Obwohl das Rechnungswesen größtenteils digital geworden ist, bleibt der Begriff „Schließen der Bücher“ in der Buchhaltungswelt bestehen. In der Vergangenheit bezogen sich die „Bücher“ auf die Journale und Ledger, die verwendet wurden, um Transaktionen zu verfolgen.
Um diese Bücher zu schließen, musste lediglich sichergestellt werden, dass alle Informationen innerhalb eines bestimmten Zeitraums (normalerweise eines Monats) berücksichtigt wurden, damit die in Berichten wie der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung enthaltenen Informationen für diesen Zeitraum korrekt sind. Die Art und Weise, wie Buchhalter die Bücher schlossen, war in den vergangenen Tagen ein viel manueller Prozess, aber das Ziel bleibt dasselbe.
Geschlossene Bücher ermöglichen genaue Berichte. Genaue Berichte wiederum helfen Ihnen, Ihr Geschäft zu führen.
Warum ist es schwierig, die Bücher zu schließen?
An der Oberfläche klingt das Schließen der Bücher einfach. Es kann jedoch aufgrund der Prozesse rund um die periodengerechte Rechnungslegung mühsam sein. Wenn Sie Ihr Geschäft mit der Kassenbuchhaltung betreiben würden, wären Sie meistens fertig, nachdem alle Ihre Transaktionen aufgezeichnet wurden.
Die periodengerechte Rechnungslegung erfasst jedoch Erträge und Aufwendungen, wenn sie anfallen, und nicht, wenn Geld den Besitzer wechselt, was dem Prozess eine Komplexitätsebene hinzufügt.
Der Buchhalter, der die Bücher schließt, muss auch weniger greifbare Posten wie Zinsen oder Abschreibungen berücksichtigen. Dies bedeutet, dass sie nach der Erfassung von Transaktionen die Bücher für diese Art von Kosten anpassen müssen.
Dann gibt es Tests, die der Buchhalter durchführen muss, um sicherzustellen, dass keine Fehler vorliegen. Gutschriften sollten gleich Belastungen sein, und die Bilanz sollte ausgeglichen sein. Wenn diese Dinge nicht passieren, muss der Buchhalter ein wenig graben, um zu sehen, wo die Dinge schief gelaufen sind. Sobald sich alles als korrekt erwiesen hat, werden Abschlussbuchungen vorgenommen, um Erträge und Gewinnrücklagen zu erfassen.
Wie lange dauert es?
Aufgrund der Komplexität, die mit dem Schließen der Bücher verbunden ist, kann es für den durchschnittlichen Buchhalter oft mehrere Wochen dauern, sie zu schließen. Softwarelösungen können den Prozess beschleunigen und Berichte einige Tage nach Ablauf des Zeitraums anbieten.
Je länger es jedoch dauert, desto veralteter werden Ihre Finanzberichte. Schnelle Entscheidungen erfordern Echtzeitdaten. Ihre Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung können Ihnen einiges über die Gesundheit Ihres Unternehmens beibringen. Wenn Sie also nicht lernen, die Bücher selbst zu schließen, lernen Sie, diese Berichte zu lesen und zu analysieren.
Das Schließen der Bücher ist ein gebräuchlicher Buchhaltungsbegriff. Um Ihr Buchhaltungsvokabular aufzufrischen, Schauen Sie sich unsere Liste der Begriffe und Phrasen an, die Sie kennen müssen.