist die richtige für Ihre Praxis? Im Folgenden schlägt Kain einige Alternativen vor:

Integrierte Planung

Auch als lange / kurze Planung bekannt, werden Terminfenster entweder für lange, vollständige Prüfungen oder kurze Nachuntersuchungen reserviert. Oft wird eine Art von Termin der ersten Hälfte des Tages zugewiesen, während die andere Art die zweite ausfüllt. Bei der Praxis mit mehreren Ärzten wird der Tag so koordiniert, dass jeder Arzt eine Mischung aus Termintypen erhält (in einer Praxis mit zwei Ärzten sieht Arzt 1 beispielsweise alle langen Termine am Morgen und kurzen Termine am Nachmittag. Arzt 2 würde das Gegenteil tun).

Vorteile:

• Hilft Ärzten dabei, schnelle Termine oder vollständige Prüfungen zu machen.
• Gibt den Pretest-Bereich frei, da für kurze Termine normalerweise kein Pretest erforderlich ist.
• Ermöglicht eine effizientere Nutzung der Technikzeit (kürzere Termine erfordern normalerweise wenig Technikzeit).
• Eliminiert jegliches Rätselraten bei der Personalplanung, da Sie den Fluss von Stunde zu Stunde antizipieren können.

Nachteile:

• Kurze Termine werden manchmal zu langen Terminen.
• Muss vorsichtig sein, um Ihre gesamten Patientenbedürfnisse zu beurteilen, um ein Ungleichgewicht der verfügbaren Termine zu vermeiden.

Stundenanfang

Das Ziel der Stundenanfang-Planung ist es, den Zeitplan des Arztes jede Stunde „zurücksetzen“ zu lassen. Es ermöglicht eine festgelegte Anzahl von Terminen pro Stunde, wobei am Ende jeder Stunde ein offener Zeitblock für administrative Aufgaben verbleibt oder zu diesem Zeitpunkt für die Bedürfnisse des Arztes verwendet werden kann. Manchmal werden alle Patienten für eine Stunde zu Beginn dieser Stunde geplant und in der Reihenfolge ihrer Ankunft angezeigt. Andere Zeiten, Komplexe Termine sind für die erste Hälfte der Stunde geplant, Der Rest der Patienten dieser Stunde kommt zur halben Stunde an.

Bevor eine Praxis beschließt, eine Top-of-the-Hour-Planung zu implementieren, schlägt Cain vor, eine detaillierte Überprüfung der historischen Daten durchzuführen, um die durchschnittliche Anzahl der gesehenen Patienten, die Patientenkontaktzeit und die Anzahl der erforderlichen Work-in-Besuche vorherzusagen und die Wahrscheinlichkeit von Nichterscheinen.

Vorteile:

• Notfallbesuche oder Termine am selben Tag sind aufgrund der Zeit am Ende des Blocks einfacher möglich.
• Es ist weniger wahrscheinlich, dass Ärzte bei administrativen Aufgaben in Rückstand geraten, wodurch vollständigere und genauere Patientenakten erzielt werden.

• Patienten können verärgert sein, wenn sie bemerken, dass andere Patienten die gleiche Terminzeit erhalten haben. Eine Erklärung erfordert einige Finesse von Ihrem Personal an der Rezeption.
• Wenn der Block nicht rechtzeitig beendet wird, kommt es im Laufe des Tages zu Backups.

Clusterplanung

Bei der Clusterplanung werden Patienten mit ähnlichen Untersuchungstypen, Zuständen oder Behandlungen gruppiert und innerhalb eines bestimmten Zeitblocks während des Tages geplant. Zum Beispiel, Eine Praxis könnte „Injektionsnachmittage“ oder „Verfahrensnachmittage“ haben.“ Abgesehen von den normalen Überlegungen wie der Verfügbarkeit von Untersuchungsräumen und der Anzahl der Support-Mitarbeiter müssen Sie auch Dinge wie die Anzahl der verfügbaren chirurgischen Instrumente sowie die Bearbeitungszeit für die Sterilisation berücksichtigen.

Vorteile:

• Optimierte Termintypen ermöglichen es, eine große Anzahl von Patienten in kurzer Zeit zu sehen.
• Verkürzte Wartezeit für Patienten, die monatlich zu chronischen Behandlungen zurückkehren.

Nachteile:

• Das Ausführen sich wiederholender Aufgaben kann das Risiko von Arzt- oder Technikfehlern erhöhen.
• Personalengpässe (z. B. Call-Outs) wirken sich besonders auf diese Art der Terminplanung aus.
• Patientenverfügbarkeit und -aktualität spielen ebenso eine Rolle wie geografische Überlegungen. Zum Beispiel könnten Sie in einem Gebiet mit strengen Wintern üben, was zu chronischen Schmerzen aufgrund von späten Patienten führen kann.

Zachary Cains 6 Schritte zu einem No-Fail-Scheduling-System

1. Legen Sie ein Ziel für Patienten fest, die jeden Tag gesehen werden sollen.
2. Erstellen Sie Termintypen basierend auf den Praxisanforderungen unter Verwendung realistischer Arztzeiten für jeden Termintyp.
3. Bauen Sie ein leistungsstarkes Team aus Verwaltungs- und Klinikpersonal auf.
4. Ermöglichen Work-in-Besuche von etablierten und neuen Patienten.
5. Kommunizieren Sie den ganzen Tag.
6. Feedback von Ärzten, Patienten und Mitarbeitern anfordern