Come organizzare una passeggiata o una corsa di beneficenza
La raccolta di fondi per la tua organizzazione no-profit di scelta può spesso sembrare un compito scoraggiante. Oggi, uno dei modi più popolari persone sono in modo proattivo la raccolta di fondi per beneficenza è attraverso eventi interattivi. Che si tratti di una corsa/camminata 5K, di una corsa a colori o anche dei “duri mudders” più estremi, sono modi altamente efficaci per generare eccitazione e riunire le persone per una causa comune.
Se un evento di beneficenza come questo sembra adatto alla tua organizzazione, ecco alcuni dettagli importanti da tenere a mente quando pianifichi il tuo evento.
Fase uno: La fase di pianificazione
Scelta di un percorso: È importante pianificare attentamente il percorso che i partecipanti seguiranno e la distanza che completeranno. Alcune delle distanze del percorso più comuni per eventi di beneficenza sono 5K, 10K, mezza maratona e maratona.
Un altro componente essenziale da ricordare quando mappare il tuo corso è quanto inclusivo vuoi che il tuo evento di beneficenza sia. La maggior parte delle raccolte di fondi vuole essere il più inclusivo possibile, accogliendo persone di tutte le età e abilità fisiche per partecipare all’evento. Detto questo, il percorso scelto e il livello di difficoltà dovrebbero riflettere questo.
Una volta deciso il percorso, sarà più facile per te prendere alcune delle altre decisioni di pianificazione, come le risorse necessarie, le dimensioni del personale, la sicurezza, i trasporti, i volontari e la segnaletica.
Sicurezza: Ovviamente, la sicurezza è della massima importanza. Quando si considerano le possibili rotte, prendere in considerazione i seguenti aspetti chiave:
- Qual è la quantità tipica di traffico che scorre lungo il percorso?
- C’è uno spazio adeguato lungo la spalla della strada che manterrà i partecipanti a distanza di sicurezza dal traffico?
- I partecipanti dovranno attraversare qualsiasi incrocio occupato durante il percorso?
- Il corso sarà aperto al pubblico, consentendo ai partecipanti di essere interrotti da pedoni non registrati?
Porsi queste domande ti aiuterà a pianificare il miglior percorso possibile, evitando qualsiasi potenziale pericolo.
Trasporti: Tenete a mente la facilità di accesso al trasporto per i partecipanti e gli spettatori. Che si tratti di un comodo parcheggio o della disponibilità dei mezzi pubblici, questi dettagli ben pianificati renderanno l’evento meno frenetico e più piacevole per tutti i soggetti coinvolti.
Risorse e personale: Il numero di partecipanti e spettatori che ci si aspetta il giorno dell’evento, così come la durata del corso sono i due fattori principali che determineranno la dimensione del personale volontario e le risorse necessarie. Ecco un elenco di elementi comunemente utilizzati da camminare e correre eventi:
- radio a Due vie
- Corda, nastro, e coni per il corso di marcatura
- Segnaletica di inizio e fine delle aree
- Segnaletica per i servizi e le aree di supporto
- servizi igienici Portatili
- bidoni della Spazzatura
- Food
- Acqua
- Tende
- Tabelle
- Palco per la cerimonia di premiazione
- PA
- Generatore
Guardando la tua mappa del percorso, si sarà in grado di posizionare strategicamente la vostra acqua si ferma, bidoni della spazzatura, servizi igienici portatili, concessioni si trova, e così via.
Legalità di una passeggiata o di una corsa di beneficenza: assicurati di verificare con i funzionari locali della città per assicurarti di ottenere i permessi e le approvazioni adeguati per il tuo evento.
Fase due: Trovare partecipanti
Marketing per il tuo evento: ora che la fase di pianificazione è terminata, è il momento di iniziare a generare eccitazione e diffondere la parola. Per fortuna, nel mondo di oggi della tecnologia in crescita, è possibile pubblicizzare con successo il vostro evento, non importa quale sia il vostro budget. Ovviamente, marketing tradizionale consisterà di posta, televisione, radio, e annunci sui giornali. Questi, tuttavia, stanno andando a richiedere un budget più ampio. Per chi ha bisogno di un approccio più budget-friendly, i seguenti sono grandi per la creazione di un ronzio circa il vostro evento di beneficenza:
- Sito ufficiale – Questa è una risorsa chiave per indirizzare il pubblico, i media e gli sponsor interessati per ulteriori informazioni.
- Facebook, Twitter, Social Media-Social media è perfetto per raggiungere un grande gruppo di persone e la costruzione di eccitazione per il vostro prossimo evento. Una fan page separata di Facebook o una pagina Twitter per il tuo evento è un ottimo modo per invitare gli amici e incoraggiarli a reclutare altri per essere coinvolti nella causa.
- Email Advertising-E-mail è un ottimo strumento per diffondere la parola circa il vostro evento e mantenere i partecipanti aggiornati. Invia all’elenco dei contatti della tua organizzazione un’e-mail con informazioni sul tuo evento e un link al tuo sito web. Inoltre, assicurati di includere i pulsanti “condividi” nelle tue e-mail per rendere più facile per il destinatario trasmetterlo a un amico. Inoltre, sul tuo sito web, pagina Facebook e pagina Twitter, includere una funzione in cui il visitatore può unirsi alla tua mailing list.
Fase tre: Registrazione dei partecipanti
Se si sceglie di utilizzare un semplice processo di registrazione cartacea o implementare un sistema di gestione degli eventi online che consente di creare un modulo di registrazione online personalizzato e processo, ecco alcune domande da includere nel modulo:
- Nome
- Indirizzo
- Telefono
- Età
- Sesso
- Contatto di emergenza
- Taglia camicia (se stai offrendo una camicia gratuita con la quota di iscrizione)
- Come hai saputo di questo evento?
- Numero di volte che hai partecipato a questo evento?
- Nome del team (se stai offrendo la raccolta fondi del team)
- Qual è il tuo obiettivo di raccolta fondi?
- Quale distanza percorrerai?
Fase quattro: Comunicazione efficace fino al giorno dell’evento
Comunicare con i dichiaranti fino al giorno effettivo dell’evento è un ottimo modo per creare eccitazione e contribuire a garantire una raccolta fondi di successo. I partecipanti che si registrano mesi prima dell’evento possono perdere interesse o rallentare i loro sforzi di raccolta fondi se non sono impegnati e incoraggiati su base regolare.
Soprattutto, non importa quanto lavoro ci vuole, ricordarsi di divertirsi! Stai raccogliendo fondi per una causa ti senti appassionato e portando gli altri a fianco di unirsi a voi.
