Nel clima competitivo di oggi, molti medici si accontentano di avere un flusso costante di pazienti ogni giorno. Tuttavia, la mancata attuazione di un sistema strutturato di nomina potrebbe significare la mancanza di entrate. Esperto di gestione clinica e presentatore AAO2015 Zachary Cain osserva che un programma di pianificazione efficace è essenziale per ottenere operazioni di pratica regolare e la soddisfazione sia del personale che dei pazienti.
Ci sono molti modi diversi per progettare un programma di appuntamenti, e Cain mette in guardia contro un one-size-fits-all approccio. Si è tentati di programmare semplicemente un paziente ogni 15, 20 o 30 minuti. Questo metodo basato sulle entrate, noto come programmazione standard, può aggiungere fino ad alta produttività e successo finanziario per alcune pratiche. Per gli altri, si traduce in lunghi tempi di attesa del paziente, ridotta soddisfazione del paziente, e poco o nessun tempo per walk-in o appuntamenti di emergenza.
Un modello di pianificazione personalizzato progettato con le vostre esigenze di pratica e stili di lavoro medico in mente può fare di più che alleviare i tempi di attesa del paziente e lo stress del personale. Alterando la composizione del vostro programma spesso libera blocchi di tempo, consentendo ulteriori appuntamenti. A seconda del reddito medio per appuntamento, potrebbe aggiungere fino a reddito reale nel corso di un anno. Quindi, quale strategia di pianificazione è giusta per la tua pratica? Di seguito, Caino suggerisce alcune alternative:
Scheduling integrato
Noto anche come long/short scheduling, gli slot per appuntamenti sono riservati per esami lunghi e completi o brevi follow-up. Molte volte, un tipo di appuntamento è assegnato alla prima metà della giornata, mentre l’altro tipo riempie il secondo. Per la pratica con più medici, la giornata è coordinata in modo che ogni medico ottenga un mix di tipi di appuntamenti (ad esempio, in una pratica a due medici, il medico 1 potrebbe vedere tutti gli appuntamenti lunghi al mattino e gli appuntamenti brevi nel pomeriggio. Doctor 2 farebbe il contrario).
Pro:
- Aiuta i medici a entrare nella mentalità di fare appuntamenti rapidi o esami completi.
- Libera l’area di pretest, poiché gli appuntamenti brevi di solito non hanno bisogno di pretest.
- Consente un uso più efficiente del tempo tecnologico (gli appuntamenti più brevi di solito richiedono poco tempo tecnico).
- Elimina qualsiasi congettura nella pianificazione del personale, poiché è possibile anticipare il flusso di ora in ora.
Contro:
- Brevi appuntamenti a volte si trasformano in lunghi appuntamenti.
- Deve fare attenzione a valutare le esigenze generali del paziente per evitare uno squilibrio degli appuntamenti disponibili.
Top of the Hour
L’obiettivo di top of the hour scheduling è quello di consentire al programma del medico di “resettare” ogni ora. Esso consente una serie di appuntamenti all’ora, lasciando un blocco di tempo aperto alla fine di ogni ora per le attività amministrative o per essere riproposto per le esigenze del medico in quel momento. A volte, tutti i pazienti per un’ora sono programmati all’inizio di quell’ora e visti nell’ordine in cui arrivano. Altre volte, appuntamenti complessi sono programmati per la prima metà dell’ora, con il resto dei pazienti di quell’ora che arrivano alla mezz’ora.
Prima che una pratica decida di implementare la pianificazione top of the hour, Cain suggerisce di condurre una revisione dettagliata dei dati storici per determinare il numero medio di pazienti visti, il tempo di contatto del paziente e prevedere il numero di visite di lavoro necessarie e la probabilità di no show.
Pro:
- Le visite di emergenza o gli appuntamenti dello stesso giorno sono più facilmente ospitati a causa del tempo alla fine del blocco.
- I medici hanno meno probabilità di rimanere indietro nei compiti amministrativi, ottenendo così cartelle cliniche più complete e accurate.
Contro
- I pazienti possono arrabbiarsi se notano che ad altri pazienti è stato dato lo stesso orario di appuntamento. Una spiegazione richiederà una certa finezza dal personale della reception.
- Non finire il blocco in tempo si tradurrà in back-up nel corso della giornata.
Programmazione cluster
La pianificazione cluster prevede il raggruppamento di pazienti con tipi, condizioni o trattamenti di esame simili e la loro programmazione entro un determinato blocco di tempo durante il giorno. Ad esempio, una pratica potrebbe avere “pomeriggi di iniezione” o “pomeriggi di procedura.”A parte le normali considerazioni come la disponibilità della sala d’esame e il numero di personale di supporto, dovrai anche prendere in considerazione cose come il numero di strumenti chirurgici a disposizione, così come i tempi di consegna per la sterilizzazione.
Pro:
- I tipi di appuntamento semplificati consentono di vedere un gran numero di pazienti in un breve lasso di tempo.
- Riduzione del tempo di attesa per i pazienti che ritornano mensilmente per trattamenti cronici.
Contro:
- L’esecuzione di attività ripetitive può aumentare il rischio di errore medico o tecnico.
- Le carenze di personale (come i call-out) influiscono in particolare su questo tipo di pianificazione.
- La disponibilità e la tempestività del paziente sono più di un fattore, così come le considerazioni geografiche. Ad esempio, si potrebbe praticare in una zona con inverni rigidi, che possono causare backup cronici a causa di pazienti in ritardo.
I 6 passaggi di Zachary Cain per un sistema di pianificazione senza errori
- Stabiliscono un obiettivo obiettivo dei pazienti da vedere ogni giorno.
- Creare tipi di appuntamento in base alle esigenze di pratica utilizzando tempi medici realistici per ogni tipo di appuntamento.
- Crea un team altamente performante di personale amministrativo e clinico.
- Consentire visite di lavoro da parte di pazienti affermati e nuovi.
- Comunicare per tutto il giorno.
- Richiesta di feedback da parte di medici, pazienti e personale