(ilustração: Google.com)
assim como qualquer outro lugar onde você mantém suas coisas, o Google Drive pode ficar confuso. Você faz um arquivo ou dois, importar um par de documentos do Gmail, aceitar uma pasta compartilhada, e antes que você dê por isso, todo o lugar é um desastre.
você pode organizar arquivos em seu Google Drive, colocando-os em pastas e usando Outras ferramentas, tanto conceituais quanto reais, para garantir que você pode sempre encontrar o que você precisa. Estas dicas e pontos de aconselhamento irão mostrar-lhe como organizar arquivos no Google Drive, e eles também devem funcionar bem se você estiver usando o Google Drive para trabalhar.
defina a sua vista por omissão
pode ver ficheiros e pastas no Google Drive de várias formas diferentes. Por exemplo, você pode exibir tudo em uma lista ou grade vista, bem como definir o espaçamento de linhas para ser confortável, aconchegante ou compacto. Decida como você gosta de olhar para o seu Google Drive, brincando com as configurações até que você esteja feliz. Eu gosto de ver a lista com espaçamento confortável, então isso é o que você vai ver na maioria das imagens aqui.
não ignore o lado esquerdo do carril. Muitas pessoas se concentram no centro da tela quando olham para o Google Drive. Quando se trata de organizar suas pastas e arquivos, no entanto, certifique-se de ter a certeza de que carril esquerdo. Você pode ver suas pastas e subpastas facilmente e reservar o centro da tela para o conteúdo de qualquer pasta que você escolher para ver.
Create a Skeleton of Folders
Create a skeleton of folders for yourself using whatever structure and names work best for you. Como você organiza seus arquivos e pastas em outros aplicativos? O que te vem à cabeça quando pensas num documento que precisas? A melhor maneira de descobrir como configurar suas pastas é responder a essas duas perguntas.
para muitas pessoas, o que vem à mente em primeiro lugar é o conteúdo de seu trabalho, então eles usam nomes temáticos como Projeto X ou trabalho escolar para pastas. Pessoalmente, agarro-me a encontros. Quando eu preciso encontrar um arquivo, seja um pedaço de escrita ou uma imagem, eu sempre penso sobre quando eu o criei. Como resultado, eu uso datas pesadamente na minha pasta e convenções de nomenclatura de arquivos. Por exemplo, tenho pastas para 2019, 2018, 2017, e assim por diante. Também uso números que correspondem a anos e meses. Por exemplo, 1906 significa o ano de 2019 e o sexto mês, ou junho. Quando eu olho para uma pasta que começa com alguns números, eu sei exatamente o que eles significam, e isso me ajuda a encontrar os arquivos que eu preciso rapidamente.
vi algumas pessoas online recomendando que adicione um emoji aos nomes das suas pastas para lhe dar mais dicas visuais. Não! Os Emoji nem sempre se convertem para outros formatos bem, então quando você tenta criar um link compartilhado para uma pasta ou exportá-lo, as imagens podem quebrá-lo.
criar subpastas
as subpastas são uma vantagem organizacional. Fá-los e usa-os! Eles ajudam você a classificar e classificar seus arquivos em grupos menores e mais específicos.
se você criou pastas, mas está preso tentando descobrir quais subpastas fazer, então talvez você não precisa deles ainda. Você também pode fazer uma pasta chamada feito ou velho de modo que quando o trabalho é concluído ou uma pasta está fora de uso, você pode arrastá-lo e deixá-lo lá.
Use a cor
as cores são uma óptima deixa visual, e o Google Drive permite-lhe adicionar cores personalizadas às suas pastas. Carregue com o botão direito em qualquer pasta, seja na barra lateral ou na janela principal, e escolha mudar de cor. Então seleccione a cor que deseja.
um truque que eu uso é fazer minhas pastas ativas verde. Às vezes eu tenho pastas ou subpastas que ficam inactivos por um tempo, mas uma ou duas pastas entre eles ainda estão em uso. Destaco as pastas activas em verde e deixo as outras cinzentas. Dessa forma, quando eu quero saltar diretamente para o meu trabalho, eu tenho uma luz verde me guiando para a pasta que contém meus trabalhos que estão em progresso.
adicione estrelas a ficheiros e pastas frequentemente utilizados
o Google Drive permite-lhe adicionar uma estrela a ficheiros e pastas. Você faz da mesma forma que você adiciona uma cor: clique com o botão direito no arquivo ou pasta e escolha Adicionar ao Star.
recomendo a adição de uma estrela a arquivos frequentemente usados. Dessa forma, você pode puxar uma lista de todos os materiais que você acessar regularmente, não importa onde eles estão na unidade, clicando na direção estrelada no trilho esquerdo.
recomendado pelos nossos editores
Take a look at the header in the left rail called Shared With Me. Clique nele, e uma confusão de arquivos e pastas podem aparecer. Não te preocupes muito com eles. Se houver algo importante nesse lote de coisas, há três coisas úteis que você pode fazer com elas:
adicione uma estrela. Adicionar uma estrela a um arquivo que foi compartilhado com você faz a mesma coisa que adicionar uma estrela a um de seus próprios arquivos. Faz com que apareça na lista de conteúdos estrelados.
salve para conduzir/mover para uma pasta. Outra opção é adicionar o arquivo ao seu Google Drive e colocá-lo em uma pasta. Pode carregar com o botão direito no ficheiro e seleccionar mover para. Em seguida, na janela que aparece, navegue para a pasta onde você quer manter este arquivo. Outra opção que faz a mesma coisa é selecionar o item que você deseja salvar e, em seguida, clique no ícone do Google Drive na parte superior direita da tela. Você então tem a oportunidade de movê-lo para a pasta de sua escolha. De qualquer forma, você efetivamente criar um atalho para o arquivo compartilhado a partir do novo local que você escolher. O arquivo ainda é compartilhado com todos e ainda pertence ao proprietário original.
Faça uma cópia. Se você fizer uma cópia de um arquivo que foi compartilhado com você, a nova cópia se torna sua. E é só isso, uma cópia. Ele já não está ligado ao arquivo compartilhado, e as mesmas pessoas não têm necessariamente Permissão para acessá-lo mais.
despeje o lixo
quando você remover um arquivo ou pasta do Google Drive, ele vai para o lixo, e ele fica lá até que você tire o lixo. Quanto mais tempo você deixar o lixo se acumular, menos provável você é de ter total fé de que tudo nele deve ser totalmente destruído, e então você vai ficar com o seu lixo ainda mais tempo. Faz um favor a ti próprio e esvazia o lixo de vez em quando. Ele vai ajudar a manter o seu espaço de armazenamento Google Drive em um nível preciso, e vai ajudar a sua sanidade enquanto você tenta manter uma conta organizada.
para mais informações sobre como aproveitar ao máximo o Google Drive, Você também pode ler a história do PCMag, dicas do Google Drive que você não pode dar ao luxo de perder.