Wie man einen Wohltätigkeitsspaziergang organisiert oder läuft
Fundraising für Ihre gemeinnützige Organisation Ihrer Wahl kann oft wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen. Heute ist eine der beliebtesten Möglichkeiten, wie Menschen proaktiv Geld für wohltätige Zwecke sammeln, interaktive Veranstaltungen. Egal, ob es sich um einen 5-KM-Lauf / Spaziergang, einen Farblauf oder sogar um die extremeren „Tough Mudders“ handelt, sie sind hochwirksame Möglichkeiten, um Aufregung zu erzeugen und Menschen für eine gemeinsame Sache zusammenzubringen.
Wenn eine Wohltätigkeitsveranstaltung wie diese gut zu Ihrer Organisation passt, sollten Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltung einige wichtige Details beachten.
Erster Schritt: Die Planungsphase
Auswahl einer Route: Es ist wichtig, die Route, der Ihre Teilnehmer folgen, und die Entfernung, die sie zurücklegen, sorgfältig zu planen. Einige der häufigsten Strecken für Wohltätigkeitsveranstaltungen sind 5 km, 10 km, Halbmarathon und Marathon.
Eine weitere wichtige Komponente, an die Sie sich erinnern sollten, wenn Sie Ihren Kurs planen, ist, wie umfassend Ihre Wohltätigkeitsveranstaltung sein soll. Die meisten Spendenaktionen möchten so inklusiv wie möglich sein und Menschen jeden Alters und jeder körperlichen Leistungsfähigkeit zur Teilnahme an der Veranstaltung einladen. Allerdings sollten die gewählte Route und der Schwierigkeitsgrad dies widerspiegeln.
Sobald die Route festgelegt wurde, können Sie einige andere Planungsentscheidungen treffen, z. B. die erforderlichen Ressourcen, die Personalgröße, die Sicherheit, den Transport, die Freiwilligen und die Beschilderung.
Sicherheit: Offensichtlich ist Sicherheit von größter Bedeutung. Berücksichtigen Sie bei der Prüfung möglicher Routen die folgenden Schlüsselaspekte:
- Was ist die typische Verkehrsmenge, die entlang der Route fließt?
- Gibt es ausreichend Platz entlang der Straßenschulter, um die Teilnehmer in sicherem Abstand zum Verkehr zu halten?
- Müssen Ihre Teilnehmer während der Route stark befahrene Kreuzungen überqueren?
- Wird der Kurs für die Öffentlichkeit zugänglich sein, sodass Ihre Teilnehmer von nicht angemeldeten Fußgängern unterbrochen werden können?
Wenn Sie sich diese Fragen stellen, können Sie die bestmögliche Route planen und mögliche Gefahren vermeiden.
Transport: Denken Sie an den einfachen Zugang zu Transportmitteln für Teilnehmer und Zuschauer. Ob bequemes Parken oder die Verfügbarkeit öffentlicher Verkehrsmittel, diese gut geplanten Details machen die Veranstaltung für alle Beteiligten weniger hektisch und angenehmer.
Ressourcen und Personal: Die Anzahl der Teilnehmer und Zuschauer, die Sie am Veranstaltungstag erwarten, sowie die Kurslänge sind die beiden Hauptfaktoren, die die Größe Ihres freiwilligen Personals und die benötigten Ressourcen bestimmen. Hier ist eine Liste der Elemente, die häufig von Walking- und Laufveranstaltungen verwendet werden:
- Funkgeräte
- Seil, Klebeband und Kegel zur Kursmarkierung
- Beschilderung für Start- und Zielbereiche
- Beschilderung für Service- und Unterstützungsbereiche
- Tragbare Toiletten
- Mülleimer
- Lebensmittel
- Wasser
- Zelte
- Tische
- Bühne für die Preisverleihung
- PA-System
- Generator
Wenn Sie sich Ihren Streckenplan ansehen, können Sie Ihre Wasserstopps, Mülleimer, tragbaren Toiletten, Konzessionsstände usw. strategisch positionieren.
Legalitäten eines Wohltätigkeitswanderwegs oder -laufs: Erkundigen Sie sich bei Ihren örtlichen Stadtbeamten, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Genehmigungen und Genehmigungen für Ihre Veranstaltung erhalten.
Zweiter Schritt: Teilnehmer finden
Marketing für Ihre Veranstaltung: Jetzt, da die Planungsphase abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, Aufregung zu erzeugen und das Wort zu verbreiten. Glücklicherweise können Sie in der heutigen Welt der wachsenden Technologie Ihre Veranstaltung erfolgreich veröffentlichen, unabhängig von Ihrem Budget. Offensichtlich wird traditionelles Marketing aus Post-, Fernseh-, Radio- und Zeitungsanzeigen bestehen. Diese werden jedoch ein größeres Budget erfordern. Für diejenigen, die einen budgetfreundlicheren Ansatz benötigen, Die folgenden sind ideal, um für Aufsehen bei Ihrer Wohltätigkeitsveranstaltung zu sorgen:
- Offizielle Website – Dies ist eine wichtige Ressource, um die Öffentlichkeit, Medien und interessierte Sponsoren für weitere Informationen zu leiten.
- Facebook, Twitter, Social Media – Social Media ist perfekt, um eine große Gruppe von Menschen zu erreichen und Begeisterung für Ihre bevorstehende Veranstaltung zu schaffen. Eine separate Facebook-Fanseite oder Twitter-Seite für Ihre Veranstaltung ist eine großartige Möglichkeit, Freunde einzuladen und sie zu ermutigen, andere zu rekrutieren, um sich für die Sache zu engagieren.
- E–Mail-Werbung – E-Mail ist ein großartiges Tool, um Ihre Veranstaltung bekannt zu machen und die Teilnehmer auf dem Laufenden zu halten. Senden Sie der Kontaktliste Ihrer Organisation eine E-Mail mit Informationen zu Ihrer Veranstaltung und einem Link zu Ihrer Website. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie „Teilen“ -Schaltflächen in Ihre E-Mails aufnehmen, damit der Empfänger sie leicht an einen Freund weitergeben kann. Fügen Sie auf Ihrer Website, Facebook-Seite und Twitter-Seite eine Funktion hinzu, mit der der Besucher Ihrer Mailingliste beitreten kann.
Schritt drei: Teilnehmerregistrierung
Unabhängig davon, ob Sie einen einfachen Papierregistrierungsprozess verwenden oder ein Online-Event-Management-System implementieren möchten, mit dem Sie ein benutzerdefiniertes Online-Registrierungsformular und -Prozess erstellen können, finden Sie hier einige Fragen, die Sie in das Formular aufnehmen sollten:
- Name
- Adresse
- Telefon
- Alter
- Geschlecht
- Notfallkontakt
- Hemdgröße (wenn Sie ein kostenloses Hemd mit der Teilnahmegebühr anbieten)
- Wie haben Sie von dieser Veranstaltung erfahren?
- Wie oft haben Sie an dieser Veranstaltung teilgenommen?
- Teamname (wenn Sie Team Fundraising anbieten)
- Was ist Ihr Spendenziel?
- Welche Strecke werden Sie gehen?
Schritt vier: Effektive Kommunikation bis zum Veranstaltungstag
Die Kommunikation mit Registranten vor dem eigentlichen Veranstaltungstag ist eine großartige Möglichkeit, Spannung aufzubauen und eine erfolgreiche Spendenaktion zu garantieren. Teilnehmer, die sich Monate vor der Veranstaltung anmelden, können das Interesse verlieren oder ihre Spendenaktionen verlangsamen, wenn sie nicht regelmäßig engagiert und ermutigt werden.
Denken Sie vor allem daran, Spaß zu haben, egal wie viel Arbeit es kostet! Sie sammeln Geld für eine Sache, für die Sie sich leidenschaftlich interessieren, und bringen andere mit, um sich Ihnen anzuschließen.
