Un piano dei conti (CoA) è un elenco dei conti utilizzati da una società o organizzazione per definire ogni classe di elementi per i quali il denaro o l’equivalente è speso o ricevuto. Un CoA viene utilizzato per organizzare tutte le transazioni e per separare le spese, le entrate, le attività e le passività in modo che l’azienda possa avere una chiara comprensione della salute finanziaria dell’entità. Un CoA ben progettato può aumentare la capacità di un’azienda di confrontare, comprendere e concentrarsi su aree chiave del business.
Troppo spesso vediamo proprietari di piccole imprese fanno l’errore di creare un nuovo account per ogni elemento che entrano. Questa pratica si traduce in lacune inutili (ad esempio, account che vengono utilizzati per un mese e poi continuano ad apparire come 0,00 nei mesi successivi), e rende molto più difficile ottenere le informazioni chiave necessarie per raggiungere gli obiettivi di business.
Ad esempio, immagina che una società abbia creato un conto spese per un pagamento di prestito quando questo tipo di pagamento appartiene effettivamente a un conto di passività. Sarebbe un errore costoso registrare il pagamento come una spesa per l’azienda piuttosto che una riduzione del debito di proprietà.
Se stiamo eseguendo una revisione Quickbooks o impostando i nostri servizi di contabilità per un cliente, il CoA è uno dei primi elementi che affrontiamo in modo da poter essere sicuri che i nostri clienti hanno un sistema di “archiviazione” digitale forte e organizzato che può servire come fondamento della loro idoneità finanziaria. Qui, forniamo suggerimenti per creare un CoA forte e un modello di base che può aiutare a ottenere installato e funzionante!
Quali tipi di account sono in un tipico piano dei conti?
Un CoA ha tipicamente i seguenti tipi di conti:
Attività
Passività
Patrimonio netto del proprietario
Ricavi / Proventi
Costo dei beni venduti / Costo dei servizi
Spese operative
Altri proventi/oneri
Devo nominare o numerare i miei conti?
Entrambi. La maggior parte delle aziende utilizza un sistema numerico sistematico per assegnare un numero a ciascun conto all’interno del piano dei conti. Questi sono spesso chiamati numero di conto o codici di contabilità generale (GL).
Un tipico sistema numerico per assegnare i numeri di conto per questo tipo di account, potrebbe essere:
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Attività: 1000 1999
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Passività: 2000 2999
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il Patrimonio netto del Proprietario: 3000 a 3999
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Entrate: da 4000 a 4999
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il Costo delle Merci: da 5000 a 5999
SUGGERIMENTO: Quando si aggiunge conti, ricordate di distribuire la lista aggiornata di tutti i dipendenti che utilizzano questo elenco per la registrazione delle transazioni nel sistema di contabilità. I dipendenti non direttamente coinvolti nella contabilità avranno bisogno di una copia del piano dei conti se codificano fatture o altre transazioni e devono indicare su quale conto tali transazioni devono essere registrate.
I codici general ledger (GL) sono gli unici di cui ho bisogno?
In genere, la maggior parte degli account GL avrà un account padre (o un account di gruppo) e sotto-account in cui tutto il saldo dei sotto-account viene aggiunto agli account padre.
Ad esempio, un account genitore sarebbe denominato “Cash and Cash Equivalent” con i seguenti sotto-account: controllo principale, conto bancario di risparmio, conto bancario del libro paga, ecc. In questo disegno, il saldo totale dei sotto-conti sarà sempre raggruppati insieme per mostrare il totale di tutti i conti bancari o il denaro totale che la società ha in qualsiasi momento.
SUGGERIMENTO :se stai impostando manualmente il Piano dei conti, assicurati di lasciare un po ‘ di spazio tra gli account per aggiungere nuovi account. Ad esempio, numerare il denaro nel conto corrente 1000 e il conto crediti 1100. Che ti lascia un sacco di spazio per aggiungere altri account per monitorare contanti.
Che aspetto ha un piano dei conti? Scarica il foglio di calcolo Excel qui sotto e usarlo come modello per il proprio Piano dei conti:
Download GRATUITO: Piano dei conti Template
SUGGERIMENTO: le piccole imprese non hanno tutti lo stesso piano dei conti. Gli account inclusi nel piano dei conti dipendono dal tipo di attività. Ad esempio, se hai un’attività di assistenza, non avrai un account di inventario. Se hai un’azienda che vende prodotti, avrai bisogno di un account di inventario.
Hai bisogno di assistenza? Contattaci oggi e possiamo aiutarti a rivedere o impostare un piano dei conti!