Ein Kontenplan (CoA) ist eine Liste der Konten, die von einem Unternehmen oder einer Organisation verwendet werden, um jede Klasse von Gegenständen zu definieren, für die Geld oder der Gegenwert ausgegeben oder empfangen wird. Ein CoA wird verwendet, um alle Transaktionen zu organisieren und Ausgaben, Einnahmen, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten zu trennen, so dass das Unternehmen ein klares Verständnis der finanziellen Gesundheit des Unternehmens haben kann. Ein gut gestalteter CoA kann die Fähigkeit eines Unternehmens verbessern, Schlüsselbereiche des Geschäfts zu vergleichen, zu verstehen und sich darauf zu konzentrieren.
Zu oft machen Kleinunternehmer den Fehler, für jeden Artikel, den sie eingeben, ein neues Konto zu erstellen. Diese Praxis führt zu unnötigen Lücken (z. B. Konten, die einen Monat lang verwendet werden und dann in den folgenden Monaten weiterhin als 0,00 angezeigt werden) und erschwert das Abrufen der für die Erreichung der Geschäftsziele erforderlichen Schlüsselinformationen erheblich.
Stellen Sie sich beispielsweise vor, ein Unternehmen hat ein Spesenkonto für eine Darlehenszahlung erstellt, wenn diese Art der Zahlung tatsächlich zu einem Haftungskonto gehört. Es wäre ein kostspieliger Fehler, die Zahlung als Aufwand für das Unternehmen und nicht als Reduzierung der Schulden zu erfassen.
Ob wir eine Quickbooks-Überprüfung durchführen oder unsere Buchhaltungsdienste für einen Kunden einrichten, der CoA ist einer der ersten Punkte, die wir angehen, damit wir sicher sein können, dass unsere Kunden ein starkes und organisiertes digitales „Ablagesystem“ haben, das als Grundlage für ihre finanzielle Fitness dienen kann. Hier geben wir Tipps zum Erstellen eines starken CoA und einer grundlegenden Vorlage, die Ihnen helfen kann, loszulegen!
Welche Arten von Konten sind in einem typischen Kontenplan enthalten?
Ein CoA hat typischerweise die folgenden Arten von Konten:
Vermögenswerte
Verbindlichkeiten
Eigenkapital
Einnahmen / Erträge
Kosten der verkauften Waren / Kosten der Dienstleistungen
Betriebskosten
Sonstige Erträge / Aufwendungen
Soll ich meine Konten benennen oder nummerieren?
Beide. Die meisten Unternehmen verwenden ein systematisches Zahlensystem, um jedem Konto im Kontenplan eine Nummer zuzuweisen. Diese werden oft als Kontonummer oder General Ledger (GL) Codes bezeichnet.
Ein typisches numerisches System, um Kontonummern dieser Art von Konten zuzuweisen, wäre:
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Vermögenswerte: 1000 bis 1999
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Verbindlichkeiten: 2000 to 2999
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Eigenkapital: 3000 to 3999
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Einnahmen: 4000 to 4999
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Kosten der Ware: 5000 to 5999
TIPP: Denken Sie beim Hinzufügen von Konten daran, die überarbeitete Liste an alle Mitarbeiter zu verteilen, die diese Liste zum Erfassen von Transaktionen im Buchhaltungssystem verwenden. Mitarbeiter, die nicht direkt an der Buchhaltung beteiligt sind, benötigen eine Kopie des Kontenplans, wenn sie Rechnungen oder andere Transaktionen codieren, und müssen angeben, auf welchem Konto diese Transaktionen erfasst werden sollen.
Sind General Ledger (GL) Codes die einzigen, die ich brauche?
In der Regel haben die meisten GL-Konten ein übergeordnetes Konto (oder Gruppenkonto) sowie Unterkonten, bei denen der gesamte Saldo der Unterkonten den übergeordneten Konten hinzugefügt wird.
Ein übergeordnetes Konto würde beispielsweise „Bargeld und Bargeldäquivalent“ mit den folgenden Unterkonten heißen: hauptprüfung, Sparkonto, Gehaltsabrechnung Bankkonto, etc. In diesem Design wird der Gesamtsaldo der Unterkonten immer gruppiert, um die Summe aller Bankkonten oder das gesamte Bargeld anzuzeigen, über das das Unternehmen zu einem beliebigen Zeitpunkt verfügt.
TIPP: Wenn Sie Ihren Kontenplan manuell einrichten, lassen Sie zwischen den Konten etwas Platz, um neue Konten hinzuzufügen. Nummerieren Sie beispielsweise Ihr Bargeld auf dem Girokonto 1000 und Ihr Debitorenkonto 1100. Das lässt Ihnen viel Platz, um andere Konten hinzuzufügen, um Bargeld zu verfolgen.
Wie sieht ein Kontenplan aus? Laden Sie die Excel-Tabelle unten herunter und verwenden Sie sie als Vorlage für Ihren eigenen Kontenplan:
KOSTENLOSER Download: Kontenplanvorlage
TIPP: Kleine Unternehmen haben nicht alle den gleichen Kontenplan. Welche Konten Sie in den Kontenplan aufnehmen, hängt von der Art des Geschäfts ab. Wenn Sie beispielsweise ein Dienstleistungsunternehmen haben, haben Sie kein Bestandskonto. Wenn Sie ein Unternehmen haben, das Produkte verkauft, benötigen Sie ein Inventarkonto.
Brauchen Sie Hilfe? Kontaktieren Sie uns noch heute und wir können Ihnen helfen, einen Kontenplan zu überprüfen oder einzurichten!