no clima competitivo de hoje, muitos médicos se contentam em ter um fluxo constante de pacientes a cada dia. No entanto, a não implementação de um sistema estruturado de nomeação pode significar a perda de receitas. O especialista em gestão clínica e o apresentador da AAO2015 Zachary Cain observa que um programa de programação eficaz é essencial para alcançar operações de prática suave e a satisfação tanto da equipe quanto dos pacientes.
existem muitas maneiras diferentes de projetar uma agenda de compromissos,e Caim adverte contra uma abordagem de tamanho único. É tentador marcar um paciente a cada 15, 20 ou 30 minutos. Este método baseado em receitas, conhecido como agendamento padrão, pode adicionar-se a alta produtividade e sucesso financeiro para algumas práticas. Para outros, resulta em longos tempos de espera do paciente, redução da satisfação do paciente, e pouco a nenhum tempo para caminhadas ou consultas de emergência.
um template personalizado projetado com suas necessidades de prática e estilos de trabalho médico em mente pode fazer mais do que aliviar os tempos de espera do paciente e estresse pessoal. Alterar a composição da sua agenda muitas vezes liberta blocos de tempo, permitindo compromissos adicionais. Dependendo da sua receita média por nomeação, pode somar-se a renda real ao longo de um ano. Qual é a estratégia certa para a sua prática? Abaixo, Caim sugere algumas alternativas:
programação integrada
também conhecida como programação longa/curta, as vagas para nomeações são reservadas para exames longos, completos ou curtos. Muitas vezes, um tipo de nomeação é alocado para a primeira metade do dia, enquanto o outro tipo preenche o segundo. Para a prática com vários médicos, o dia é coordenado para que cada médico recebe uma mistura de tipos de consulta (por exemplo, em uma prática de dois médicos, O Doutor 1 pode ver todas as consultas longas na manhã e consultas curtas na tarde. Doutor 2 faria o oposto).
prós:
- ajuda os médicos a entrar na mentalidade de fazer consultas rápidas ou exames completos.
- liberta a área de pré-teste, uma vez que compromissos curtos geralmente não precisam de pré-teste.
- permite um uso mais eficiente do tempo de tecnologia (compromissos mais curtos geralmente requerem pouco tempo de tecnologia).
- elimina qualquer adivinhação na equipe de agendamento, uma vez que você pode antecipar o fluxo de hora a hora.
Cons:
- compromissos curtos às vezes se transformam em compromissos longos.
- deve ter o cuidado de avaliar as necessidades gerais do seu doente para evitar um desequilíbrio nas consultas disponíveis.
Top of the Hour
the goal of top of the hour scheduling is to allow the physician’s schedule to “reset” every hour. Ele permite uma quantidade definida de nomeações por hora, deixando um bloco de tempo aberto no final de cada hora para tarefas administrativas ou para ser reaproveitado para as necessidades do médico naquele momento. Às vezes, todos os pacientes por uma hora são agendados no início dessa hora e vistos na ordem em que chegam. Outras vezes, compromissos complexos são agendados para a primeira metade da hora, com o restante dos pacientes dessa hora chegando na meia hora.
Antes de uma prática decidir implementar a programação de topo da hora, Cain sugere a realização de uma revisão detalhada dos dados históricos para determinar o número médio de pacientes vistos, o tempo de contato do paciente, e para prever o número de visitas de trabalho necessárias e a probabilidade de não shows.
prós:
- visitas de emergência ou compromissos no mesmo dia são mais facilmente acomodados devido à hora no final do bloco.
- os médicos são menos propensos a ficar para trás em tarefas administrativas, alcançando assim registros de pacientes mais completos e precisos.
Cons
- os doentes podem ficar chateados se notarem que outros doentes receberam a mesma hora de consulta. Uma explicação requer alguma delicadeza da sua equipa da recepção.
- não terminar o bloco a tempo resultará em back-ups ao longo do dia.
Cluster de Agendamento
Cluster de agendamento envolve o agrupamento de pacientes com semelhante exame tipos, condições ou tratamentos, e agendamento-los dentro de um determinado bloco de tempo durante o dia. Por exemplo, uma prática pode ter “tardes de injeção” ou “tardes de procedimento”.”Além das considerações normais, como disponibilidade da sala de exames e número de Funcionários de apoio, você também terá que levar em conta coisas como o número de instrumentos cirúrgicos na mão, bem como o tempo de retorno para a esterilização.
prós:
- os tipos de nomeação racionalizados permitem que um grande número de pacientes seja visto em um curto período de tempo.
- tempo de espera diminuído para os doentes que regressam mensalmente para tratamentos crónicos.
Cons:
- realizar tarefas repetitivas pode aumentar o risco de erro médico ou técnico.
- a escassez de pessoal (como call-outs) afeta particularmente este tipo de agendamento.A disponibilidade e a actualidade dos doentes são mais um factor, tal como as considerações geográficas. Por exemplo, você pode praticar em uma área com invernos rigorosos, o que pode causar backups crônicos devido a pacientes tardios.
Zachary Cain ‘ s 6 Steps to a No-Fail schedule System
- Establish a target goal of patients to be seen each day.
- crie tipos de nomeação com base nas necessidades práticas usando horários médicos realistas para cada tipo de nomeação.
- construir uma equipe de alto desempenho de pessoal administrativo e clínico.
- permitir visitas de trabalho de doentes estabelecidos e novos.
- comunicar durante todo o dia.
- solicitar feedback de médicos, pacientes e funcionários