I pazienti hanno il diritto di rivedere la loro cartella clinica e/o ottenere una copia e gli operatori sanitari sono in genere autorizzati a pagare una tassa per questo servizio. Tuttavia, con tutte le diverse regole ed eccezioni, le tasse di copia possono essere confuse.
Poiché la maggior parte, se non tutti, i fornitori di assistenza sanitaria sono “entità coperte” ai sensi delle leggi federali sulla privacy e quindi soggette alla legge sulla portabilità e responsabilità dell’assicurazione sanitaria (HIPAA), è importante essere consapevoli delle differenze nella legge statale e federale e sapere quali seguire. In generale, è necessario seguire le regole federali al minimo e se il vostro stato ha regole più severe, fintanto che non sono in contrasto con le regole federali, dovranno essere seguite pure.
Costi di copia
Quando il paziente richiede la propria cartella clinica, alcuni stati consentono agli operatori sanitari di addebitare a un paziente o al loro rappresentante legale una commissione per ogni pagina copiata. Alcuni stati consentono anche ai fornitori di assistenza sanitaria di addebitare una tassa di cancelleria ragionevole.
Tuttavia, la confusione si verifica perché la regola sulla privacy HIPAA, che è legge federale e si applica a quasi tutte le pratiche, ha regole diverse per quanto riguarda ciò che un fornitore di assistenza sanitaria può addebitare quando un paziente richiede le proprie cartelle cliniche. Secondo la regola sulla privacy, di seguito sono riportate le linee guida che gli operatori sanitari devono seguire.
Tassa clericale ragionevole
I medici possono addebitare una “tassa ragionevole basata sui costi”, il che significa che possono addebitare solo:
- Manodopera per la copia delle cartelle cliniche, cartacee o elettroniche;
- Forniture per la copia della cartella clinica su carta o su supporti elettronici portatili, se il paziente richiede che le registrazioni siano fornite in formato elettronico (Se l’ufficio medico conserva le informazioni del paziente in una cartella clinica elettronica, la legge federale richiede che sia fornita al paziente in formato elettronico se i pazienti fanno tale richiesta.);
- Spese di spedizione, se applicabile; e
- Preparazione di un riepilogo della cartella clinica, se il paziente ha accettato tale processo al posto di ottenere la propria cartella clinica effettiva).
Tassa clericale non consentita
Alcuni operatori sanitari addebitano al paziente una tassa per il personale per individuare le cartelle cliniche, soprattutto se le cartelle cliniche sono fuori sede. Anche se questo è consentito in alcuni stati, non è consentito dalla legge federale (quello che si dovrebbe probabilmente seguire). Pertanto, questo non è permesso.
Quando il paziente richiede cartelle cliniche elettroniche o carte cartacee mantenute in formato elettronico, la regola sulla privacy non consente al fornitore di assistenza sanitaria di addebitare più del costo effettivo del lavoro. In altre parole, le tasse per pagina non sono consentite per copie cartacee o elettroniche di cartelle cliniche mantenute elettronicamente. Né la regola sulla privacy consente di addebitare una tassa di recupero delle cartelle cliniche se devono essere localizzate.
Tariffa forfettaria per copie elettroniche di cartelle cliniche mantenute elettronicamente
Un fornitore di assistenza sanitaria può addebitare una tariffa forfettaria per i pazienti che richiedono una copia delle loro cartelle cliniche elettroniche o cartelle cliniche mantenute elettronicamente. Tuttavia, questa tassa non può superare $6.50, comprese le spese di spedizione, manodopera e forniture.
Spese di copia non consentite
È altrettanto importante sapere quando un paziente non può essere addebitato per una copia della propria cartella clinica. Se il tuo stato consente ai pazienti, agli ex pazienti o ai loro rappresentanti di una copia gratuita della parte pertinente del record del paziente necessaria per sostenere un appello in merito all’ammissibilità a un programma di pubblica utilità, come i programmi di assistenza sanitaria per le persone a basso reddito o le prestazioni di invalidità di sicurezza sociale, allora dovresti seguire
Tenere presente che per proteggere la riservatezza del paziente, le cartelle cliniche dovrebbero essere rilasciate solo con un’autorizzazione scritta del paziente (se vivo) o del suo rappresentante legale (se il paziente è deceduto o incompetente).
Sapere quando seguire la legge corretta non è sempre facile. Ma nel caso in cui il paziente richieda le proprie cartelle cliniche, quasi tutti i fornitori di assistenza sanitaria dovranno seguire la legge federale ai sensi della regola sulla privacy. La regola sulla privacy HIPAA si applica solo quando il paziente richiede la propria cartella clinica. Non si applica quando la richiesta proviene da un mandato di comparizione, un piano di assicurazione sanitaria o sulla vita, richiesta avvocato, o qualsiasi altra situazione.
Si prega di seguire questo link al Dipartimento della Salute e dei Servizi umani degli Stati Uniti per ulteriori informazioni su questo argomento: https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/faq/2029/how-can-covered-entities-calculate-the-limited-fee/index.html
Scritto da Kimberly L. Danebrock, JD, BSN, RN,CPPS
Direttore della gestione del rischio, CAPAssurance
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