Clutter: a coleção de “coisas” espalhados por aí que cria desorganização no seu local de trabalho. Sabota a sua produtividade e pode afectar negativamente a sua saúde mental dia após dia. Está na hora de O controlar!
a pesquisa mostrou que espaços confusos têm efeitos negativos sobre os níveis de stress e ansiedade, a capacidade de foco, escolhas alimentares e até mesmo sono. Também cria uma má primeira impressão de suas habilidades e habilidades percebidas no escritório quando alguém pára em sua mesa. Este artigo, por exemplo, investiga profundamente a neurociência por trás do decluttering. Nele, o autor faz referência a vários estudos que provam o quão prejudicial a desordem pode ser para o seu cérebro, bem como os efeitos positivos que a decluttering pode ter em seu desempenho. É uma grande leitura para aqueles de nós que estão interessados nas formas estranhas que o nosso cérebro funciona!
a desordem acumula-se quando não tomamos decisões sobre as coisas ou não temos um bom sistema para armazená-la. Há quatro passos básicos para organizar qualquer coisa, e eles podem ser aplicados a qualquer tipo de desordem.
tipos comuns de desordem e como lidar com eles
agora que entendemos o efeito da desordem, é hora de olhar para áreas de problemas específicos e identificar maneiras de resolvê-los. No Instituto, A maior parte da confusão é abrangida por uma destas cinco categorias:
1. Olha à tua volta. Quantas Canetas aleatórias, clips, notas pegajosas, marcadores, ou outros materiais de escritório estão por aí? A confusão acumula – se quando:
- você não tem casas de armazenamento definidas para os vários suprimentos que você usa regularmente.
- você tem o mau hábito de não colocar as coisas de volta onde elas pertencem quando você está acabado de usá-las.Outras pessoas deixam cair coisas na tua secretária.
como resolver a desordem de abastecimento:
- avalie quais os suprimentos que mais se acumulam em sua mesa. Pergunte a si mesmo por que isso acontece para que você possa chegar à causa raiz e criar uma solução que funcione.
- Reúna os suprimentos juntos, os contenha, rotule o recipiente, e crie uma casa específica (local de armazenamento) para estes itens. Se são coisas que você usa regularmente, certifique-se de que eles são armazenados em um local que é fácil de Acessar para que você possa facilmente obtê-los ou colocá-los fora quando necessário.
- designa um par de vezes por dia (e.g. logo antes ou depois do almoço, logo antes de sair no final do dia) para fazer uma varredura rápida de suprimentos de sua mesa e remover clutter para que o seu espaço permanece limpo e organizado.
2. Paper clutter:você tem uma pilha de arquivos que se tornou uma montanha de arquivos? Tem várias impressões de E-mail a flutuar no seu espaço de trabalho? Os membros da equipa deixam papelada na sua secretária durante todo o dia? A desordem de papel acumula-se quando:
- imprimes coisas que não precisam de ser impressas.Não tem uma bandeja” entrada ” claramente identificada na sua secretária para papelada.
- você não contém, etiqueta, e criar uma casa (pasta de arquivo) para o seu papel, assim que ele vem em sua mesa.
- não tem pastas de ficheiros em branco facilmente acessíveis para a criação de ficheiros.
- você acha que as etiquetas dos arquivos têm que ser impressas perfeitamente ou você não pode criar o arquivo em tudo.
como resolver a desordem do papel:
- pára de imprimir coisas que não deviam ser impressas.Rasgue ou recicle duplicados ou papel desactualizado assim que perceba que é desnecessário.
- crie uma estação file-on-the-go. Encontre um separador de bandeja vertical livre com uma ou duas secções. Coloque o sorter em sua mesa ao alcance do braço de onde você se senta. Armazene – o com uma variedade de pastas de arquivos que você usa. O meu inclui uma combinação de pastas de manila de 1/3 corte, uma variedade de pastas de cor de 1/3 corte, e uma variedade de pastas de poli que eu uso para organizar meus projetos. Você também pode querer incluir uma boa caneta de escrita, marcador, ou lápis para etiquetar suas pastas. Torna a rotulagem fácil. Use um lápis para que ele possa ser facilmente apagado quando você tem tempo para criar um rótulo impresso. Use as etiquetas removíveis de arquivos que tornam mais fácil criar uma etiqueta escrita à mão e fácil de removê-lo mais tarde, quando você finalmente obter um impresso criado. Ou arranja um fabricante de etiquetas e faz as etiquetas dos ficheiros no local.
uma das lutas que os administradores têm com o arquivo de papel é que eles acham que as etiquetas precisam ser digitadas com precisão antes que eles possam criar o arquivo. Isto está longe da verdade! O objetivo de uma pasta de arquivo é conter e rotular itens similares para que você possa então armazenar tudo em seu lugar de direito. Você pode sempre adicionar uma etiqueta impressa mais tarde, mas pelo menos tê-lo escrito lá por enquanto, para que seja rotulado se você ou alguém precisa localizá-lo. Uma etiqueta manuscrita de pasta de arquivo é tão eficaz quanto uma etiqueta lindamente impressa. Se você absolutamente precisa ter uma etiqueta de arquivo perfeito, invista em um fabricante de etiquetas que você pode manter na sua gaveta de mesa ou na sua estação de arquivo-on-the-go.
3. Todos já passámos por isso. Sua mesa é uma bagunça e você precisa limpá-la rapidamente, então você esconde a confusão sob o seu espaço de trabalho com a intenção de lidar com isso mais tarde. Mas depois nunca mais chega. Você se distrai, outras prioridades se acumulam, e antes que você perceba, esses suprimentos extras, laptops velhos, ou itens promocionais do banquete anual de prêmios aparentemente cresceram raízes sob a sua mesa. Está fora de vista e fora de mente…até que você entalhe seu dedo sobre ele enquanto você se senta em seu computador, ou vê-lo quando você entra pela porta do Escritório. E cada vez que você se lembra que ele está lá, ele tem um impacto negativo em você, tanto física quanto mentalmente!
como resolver Debaixo da desk clutter:
- avalie o que mais se acumula Debaixo da sua secretária. Você é o único colocando coisas lá ou está acumulando devido a outros deixando cair coisas em seu espaço?
- crie algumas caixas de entrega designadas perto (mas não em ou debaixo) da sua secretária se os itens realmente requerem que você faça algo com eles antes que eles possam ser manuseados. Certifique-se de rotulá-los para que todos saibam o que vai para onde.
- eduque os membros da sua equipa sobre onde estão os espaços de armazenamento adequados para os itens que estão a deixar na sua secretária.
- designe um par de vezes por semana ou no final de cada dia para fazer uma rápida avaliação por baixo da mesa e remover a desordem para que você possa andar no dia seguinte com um espaço de trabalho aberto e refrescado.
4. A infame gaveta de lixo! Quem é que ainda não comeu um destes? Num esforço para arrumar rapidamente um espaço, limpamo-lo e despejamo-lo no espaço fechado e contido de uma gaveta ou armário onde podemos esconder as coisas rapidamente. O problema é que raramente voltamos e limpamos depois. E da próxima vez que precisares de alguma coisa daquela gaveta, começa a remexer.
como resolver a desordem na gaveta da secretária ou da gaveta dos ficheiros:
- conter e rotular os suprimentos em suas gavetas para acesso rápido e fácil. Usar elásticos, Sacos de plástico, ou pequenos caixotes e cestos. Isso ajuda a arrumar as coisas rapidamente quando você está com pressa. Se tiver de fazer uma varredura rápida da sua secretária, contenha-a num envelope gigante ou num saco de plástico para que fique contido até que possa voltar e ordená-la apropriadamente mais tarde.
- se você tem um monte de gavetas que estão fora de controle, Escolha uma gaveta por dia e aplique os quatro passos para organizar qualquer coisa até que você tenha tudo reunido, contido, rotulado e em sua casa permanente.
5. Confusão de memória: De toda a confusão que acumulamos,” memória ” clutter é a mais difícil de lidar, porque ao contrário de pastas de arquivos e clipes, temos um apego emocional a ele. Memory clutter vem em muitas formas: o” melhor dom de administração do mundo ” gag que se senta ao seu telefone, os memorandos da conferência que você assistiu na primavera passada, ou os 86 desenhos de gato que seu filho lhe deu. O organizador profissional Peter Walsh descreve a confusão de memória como” as coisas que você está preocupado se você deixar ir, você vai perder a memória”, e é a única área que eu recebo o maior impulso de pessoas que participam no nosso desafio de 5 dias organizar o seu espaço de trabalho. Eles não querem entregar suas fotos de família ou outros itens pessoais – afinal de contas, isso é o que faz sua mesa exclusivamente “deles.”Quando eles removem esta confusão do seu espaço, no entanto, eles não podem acreditar na calma que vem com ele!
como resolver a desordem de memória: Remova todos os itens de memória do seu espaço. Coloca-os numa caixa e marca – a para que não se perca. Em seguida, dê a si mesmo pelo menos 5-10 dias de trabalho em seu espaço sem todos os seus itens de memória antes de decidir o que você deve manter ou adicionar de volta para a sua área de trabalho.Preste atenção a como se sente trabalhando no seu espaço sem todos esses itens de memória. Além disso, ouve os comentários que as pessoas fazem quando passam pela tua secretária. Em que reparas?
Clutter isn’t just irritating and unsightly. Tem um impacto muito real na nossa saúde física, mental e emocional, e desempenha um papel importante na forma como o nosso executivo e colegas nos vêem. Torna-nos menos produtivos e mais ansiosos. Mas não tem de ser assim! Com algumas habilidades de organização simples e um pouco de determinação, podemos banir a desordem do nosso escritório e trazer calma para o nosso espaço de trabalho!