5 Arten von Büro-Unordnung, die Ihre Produktivität töten

Unordnung: Die Sammlung von „Sachen“ herumliegen, die Unordnung an Ihrem Arbeitsplatz schafft. Es sabotiert Ihre Produktivität und kann Ihre psychische Gesundheit Tag für Tag beeinträchtigen.

Es ist Zeit, es unter Kontrolle zu bekommen!

Untersuchungen haben gezeigt, dass überfüllte Räume negative Auswirkungen auf Stress und Angstzustände, die Konzentrationsfähigkeit, die Essgewohnheiten und sogar den Schlaf haben. Es schafft auch einen schlechten ersten Eindruck von Ihren wahrgenommenen Fähigkeiten und Fertigkeiten im Büro, wenn jemand an Ihrem Schreibtisch vorbeischaut.

Dieser Artikel befasst sich beispielsweise intensiv mit den Neurowissenschaften hinter dem Entrümpeln. Darin verweist der Autor auf mehrere Studien, die belegen, wie schädlich Unordnung für Ihr Gehirn sein kann und welche positiven Auswirkungen das Entwirren auf Ihre Leistung haben kann. Es ist eine großartige Lektüre für diejenigen von uns, die sich für die seltsame Funktionsweise unseres Gehirns interessieren!

Unordnung sammelt sich an, wenn wir keine Entscheidungen über Dinge treffen oder kein gutes System zum Speichern haben. Es gibt vier grundlegende Schritte, um alles zu organisieren, und sie können auf jede Art von Unordnung angewendet werden.

Häufige Arten von Unordnung und wie man damit umgeht

Nachdem wir nun die Auswirkungen von Unordnung verstanden haben, ist es an der Zeit, bestimmte Problembereiche zu betrachten und Wege zu ihrer Lösung zu finden. Im Büro fällt das meiste Durcheinander in eine dieser fünf Kategorien:

1. Supplies clutter: Schauen Sie sich um Ihren Schreibtisch. Wie viele zufällige Stifte, Bindeklammern, Haftnotizen, Textmarker oder andere Büromaterialien liegen herum? Liefert Unordnung sammelt sich an, wenn:

• Sie haben keine Lagerhäuser für die verschiedenen Vorräte definiert, die Sie regelmäßig verwenden.
• Du hast die schlechte Angewohnheit, Dinge nicht wieder dahin zu bringen, wo sie hingehören, wenn du sie nicht mehr benutzt hast.
• Andere Leute lassen Dinge auf deinen Schreibtisch fallen.

So lösen Sie die Unordnung:

• Beurteilen Sie, welche Vorräte sich am meisten auf Ihrem Schreibtisch ansammeln. Fragen Sie sich, warum dies geschieht, damit Sie zur Ursache gelangen und eine funktionierende Lösung erstellen können.
• Sammeln Sie die Vorräte, enthalten Sie sie, beschriften Sie den Behälter und erstellen Sie ein bestimmtes Zuhause (Lagerort) für diese Gegenstände. Wenn es sich um Dinge handelt, die Sie regelmäßig verwenden, stellen Sie sicher, dass sie an einem leicht zugänglichen Ort aufbewahrt werden, damit Sie sie bei Bedarf leicht abrufen oder weglegen können.
• Bestimmen Sie ein paar Mal am Tag (z. b. kurz vor oder nach dem Mittagessen, kurz bevor Sie am Ende des Tages abreisen), um Ihren Schreibtisch schnell zu reinigen und Unordnung zu beseitigen, damit Ihr Raum sauber und organisiert bleibt.

2. Papierkram: Haben Sie einen Aktenstapel, der zu einem Aktenberg geworden ist? Haben Sie verschiedene E-Mail-Ausdrucke in Ihrem Arbeitsbereich? Hinterlassen Teammitglieder den ganzen Tag Papierkram auf Ihrem Schreibtisch? Papierkram sammelt sich an, wenn:

• Sie drucken Dinge, die nicht gedruckt werden müssen.
• Sie haben kein „incoming“ -Fach eindeutig auf Ihrem Schreibtisch für eingehende Papiere identifiziert.
• Sie enthalten, beschriften und erstellen kein Zuhause (Dateiordner) für Ihr Papier, sobald es auf Ihren Schreibtisch kommt.
• Sie haben keine leeren Dateiordner, auf die Sie leicht zugreifen können, um Dateien zu erstellen.
• Sie denken, dass Dateietiketten perfekt gedruckt werden müssen, oder Sie können die Datei überhaupt nicht erstellen.

Papierkram auflösen:

• Hör auf, Dinge zu drucken, die nicht gedruckt werden sollten.
• Zerkleinern oder recyceln Sie Duplikate oder veraltetes Papier, sobald Sie feststellen, dass es unnötig ist.
• Erstellen Sie eine Datei-on-the-Go-Station. Suchen Sie einen freistehenden, vertikalen Tablettsortierer mit einem oder zwei Abschnitten. Platzieren Sie den Sortierer auf Ihrem Schreibtisch in Reichweite Ihres Sitzplatzes. Lagern Sie es mit einer Auswahl an Dateiordnern, die Sie verwenden. Meine enthält eine Kombination von 1/3 geschnittenen Manila-Ordnern, eine Auswahl von 1/3 geschnittenen Farbordnern und eine Vielzahl von Polyordnern, die ich zum Organisieren meiner Projekte verwende. Möglicherweise möchten Sie auch einen guten Schreibstift, Marker oder Bleistift zum Beschriften Ihrer Ordner verwenden.
• Machen Sie die Etikettierung einfach. Verwenden Sie einen Bleistift, damit er leicht gelöscht werden kann, wenn Sie Zeit haben, ein gedrucktes Etikett zu erstellen. Verwenden Sie die entfernbaren Dateietiketten, die es einfach machen, ein handgeschriebenes Etikett zu erstellen und es später zu entfernen, wenn Sie endlich ein gedrucktes Etikett erstellen. Oder holen Sie sich einen Etikettendrucker und erstellen Sie die Dateietiketten vor Ort.

Einer der Probleme, die Administratoren mit der Papierablage haben, ist, dass sie der Meinung sind, dass Etiketten sauber eingegeben werden müssen, bevor sie die Datei erstellen können. Das ist weit von der Wahrheit entfernt! Der Zweck eines Dateiordners besteht darin, ähnliche Elemente zu enthalten und zu kennzeichnen, damit Sie alles an seinem rechtmäßigen Platz speichern können. Sie können jederzeit ein gedrucktes Etikett später hinzufügen, aber zumindest bekommen es dort geschrieben für jetzt, so dass es beschriftet ist, wenn Sie oder jemand anderes braucht, um es zu finden. Ein handgeschriebenes Aktenordneretikett ist genauso effektiv wie ein schön gedrucktes Etikett. Wenn Sie unbedingt ein perfektes Dateietikett haben müssen, investieren Sie in einen Etikettendrucker, den Sie in Ihrer Schreibtischschublade oder Ihrer Datei-on-the-Go-Station aufbewahren können.

3. Unter dem Schreibtisch Unordnung: Wir haben alle dort gewesen. Ihr Schreibtisch ist ein Durcheinander und Sie müssen es schnell beseitigen, damit Sie die Unordnung unter Ihrem Arbeitsbereich verstauen können, um später damit fertig zu werden. Aber später kommt nie. Sie werden abgelenkt, andere Prioritäten bauen sich auf, und bevor Sie es wissen, scheinen diese zusätzlichen Vorräte, alten Laptops oder Werbeartikel aus dem jährlichen Preisverleihungsbankett unter Ihrem Schreibtisch Wurzeln geschlagen zu haben. Es ist aus den Augen und aus dem Sinn … bis Sie Ihren Zeh darauf stecken, wenn Sie sich an Ihren Computer setzen, oder einen Blick darauf werfen, wenn Sie durch die Bürotür gehen. Und jedes Mal, wenn du dich daran erinnerst, dass es da ist, hat es einen negativen Einfluss auf dich, sowohl physisch als auch mental!

So beheben Sie Unordnung unter dem Schreibtisch:

• Beurteilen Sie, was sich am meisten unter Ihrem Schreibtisch ansammelt. Bist du derjenige, der Dinge dort hinstellt, oder sammelt es sich an, weil andere Dinge in deinen Raum fallen lassen?
• Erstellen Sie einige ausgewiesene Ablagefächer in der Nähe (aber nicht auf oder unter) Ihrem Schreibtisch, wenn die Gegenstände wirklich erfordern, dass Sie etwas mit ihnen tun, bevor sie gehandhabt werden können. Achten Sie darauf, sie zu beschriften, damit jeder weiß, was wohin geht.
• Informieren Sie Ihre Teammitglieder darüber, wo sich die richtigen Lagerplätze für die Gegenstände befinden, die sie an Ihrem Schreibtisch ablegen.
• Legen Sie ein paar Mal pro Woche oder am Ende eines jeden Tages fest, um eine schnelle Beurteilung unter dem Schreibtisch durchzuführen und die Unordnung zu beseitigen, damit Sie am nächsten Tag mit einem offenen und erfrischten Arbeitsbereich gehen können.

4. Schreibtisch- oder Aktenschublade: Ah, die berüchtigte Junk-Schublade! Wer hatte noch keinen davon? Um einen Raum schnell aufzuräumen, räumen wir ihn ab und werfen ihn in den geschlossenen, geschlossenen Raum einer Schublade oder eines Schranks, wo wir Dinge schnell verstecken können. Das Problem ist, dass wir selten zurückgehen und es später aufräumen. Und wenn Sie das nächste Mal etwas aus dieser Schublade brauchen, beginnt das Stöbern.

So beheben Sie die Unordnung in der Schreibtisch- oder Aktenschublade:

• Enthalten und beschriften Sie die Vorräte in Ihren Schubladen, um schnell und einfach darauf zugreifen zu können. Verwenden Sie Gummibänder, Reißverschlusstaschen oder kleine Behälter und Körbe. Dies hilft Ihnen, Dinge schnell wegzulegen, wenn Sie es eilig haben.
• Wenn Sie Ihren Schreibtisch unbedingt schnell durchwühlen müssen, bewahren Sie ihn in einem übergroßen Umschlag oder einer Reißverschlusstasche auf, damit er enthalten bleibt, bis Sie ihn später entsprechend sortieren können.
• Wenn Sie einen Haufen Schubladen haben, die außer Kontrolle geraten sind, wählen Sie eine Schublade pro Tag und wenden Sie die vier Schritte an, um alles zu organisieren, bis Sie alles gesammelt, enthalten, beschriftet und in seinem ständigen Zuhause haben.

5. Speicher-Clutter: Von all dem Durcheinander, das wir ansammeln, ist das „Gedächtnis“ -Durcheinander am schwierigsten zu bewältigen, da wir im Gegensatz zu Dateiordnern und Büroklammern eine emotionale Bindung daran haben. Memory Clutter gibt es in vielen Formen: Das Gag-Geschenk „World’s Best Admin“, das an Ihrem Telefon sitzt, die Erinnerungsstücke von der Konferenz, an der Sie letztes Frühjahr teilgenommen haben, oder die 86 Katzenzeichnungen, die Ihr Kind Ihnen geschenkt hat. Der professionelle Organisator Peter Walsh beschreibt Memory Clutter als „das Zeug, um das Sie sich Sorgen machen, wenn Sie es loslassen, verlieren Sie das Gedächtnis“, und es ist der Bereich, in dem ich von Leuten, die an unserer 5-tägigen Organize Your Workspace Challenge teilnehmen, am meisten zurückgedrängt werde. Sie wollen ihre Familienfotos oder andere persönliche Gegenstände nicht aufgeben – schließlich macht das ihren Schreibtisch einzigartig „zu ihrem.“ Wenn sie diese Unordnung jedoch aus ihrem Raum entfernen, können sie die Ruhe, die damit einhergeht, nicht glauben!

So lösen Sie Speicherunordnung auf:

• Entfernen Sie alle Speicherelemente aus Ihrem Speicherplatz. Legen Sie sie in eine Schachtel und beschriften Sie sie, damit sie nicht verloren gehen. Geben Sie sich dann mindestens 5-10 Tage Zeit, um in Ihrem Bereich ohne alle Speicherelemente zu arbeiten, bevor Sie entscheiden, was Sie behalten oder wieder in Ihren Arbeitsbereich einfügen möchten.
• Achten Sie darauf, wie Sie sich in Ihrem Raum ohne all diese Speicherelemente fühlen. Hören Sie sich auch die Kommentare an, die Leute machen, wenn sie an Ihrem Schreibtisch vorbeischauen. Was fällt Ihnen auf?
• Wenn Sie unbedingt einige Speicherelemente in Ihrem Arbeitsbereich haben müssen, beschränken Sie sich auf die ein oder zwei wichtigsten.
• Wenn Sie diese Elemente einfach nicht loslassen können, sollten Sie die angezeigten Elemente drehen, anstatt immer alles sichtbar zu haben.
• Machen Sie Fotos von den Gegenständen. Sie können das Element und den Moment, in dem es sich befindet, erfassen und digital speichern. Wenn es karrierebezogen ist, fügen Sie die Bilder zu Ihrem professionellen Portfolio hinzu, damit Sie den Erfolg oder die Leistung für zukünftige gemeinsame Nutzung und Referenz dokumentiert haben.

Es ist Zeit, die Unordnung an den Straßenrand zu treten!

Unordnung ist nicht nur ärgerlich und unansehnlich. Es hat einen sehr realen Einfluss auf unsere körperliche, geistige und emotionale Gesundheit und spielt eine große Rolle dabei, wie unsere Führungskräfte und Kollegen uns wahrnehmen. Es macht uns weniger produktiv und ängstlicher. Aber es muss nicht so sein! Mit ein paar einfachen Organisationsfähigkeiten und ein wenig Entschlossenheit können wir Unordnung aus unserem Büro verbannen und Ruhe in unseren Arbeitsbereich bringen!