( Abbildung: Google.com )
Genau wie an jedem anderen Ort, an dem Sie Ihre Sachen aufbewahren, kann Google Drive unordentlich werden. Sie erstellen eine oder zwei Dateien, importieren ein paar Dokumente aus Google Mail, akzeptieren einen freigegebenen Ordner und bevor Sie es wissen, ist der ganze Ort eine Katastrophe.
Sie können Dateien in Ihrem Google Drive organisieren, indem Sie sie in Ordnern ablegen und andere konzeptionelle und tatsächliche Tools verwenden, um sicherzustellen, dass Sie immer das finden, was Sie brauchen. Diese Tipps und Ratschläge zeigen Ihnen, wie Sie Dateien in Google Drive organisieren, und sie sollten auch gut funktionieren, wenn Sie Google Drive für die Arbeit verwenden.
Standardansicht festlegen
Sie können Dateien und Ordner in Google Drive auf verschiedene Arten anzeigen. Sie können beispielsweise alles in einer Listen- oder Rasteransicht anzeigen und den Zeilenabstand so einstellen, dass er komfortabel, gemütlich oder kompakt ist. Entscheiden Sie, wie Sie Ihr Google Drive anzeigen möchten, indem Sie mit den Einstellungen herumspielen, bis Sie zufrieden sind. Ich mag Listenansicht mit komfortablen Abstand, so ist das, was Sie in den meisten Screenshots hier sehen.
Die linke Seitenschiene nicht übersehen. Viele Leute konzentrieren sich auf die Mitte des Bildschirms, wenn sie Google Drive betrachten. Wenn es um die Organisation Ihrer Ordner und Dateien geht, stellen Sie jedoch sicher, dass diese linke Schiene vorhanden ist. Sie können Ihre Ordner und Unterordner einfach anzeigen und die Mitte des Bildschirms für den Inhalt des Ordners reservieren, den Sie anzeigen möchten.
Erstellen Sie ein Skelett von Ordnern
Erstellen Sie ein Skelett von Ordnern für sich selbst, wobei Sie die Struktur und die Namen verwenden, die für Sie am besten geeignet sind. Wie organisieren Sie Ihre Dateien und Ordner in anderen Apps? Was fällt Ihnen ein, wenn Sie an ein Dokument denken, das Sie benötigen? Der beste Weg, um herauszufinden, wie Sie Ihre Ordner einrichten, besteht darin, diese beiden Fragen zu beantworten.
Vielen Menschen fällt zuerst der Inhalt ihrer Arbeit ein, daher verwenden sie thematische Namen wie Project X oder School Work für Ordner. Persönlich, Ich klammere mich an Daten. Wenn ich eine Datei finden muss, sei es eine Schrift oder ein Bild, denke ich immer daran, wann ich sie erstellt habe. Als Ergebnis verwende ich Daten stark in meinen Ordner- und Dateinamenskonventionen. Ich habe beispielsweise Ordner für 2019, 2018, 2017 usw. Ich verwende auch Zahlen, die Jahren und Monaten entsprechen. Zum Beispiel bedeutet 1906 das Jahr 2019 und den sechsten Monat oder Juni. Wenn ich mir einen Ordner ansehe, der mit einigen Zahlen beginnt, weiß ich genau, was sie bedeuten, und es hilft mir, die benötigten Dateien schnell zu finden.
Ich habe einige Leute online gesehen, die empfohlen haben, Ihren Ordnernamen ein Emoji hinzuzufügen, um Ihnen mehr visuelle Hinweise zu geben. Nicht! Wenn Sie also versuchen, einen freigegebenen Link zu einem Ordner zu erstellen oder ihn zu exportieren, können die Bilder ihn beschädigen.
Unterordner erstellen
Unterordner sind ein organisatorischer Glücksfall. Mach sie und benutze sie! Sie helfen Ihnen, Ihre Dateien in kleinere und spezifischere Gruppen zu sortieren und zu klassifizieren.
Wenn Sie Ordner erstellt haben, aber nicht herausfinden möchten, welche Unterordner erstellt werden sollen, benötigen Sie diese möglicherweise noch nicht. Sie können auch einen Ordner mit dem Namen DONE oder OLD erstellen, sodass Sie ihn per Drag & Drop dorthin ziehen können, wenn die Arbeit abgeschlossen ist oder ein Ordner nicht mehr verwendet wird.
Farbe verwenden
Farben sind ein großartiger visueller Hinweis, und mit Google Drive können Sie Ihren Ordnern benutzerdefinierte Farben hinzufügen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Ordner, entweder in der Seitenleiste oder im Hauptfenster, und wählen Sie Farbe ändern. Wählen Sie dann die gewünschte Farbe aus.
Ein Trick, den ich benutze, ist, meine aktiven Ordner grün zu machen. Manchmal habe ich Ordner oder Unterordner, die eine Weile im Leerlauf sind, aber ein oder zwei Ordner darunter werden noch verwendet. Ich markiere die aktiven Ordner grün und lasse die anderen grau. Auf diese Weise, wenn ich direkt in meine Arbeit springen möchte, habe ich ein grünes Licht, das mich zu dem Ordner führt, der meine laufenden Arbeiten enthält.
Sterne zu häufig verwendeten Dateien und Ordnern hinzufügen
Mit Google Drive können Sie Dateien und Ordnern einen Stern hinzufügen. Sie tun dies auf die gleiche Weise, wie Sie eine Farbe hinzufügen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner und wählen Sie Zu Favoriten hinzufügen.
Ich empfehle, häufig verwendete Dateien mit einem Stern zu versehen. Auf diese Weise können Sie eine Liste aller Materialien abrufen, auf die Sie regelmäßig zugreifen, unabhängig davon, wo sie sich in Drive befinden, indem Sie auf die markierte Überschrift in der linken Leiste klicken.
Von unserer Redaktion empfohlen
Verschieben Sie wichtige ‚Mit mir geteilt‘ -Dateien
Sehen Sie sich die Kopfzeile in der linken Leiste an, die mit mir geteilt heißt. Wenn Sie darauf klicken, wird möglicherweise ein Durcheinander von Dateien und Ordnern angezeigt. Mach dir nicht zu viele Sorgen um sie. Wenn es etwas Wichtiges in diesem Stapel von Sachen gibt, gibt es drei nützliche Dinge, die Sie damit machen können:
Fügen Sie einen Stern hinzu. Das Hinzufügen eines Sterns zu einer Datei, die für Sie freigegeben wurde, funktioniert genauso wie das Hinzufügen eines Sterns zu einer Ihrer eigenen Dateien. Dadurch wird es in der Liste der mit Sternen versehenen Inhalte angezeigt.
Auf Laufwerk speichern/in einen Ordner verschieben. Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Datei zu Ihrem Google Drive hinzuzufügen und in einem Ordner abzulegen. Sie können mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und Verschieben nach auswählen. Navigieren Sie dann im angezeigten Fenster zu dem Ordner, in dem Sie diese Datei aufbewahren möchten. Eine andere Option, die das gleiche tut, ist das Element auszuwählen, die Sie speichern möchten, und klicken Sie dann auf das Google Drive-Symbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms. Sie haben dann die Möglichkeit, es in den Ordner Ihrer Wahl zu verschieben. In jedem Fall erstellen Sie effektiv eine Verknüpfung zur freigegebenen Datei vom neuen Speicherort aus, den Sie auswählen. Die Datei wird weiterhin für alle freigegeben und gehört weiterhin dem ursprünglichen Eigentümer.
Machen Sie eine Kopie. Wenn Sie eine Kopie einer Datei erstellen, die für Sie freigegeben wurde, gehört die neue Kopie Ihnen. Und es ist nur das, eine Kopie. Es ist nicht mehr mit der freigegebenen Datei verbunden, und dieselben Personen haben nicht unbedingt die Berechtigung, darauf zuzugreifen.
Den Papierkorb leeren
Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner aus Google Drive entfernen, wird sie in den Papierkorb verschoben und bleibt dort, bis Sie den Papierkorb entfernen. Je länger Sie Müll aufbauen lassen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie absolut daran glauben, dass alles darin völlig zerstört werden sollte, und dann werden Sie noch länger an Ihrem Müll hängen. Tun Sie sich selbst einen Gefallen und leeren Sie den Müll von Zeit zu Zeit. Es wird helfen, Ihren Google Drive-Speicherplatz auf einem genauen Niveau zu halten, und es wird Ihre geistige Gesundheit helfen, wie Sie versuchen, ein organisiertes Konto zu halten.
Weitere Informationen dazu, wie Sie Google Drive optimal nutzen können, finden Sie in der Geschichte von PCMag, Google Drive-Tipps, die Sie sich nicht entgehen lassen sollten.