(afbeelding: Google.com)
net als elke andere plaats waar je je spullen bewaart, kan Google Drive rommelig worden. Je maakt een bestand of twee, importeert een paar documenten uit Gmail, accepteert een gedeelde map, en voordat je het Weet, is de hele plaats een ramp.
u kunt bestanden in uw Google Drive organiseren door ze in mappen te plaatsen en andere tools te gebruiken, zowel conceptueel als actueel, om ervoor te zorgen dat u altijd kunt vinden wat u nodig hebt. Deze tips en adviezen laten u zien hoe u bestanden in Google Drive kunt organiseren, en ze moeten ook goed werken als u Google Drive for Work gebruikt.
Stel uw standaardweergave in
u kunt bestanden en mappen in Google Drive op verschillende manieren bekijken. U kunt bijvoorbeeld Alles weergeven in een lijst of rasterweergave, evenals de regelafstand Instellen om comfortabel, gezellig of compact te zijn. Bepaal hoe u naar uw Google Drive wilt kijken door te spelen met de instellingen totdat u tevreden bent. Ik hou van lijstweergave met comfortabele afstand, dus dat is wat je ziet in de meeste screenshots hier.
kijk niet uit over de linker zijrail. Veel mensen richten zich op het midden van het scherm als ze kijken naar Google Drive. Als het gaat om het organiseren van uw mappen en bestanden, echter, zorg ervoor dat u ervoor te zorgen dat de linker rail. U kunt uw mappen en submappen gemakkelijk te zien en reserveer het midden van het scherm voor de inhoud van de map die u kiest om te bekijken.
Maak een skelet van mappen
Maak een skelet van mappen voor uzelf met behulp van welke structuur en namen het beste voor u werken. Hoe organiseer je je bestanden en mappen in andere apps? Wat schiet je te binnen als je denkt aan een document dat je nodig hebt? De beste manier om erachter te komen hoe het opzetten van uw mappen is om deze twee vragen te beantwoorden.
voor veel mensen komt eerst de inhoud van hun werk in gedachten, zodat ze thematische namen gebruiken zoals Project X of schoolwerk voor mappen. Persoonlijk hou ik me vast aan afspraakjes. Als ik een bestand moet vinden, of het nu een stuk schrift of een foto is, denk ik altijd aan wanneer ik het heb gemaakt. Als gevolg daarvan gebruik ik Data zwaar in mijn map en bestand naamgeving conventies. Ik heb bijvoorbeeld mappen voor 2019, 2018, 2017, enzovoort. Ik gebruik ook getallen die overeenkomen met jaren en maanden. 1906 betekent bijvoorbeeld het jaar 2019 en de zesde maand, of juni. Als ik kijk naar een map die begint met een aantal nummers, Ik weet precies wat ze betekenen, en het helpt me snel vinden van de bestanden die ik nodig heb.
ik heb online mensen gezien die aanbevelen dat u een emoji aan uw mapnamen toevoegt om u meer visuele aanwijzingen te geven. Niet doen! Emoji converteren niet altijd goed naar andere formaten, dus wanneer u een gedeelde link naar een map probeert te maken of deze exporteert, kunnen de afbeeldingen deze verbreken.
submappen aanmaken
submappen zijn een organisatorische meevaller. Maak ze en gebruik ze! Ze helpen u bij het sorteren en classificeren van uw bestanden in kleinere en meer specifieke groepen.
als u mappen hebt aangemaakt, maar vastzit om uit te zoeken welke submappen u wilt maken, dan heeft u ze misschien nog niet nodig. U kunt ook een map genaamd gedaan of oud maken, zodat wanneer het werk is voltooid of een map buiten gebruik is, u deze daar kunt slepen en neerzetten.
gebruik kleur
kleuren zijn een geweldige visuele aanwijzing, en met Google Drive kunt u aangepaste kleuren aan uw mappen toevoegen. Klik met de rechtermuisknop op een map, hetzij in de zijbalk of het hoofdvenster, en kies Kleur wijzigen. Selecteer vervolgens de gewenste kleur.
een truc die ik gebruik is om mijn actieve mappen groen te maken. Soms heb ik mappen of submappen die een tijdje inactief zitten, maar één of twee mappen onder hen zijn nog steeds in gebruik. Ik markeer de actieve mappen in groen en laat de anderen grijs. Op die manier, als ik direct in mijn werk wil springen, heb ik een groen licht dat me leidt naar de map die mijn werken bevat die aan de gang zijn.
sterren toevoegen aan veelgebruikte bestanden en mappen
met Google Drive kunt u een ster toevoegen aan bestanden en mappen. U doet het op dezelfde manier als u een kleur toe te voegen: klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map en kies Toevoegen aan Starred.
ik raad aan een ster toe te voegen aan veelgebruikte bestanden. Op die manier, kunt u een lijst van alle materialen die u regelmatig toegang, ongeacht waar ze in Drive, door te klikken op de ster rubriek in de linker rail.
aanbevolen door onze redactie
kijk naar de header in de linker rail genaamd Shared With Me. Klik erop, en een puinhoop van bestanden en mappen kan verschijnen. Maak je niet te veel zorgen over hen. Als er iets belangrijks in die partij zit, zijn er drie nuttige dingen die je ermee kunt doen:
voeg een ster toe. Het toevoegen van een ster aan een bestand dat is gedeeld met u doet hetzelfde als het toevoegen van een ster aan een van uw eigen bestanden. Het maakt het verschijnen in de lijst van Starred content.
Opslaan om te rijden/verplaatsen naar een map. Een andere optie is om het bestand toe te voegen aan uw Google Drive en zet het in een map. U kunt met de rechtermuisknop op het bestand en selecteer Verplaatsen naar. Navigeer vervolgens in het venster dat verschijnt naar de map waar u dit bestand wilt bewaren. Een andere optie die hetzelfde doet is om het item dat u wilt opslaan te selecteren en klik vervolgens op het Google Drive-pictogram in het rechterbovengedeelte van het scherm. Je hebt dan de mogelijkheid om het te verplaatsen naar de map van uw keuze. Hoe dan ook, u effectief een snelkoppeling naar het gedeelde bestand vanaf de nieuwe locatie die u kiest. Het bestand wordt nog steeds gedeeld met iedereen en behoort nog steeds tot de oorspronkelijke eigenaar.
Maak een kopie. Als u een kopie maakt van een bestand dat met u is gedeeld, wordt de nieuwe kopie van u. En het is gewoon dat, een kopie. Het is niet langer verbonden met het gedeelde bestand, en dezelfde mensen hebben niet per se toegang tot het meer.
de prullenbak
dumpen wanneer u een bestand of map uit Google Drive verwijdert, gaat het in de prullenbak en blijft het daar totdat u de prullenbak eruit haalt. Hoe langer je afval laat opbouwen, hoe minder kans je hebt om volledig vertrouwen te hebben dat alles in het volledig vernietigd moet worden, en dan zul je je afval nog langer vasthouden. Doe jezelf een plezier en leeg de prullenbak van tijd tot tijd. Het zal helpen om uw Google Drive-opslagruimte op een nauwkeurig niveau te houden, en het zal uw gezond verstand helpen als u probeert een georganiseerd account te houden.
voor meer informatie over hoe u het meeste uit Google Drive kunt halen, kunt u ook het verhaal van PCMag lezen, Google Drive Tips die u niet kunt missen.