5 soorten kantoor rommel die uw productiviteit te doden

rommel: de verzameling van “spullen” rondslingeren dat leidt tot desorganisatie in uw werkplek. Het saboteert uw productiviteit en kan een negatieve invloed hebben op uw geestelijke gezondheid dag in dag uit.

het is tijd om het onder controle te krijgen!

onderzoek heeft aangetoond dat rommelige ruimtes negatieve effecten hebben op stress-en angstniveaus, het vermogen om te focussen, eetkeuzes en zelfs slaap. Het creëert ook een slechte eerste indruk van uw waargenomen vaardigheden en capaciteiten op het kantoor wanneer iemand stopt bij uw bureau.

dit artikel gaat bijvoorbeeld dieper in op de neurowetenschappen achter decluttering. Daarin verwijst de auteur naar verschillende studies die bewijzen hoe schadelijk rommel kan zijn voor je hersenen, evenals de positieve effecten decluttering kan hebben op uw prestaties. Het is een geweldige lezing voor degenen onder ons die geïnteresseerd zijn in de vreemde manieren waarop onze hersenen werken!

rommel hoopt zich op als we er niet in slagen om beslissingen te nemen over dingen of als we geen goed systeem hebben om het op te slaan. Er zijn vier fundamentele stappen om iets te organiseren, en ze kunnen worden toegepast op elk type rommel.

gemeenschappelijke soorten rommel en hoe ermee om te gaan

nu we het effect van rommel begrijpen, is het tijd om specifieke probleemgebieden te bekijken en manieren te vinden om ze op te lossen. In het bureau valt de meeste rommel onder een van deze vijf categorieën:

1. Supplies rommel: kijk rond uw bureau. Hoeveel willekeurige pennen, binder clips, Sticky notes, markeerstiften of andere kantoorartikelen liggen er rond? Levert rommel accumuleert wanneer:

• u hoeft niet Opslag huizen gedefinieerd voor de verschillende benodigdheden die u regelmatig gebruikt.
• u hebt een slechte gewoonte om dingen niet terug te zetten waar ze thuishoren als u klaar bent met het gebruik ervan.
• andere mensen laten dingen op uw bureau vallen.

problemen met supplies oplossen:

• Beoordeel welke leveringen zich het meest op uw bureau ophopen. Vraag jezelf af waarom dit gebeurt, zodat je bij de oorzaak kunt komen en een oplossing kunt creëren die werkt.
• Verzamel de benodigdheden, neem ze op, label de container en creëer een specifieke thuis (opslaglocatie) voor deze items. Als het dingen zijn die je regelmatig gebruikt, zorg ervoor dat ze worden opgeslagen op een plek die gemakkelijk toegankelijk is, zodat u ze gemakkelijk kunt krijgen of opbergen wanneer dat nodig is.
• Geef een paar keer per dag (bijv. vlak voor of na de lunch, vlak voordat u vertrekt aan het einde van de dag) om een snelle leveringen vegen van uw bureau te doen en verwijder rommel zodat uw ruimte schoon en georganiseerd blijft.

2. Papier rommel: heb je een stapel naar-bestand dat is uitgegroeid tot een berg naar-bestand? Heeft u diverse e-mail afdrukken rond uw werkruimte zweven? Laten teamleden de hele dag papierwerk achter op uw bureau? Papier rommel accumuleert wanneer:

• je drukt dingen af die niet afgedrukt hoeven te worden.
• u heeft geen” inkomende ” lade duidelijk geïdentificeerd op uw bureau voor inkomende papierwerk.
• u bevat, label, en maak geen home (bestandsmap) voor uw papier zodra het op uw bureau komt.
• u hebt geen lege bestandsmappen die gemakkelijk toegankelijk zijn voor het aanmaken van bestanden.
• u denkt dat bestandslabels perfect moeten worden afgedrukt of u kunt het bestand helemaal niet aanmaken.

papier rommel oplossen:

• Stop met afdrukken van dingen die niet zouden moeten worden afgedrukt.
• duplicaten of verouderd papier versnipperen of recyclen zodra u zich realiseert dat het niet nodig is.
• Maak een file-on-the-go station aan. Zoek een vrijstaande, verticale traysorteerder met één of twee secties. Plaats de sorteerder op uw bureau binnen handbereik van waar u zit. Voorraad het met een assortiment van bestandsmappen die u gebruikt. De mijne bevat een combinatie van 1/3 knippen Manilla mappen, een assortiment van 1/3 knippen kleur mappen, en een verscheidenheid van poly mappen die ik gebruik voor het organiseren van mijn projecten. U kunt ook een goede schrijfpen, stift of potlood voor het labelen van uw mappen.
• maak labelen gemakkelijk. Gebruik een potlood zodat het gemakkelijk kan worden gewist als je tijd hebt om een geprint label te maken. Gebruik de verwijderbare bestandslabels die het gemakkelijk maken om een handgeschreven label te maken en gemakkelijk om het later te verwijderen wanneer u eindelijk een geprinte hebt gemaakt. Of neem een label maker en maak het bestand labels ter plaatse.

een van de problemen die admins hebben met papieren archivering is dat ze denken dat labels netjes moeten worden getypt voordat ze het bestand kunnen maken. Dit is verre van de waarheid! Het doel van een bestandsmap is om soortgelijke items te bevatten en te labelen, zodat u alles op de rechtmatige plaats kunt opslaan. U kunt altijd een afgedrukt label later toevoegen, maar op zijn minst krijgen geschreven op daar voor nu, zodat het is gelabeld als u of iemand anders nodig heeft om het te lokaliseren. Een handgeschreven file folder label is net zo effectief als een prachtig geprint label. Als u absoluut een perfect bestandslabel moet hebben, investeer dan in een labelmaker die u in uw bureaulade of uw file-on-the-go-station kunt bewaren.

3. Onder het bureau rommel: we hebben het allemaal meegemaakt. Uw bureau is een puinhoop en je nodig hebt om het snel te wissen uit, zodat u stash de rommel onder uw werkruimte met de bedoeling om te gaan met het later. Maar later komt het nooit. Je wordt afgeleid, andere prioriteiten op te bouwen, en voordat je het weet, die extra benodigdheden, oude laptops, of promotionele items uit de jaarlijkse awards banket hebben schijnbaar gegroeid wortels onder uw bureau. Het is uit het zicht en uit het hart…totdat je je teen erop stoot als je achter je computer gaat zitten, of er een glimp van opvangen als je door de kantoordeur loopt. En elke keer dat je je herinnert dat het er is, heeft het een negatieve impact op je, zowel fysiek als mentaal!

hoe op te lossen onder de bureauclutter:

• beoordeel wat zich het meest onder uw bureau ophoopt. Ben jij degene die dingen daar zet of is het zich ophopen als gevolg van anderen die dingen in je ruimte laten vallen?
• Maak een aantal aangewezen drop-off bakken in de buurt van (maar niet op of onder) uw bureau als de items echt nodig hebt u iets met hen doen voordat ze kunnen worden behandeld. Zorg ervoor dat je ze labelt, zodat iedereen weet wat waar naartoe gaat.
• Informeer uw teamleden over waar de juiste opslagruimte is voor de items die ze aan uw bureau laten vallen.
• Geef een paar keer per week of aan het einde van elke dag een snelle beoordeling onder het bureau en verwijder de rommel zodat u de volgende dag met een open en vernieuwde werkruimte kunt binnenkomen.

4. Bureau of bestand lade rommel: Ah, de beruchte rommel lade! Wie heeft er niet één van deze gehad? In een poging om snel een ruimte op te ruimen, ruimen we het af en dumpen het in de gesloten, ingesloten ruimte van een lade of kast waar we dingen snel kunnen verbergen. Het probleem is, we gaan zelden terug om het later op te ruimen. En de volgende keer dat je iets uit die lade nodig hebt, begint het rommelen.

problemen met bureaulader of bestandslade oplossen:

• bevatten en label de benodigdheden in uw laden voor snelle en gemakkelijke toegang. Gebruik elastiekjes, zip-top zakken, of kleine bakken en manden. Dit helpt je snel dingen weg te zetten als je haast hebt.
• als u uw bureau absoluut snel moet vegen, moet u het in een extra grote envelop of een tas met ritssluiting bewaren, zodat het bewaard blijft totdat u later terug kunt komen en het op de juiste manier kunt sorteren.
• als je een bos Laden hebt die niet onder controle zijn, kies dan één lade per dag en pas de vier stappen toe om iets te organiseren totdat je alles hebt verzameld, opgeslagen, gelabeld, en in zijn permanente huis.

5. Geheugen rommel: Van alle rommel die we verzamelen, “geheugen” rommel is de moeilijkste om mee om te gaan, omdat in tegenstelling tot bestandsmappen en paperclips, we hebben een emotionele gehechtheid aan het. Geheugen rommel komt in vele vormen: de” ‘S werelds beste Admin” gag cadeau dat zit bij je telefoon, de aandenken van de conferentie die u vorig voorjaar bijgewoond, of de 86 kat tekeningen uw kind heeft u geschonken. Professionele organisator Peter Walsh beschrijft geheugen rommel als “de dingen die je je zorgen maakt als je los laat, je verliest het geheugen,” en het is het enige gebied dat ik de meest pushback op van mensen die deelnemen aan onze 5-daagse organiseer je werkruimte uitdaging. Ze willen hun familiefoto ‘ s of andere persoonlijke items niet opgeven – dat is immers wat hun bureau uniek maakt “van hen.”Als ze deze rommel uit hun ruimte verwijderen, kunnen ze de rust die ermee gepaard gaat echter niet geloven!

geheugenproblemen oplossen:

• Verwijder alle geheugenitems uit uw spatie. Plaats ze in een doos en label het zodat het niet verdwaalt. Geef jezelf dan ten minste 5-10 dagen van het werken in uw ruimte zonder al uw geheugenitems voordat u beslist wat u moet houden of terug toe te voegen aan uw werkgebied.
• Besteed aandacht aan hoe u zich voelt werken in uw ruimte zonder al die geheugenitems. Luister ook naar de opmerkingen die mensen maken als ze bij je bureau stoppen. Wat valt je op?
• als u absoluut een aantal geheugenitems in uw werkruimte moet hebben, beperk uzelf dan tot de één of twee belangrijkste.
• als u deze items gewoon niet los kunt laten, overweeg dan om te draaien welke items u op het display hebt in plaats van alles altijd zichtbaar te hebben.
• maak foto ‘ s van de items. U kunt het item vastleggen en het moment waarop het wordt weergegeven en het digitaal opslaan. Als het carrière gerelateerd is, voeg de beelden toe aan uw professionele portfolio, zodat u het succes of de prestatie gedocumenteerd hebt voor toekomstig delen en referentie.

het is tijd om de rommel op de stoep te zetten!

rommel is niet alleen irritant en lelijk. Het heeft een zeer reële impact op onze fysieke, mentale en emotionele gezondheid, en speelt een grote rol in hoe onze executive en collega ‘ s ons zien. Het maakt ons minder productief en angstiger. Maar het hoeft niet zo te zijn! Met een aantal eenvoudige organisatievaardigheden en een beetje vastberadenheid, kunnen we rommel uit ons kantoor verbannen en rust brengen in onze werkruimte!