About FTA

Frequently Asked Questions

D. Recentemente abbiamo emesso un RFP per i servizi di traino con una spesa annuale stimata di circa $150,000. Tuttavia, i motori nei nostri autobus a rotta fissa hanno un difetto, e ora proiettiamo che le spese di traino saranno di almeno $300.000. Questo costituisce un cambiamento cardinale per il quale dovremmo annullare la RFP e ri-offerta? Crediamo che potremmo ottenere un prezzo migliore basato sul nostro utilizzo più elevato. Come dovremmo procedere?

A. Ti consigliamo di modificare la RFP per fornire ai potenziali fornitori una stima più accurata del volume dei servizi richiesti. Ciò potrebbe comportare prezzi più bassi. Tuttavia, se si aggiudica un contratto basato su un requisito di $150.000 in servizi di traino, non è possibile emettere un ordine di modifica contro quel contratto per richiedere il doppio del volume dei servizi. Questo sarebbe un cambiamento cardinale dal momento che va ben oltre il livello di servizi che le parti avevano originariamente in mente quando il contratto è stato aggiudicato. Il tema dei cambiamenti cardinali è discusso nel Manuale di Best Practices Procurement, Sezione 5.1-Modifiche del contratto. (Rivisto: maggio 2017)

D. Siamo in fase di pianificazione per un tram moderno. Abbiamo un consulente a bordo per i lavori di ingegneria preliminare. Recentemente abbiamo scoperto che avremo bisogno di qualcuno per eseguire la supervisione della gestione del progetto per la progettazione, la costruzione, la manutenzione e il funzionamento del tram. Abbiamo anche discusso l’avvio di questo processo ora (per accelerare la progettazione e la costruzione in quanto abbiamo una scadenza stretta) e il nuovo contratto include l’ingegneria preliminare, che deve ancora essere eseguita nella fase 3 del contratto esistente. Ovviamente l’azienda già a bordo per diversi anni ha un bel gamba su un’altra azienda in arrivo e la loro sostituzione. Sembra quasi inutile e uno spreco di risorse di altre aziende per sollecitare formalmente per questo requisito quando l’impresa esistente deve essere considerato quasi un shoo-in. Lo scopo del contratto originale non contemplava la gestione del progetto, quindi il cambiamento ordinandolo potrebbe essere considerato un cambiamento cardinale, e l’emissione di un nuovo contratto a loro sarebbe una situazione unica fonte. C’è un modo per considerare questo come un cambiamento cardinale al contratto esistente o come unica fonte ed emettere un nuovo contratto?

A. Le circostanze descritte non giustificano un ordine di modifica per diversi motivi. In primo luogo, la fase di supervisione della gestione del progetto non era all’interno della contemplazione del concorso originale, e il nuovo lavoro è semplicemente al di là della portata del contratto originale, aggiungendo anni alle prestazioni e sostanzialmente più fondi e sforzi. Se la decisione della tua agenzia è di assegnare il lavoro di supervisione all’incumbent, le tue scelte sono un’aggiunta di sole source al contratto esistente o l’assegnazione di un nuovo contratto di sole source. L’unica giustificazione della fonte, anche se scoraggiata, dovrebbe essere elaborata attraverso adeguati livelli di gestione dell’agenzia per l’approvazione. Dal punto di vista dell’ALS, tuttavia, una RFP competitiva sarebbe di gran lunga preferita, anche se l’operatore storico ha un vantaggio competitivo in virtù del suo attuale lavoro contrattuale. La conduzione di un nuovo concorso precluderebbe qualsiasi domanda in seguito da FTA o dalla comunità di ingegneria professionale. (Recensito: Settembre 4, 2009)

D. Un contratto di carburante può essere modificato per aumentare le quantità e includere luoghi aggiuntivi per la consegna senza essere considerato un cambiamento cardinale al contratto? Siamo un dipartimento della città, e il nostro attuale contratto è attraente per gli altri dipartimenti. Alcuni dei dipartimenti hanno chiesto se il contratto può essere ampliato per includerli. Ciò significherebbe ulteriori posizioni e volume (50.000 galloni su un contratto da 1.200.000 galloni) da aggiungere al contratto che non era originariamente considerato al momento dell’offerta. Gli altri reparti possono usare questo contratto?

A. Il Manuale sugli appalti per le migliori pratiche discute i temi degli appalti congiunti e del “piggybacking” rispettivamente nelle sezioni 3.3.2 e 3.3.4. Lo scenario che descrivi sarebbe considerato un “tag-on” e quindi un cambiamento cardinale. La tua agenzia potrebbe prendere in considerazione un futuro appalto congiunto con altre agenzie locali per il carburante se ritieni che ciò produrrebbe prezzi migliori. La sollecitazione informerebbe gli offerenti dei quantitativi totali stimati che devono essere acquistati dalle agenzie partecipanti e il contratto potrebbe quindi essere strutturato come un contratto di quantità indefinito con quantitativi minimi e massimi. L’accordo di libero scambio prevede che i contratti a tempo indeterminato contengano quantitativi minimi e massimi, che una volta raggiunti richiederebbero una nuova azione di appalto. Questo per proteggere i fornitori e per evitare contratti a tempo indeterminato in cui possono essere effettuati acquisti illimitati ai prezzi originariamente quotati (una situazione mai voluta dalle parti). (Rivisto: maggio 2017)

D. L’imprenditore edile per il nostro progetto di riabilitazione March Point Park ‘n Ride finanziato dall’ARRA ha scoperto alcuni sottopassi saturi entro il primo paio di giorni in loco. Il lavoro si è fermato e la loro stima preliminare di $44,000 è 29% sopra l’importo del contratto, che supera la soglia di cambiamento cardinale 25% stabilita nella nostra politica di approvvigionamento. La mia domanda cerca di chiarire tra la regola del cambiamento cardinale e la clausola delle diverse condizioni del sito. Abbiamo determinato che il lavoro di modifica rientra nell’ambito della competizione originale in quanto queste condizioni fisiche latenti erano sconosciute al momento dell’offerta o dell’ispezione del sito, ma sono necessarie per essere completate al fine di facilitare il resto del lavoro come offerta. I miglioramenti del park ‘ n ride non possono essere completati senza il lavoro di cambiamento per drenare l’acqua dal sito. Considerando la breve timeline prima che la società di asfalto chiuda per l’inverno, non vogliamo fermare i progressi sul Progetto dovendo ridiscuterlo. Parlando con voi, è mia comprensione che la clausola di condizioni del sito diverso sovrascrive la regola del cambiamento cardinale SE si stabilisce che il lavoro di cambiamento è nell’ambito del concorso originale e che il contraente può essere istruito a procedere con il lavoro di cambiamento mentre negoziamo la richiesta di reclamo. Si prega di chiarire la differenza per iscritto e se la mia comprensione è corretta.

A. La clausola delle diverse condizioni del sito ti dà l’autorità contrattuale di procedere con questa condizione imprevista sul luogo di lavoro. Il costo del lavoro supplementare, sebbene sostanziale in relazione al valore iniziale del contratto, non prevale sull’autorità della clausola delle diverse condizioni del sito. Come si nota, un’altra considerazione (al di là del costo del lavoro) è ciò che è stato incluso nel campo di applicazione del concorso originale quando le offerte competitive sono state sollecitate e ricevute. L’IFB e il contratto risultante prevedevano la possibilità che le condizioni del sito fossero materialmente diverse da quelle descritte nell’IFB, condizioni che potevano influire sulla prosecuzione dei lavori, e quindi questo cambiamento delle condizioni del sito rientrava nell’ambito del concorso originale; cioè, tutti gli offerenti sapevano al momento della presentazione delle offerte che potevano essere tenuti a rispondere a condizioni del sito diverse per completare il contratto. Sulla base di quanto precede, non tratteremmo questo come un cambiamento cardinale inammissibile. (Pubblicato: Gennaio, 2010)

Q. Le linee guida FTA consentono di raddoppiare la portata del progetto per un contratto A/E? Questo sarebbe considerato un unico approvvigionamento fonte? Quali preoccupazioni a questo proposito dovrei sapere?

A. Il Manuale sugli appalti per le best practice degli accordi di libero scambio (FTA Best Practices Procurement Manual, BPPM) discute “Ambito contrattuale e cambiamenti cardinali” nella Sezione 5.1. Estratti da quella sezione sono riprodotti di seguito.

“Per quanto riguarda i requisiti FTA che disciplinano le modifiche, la modifica deve rientrare nell’ambito del contratto originale. Se non rientra nell’ambito, è considerato un cambiamento cardinale. Tali modifiche non vengono elaborate correttamente come modifiche ai sensi della clausola Changes, ma vengono elaborate correttamente come nuovi appalti. Cfr.la circolare 4220.1 F, capitolo V 7.b. “Azioni inammissibili” per orientamenti ALS su questo tema.

Nell’ambito generale – Il significato di questa frase è un po ‘ vago ed è stato oggetto di molte interpretazioni da parte di vari organi giudiziari che elaborano proteste e reclami degli appaltatori. La Corte federale dei reclami ha coniato il termine “cambiamento cardinale” per descrivere quei cambiamenti che esulano dallo scopo del contratto. Esistono vari test utilizzati per determinare se una modifica rientra nell’ambito. Un test esamina i cambiamenti nella natura del lavoro da eseguire. Un altro guarda la quantità di sforzo che l’Appaltatore è tenuto a eseguire. Ancora un altro test riguarda se la modifica proposta rientra nel campo di applicazione del concorso originale.

Natura del lavoro – In un caso la corte ha dichiarato che il lavoro modificato è considerato di portata generale se “dovrebbe essere considerato come se fosse stato ragionevolmente e ragionevolmente nella contemplazione delle parti al momento della stipula del contratto.”La Corte federale dei reclami ha dichiarato che il test è se il lavoro svolto è stato “essenzialmente lo stesso lavoro delle parti contrattate al momento dell’aggiudicazione del contratto.”In un altro caso la corte ha dichiarato che un cambiamento cardinale si verifica se le deviazioni ordinate alterano la natura della cosa da costruire. Il principio generale sembra essere che se la funzione o la natura dell’opera modificata è generalmente la stessa dell’opera originariamente richiesta, le modifiche sono considerate nell’ambito generale. Ad esempio, in un contratto per costruire un ospedale dove ci sono stati molti cambiamenti nei materiali utilizzati, ma dove le dimensioni e il layout dell’edificio sono rimasti gli stessi, le modifiche sono state ritenute nell’ambito di applicazione.

Quantità di sforzo – Il secondo test per determinare se un cambiamento è nell’ambito riguarda la quantità di sforzo in termini di interruzione del lavoro e aumenti dei costi sperimentati dal Contraente. In un caso che richiedeva a un subappaltatore di effettuare il riempimento contemporaneamente al lavoro di altri subappaltatori, il cambiamento è stato considerato così dirompente da essere un cambiamento cardinale perché ha aggiunto oltre il 200% al costo del lavoro di riempimento. In un altro caso la corte ha deciso di tenere un processo sulla questione del cambiamento cardinale dove c’erano stati 130 cambiamenti, il tempo di esecuzione era raddoppiato e i costi di million 4.6 milioni sono stati sostenuti al di sopra del prezzo del contratto di million 5.8 milioni. Ma va notato che gli appaltatori hanno raramente avuto successo nel sostenere cambiamenti cardinali sulla base della quantità di sforzo.

Ambito del concorso originale – I concorrenti a volte protestano per l’emissione di modifiche quando ritengono che un nuovo processo di appalto competitivo avrebbe dovuto essere utilizzato per il lavoro modificato. Nel decidere queste cause, i giudici hanno utilizzato il criterio del fatto che la modifica rientrasse nel campo di applicazione del concorso originale, vale a dire ciò che i concorrenti avrebbero dovuto prevedere di rientrare nel campo di applicazione del concorso. Un fattore importante da considerare è ” se la sollecitazione originale adeguatamente consigliato offerenti del potenziale per il tipo di modifiche nel corso del contratto che di fatto si è verificato . . . o se la modifica è di natura che i potenziali offerenti avrebbero ragionevolmente previsto ai sensi della clausola di modifica.”Questo problema è importante perché la clausola dei cambiamenti si presta a potenziali abusi in materia di ordinazione di quantità non originariamente competute. Questa pratica tende a diventare un espediente per evitare i tempi e le spese di una nuova azione di appalto, ma è impropria quando i quantitativi supplementari superano la portata della concorrenza originale. Tali quantitativi supplementari dovrebbero essere acquistati attraverso un nuovo appalto competitivo o trasformati come unica azione di origine con le necessarie approvazioni organizzative.

Numero di modifiche-Il numero di modifiche emesse non è stato un fattore determinante per stabilire se le modifiche cumulativamente rientrino nell’ambito di applicazione. La Commissione dei ricorsi contrattuali ha ritenuto che circa 100 ordini di modifica non erano al di là della portata generale. Un altro caso ha sostenuto che 200 ordini di modifica non erano al di là della portata generale.

Tempo di emissione – Il tempo di emissione delle modifiche non è stato considerato un fattore. In un caso, il funzionario contraente ha emesso sei modifiche dopo il completamento dei lavori, che hanno esteso il periodo contrattuale di 120 giorni, e la corte ha ritenuto che tali modifiche fossero di portata generale.

Cambiamenti nella quantità-I principali cambiamenti nella quantità del lavoro sono stati ritenuti cambiamenti cardinali. Questo principio si applica sia ai cambiamenti additivi che deduttivi. Le maggiori aggiunte al quantitativo dovrebbero essere trasformate in nuovi appalti competitivi. Grandi riduzioni di quantità dovrebbero essere trattate come azioni di risoluzione del contratto. Il Controllore generale ha ritenuto che una modifica che aggiunge quantità al di sopra dei massimi contrattuali fosse al di fuori dell’ambito di applicazione e quindi una modifica cardinale.”

Ci chiederemmo se il lavoro aggiuntivo svolto che causa un aumento del 100% del valore del contratto fosse (1) ragionevolmente all’interno della contemplazione delle parti quando il contratto è stato aggiudicato, e (2) essenzialmente lo stesso lavoro che le parti hanno contrattato al momento dell’aggiudicazione iniziale. Ad esempio, se l’impresa A&E è stata selezionata per progettare un edificio, e durante il corso della progettazione, forse in ritardo nel lavoro di progettazione, è stata necessaria una serie di modifiche progettuali impreviste a causa di vincoli di finanziamento, modifiche al codice di costruzione, ecc., ma l’edificio ha mantenuto il suo carattere essenziale (come nel caso ospedaliero sopra), quindi la crescita dei costi del 100% è probabilmente nell’ambito del contratto. Si dovrà applicare i criteri di cui sopra per la vostra situazione specifica per determinare se il lavoro aggiunto è una modifica ammissibile nell’ambito o se il lavoro aggiunto deve essere trattato come un unico approvvigionamento fonte al di fuori dell’autorità della clausola modifiche. (Rivisto: maggio 2017)

Se piggybacking su un contratto per over-the-road pullman, in cui il contratto originale non aveva un’opzione basso-soffitto (2.5 pollici più corto di un soffitto standard over-the-road coach), sarebbe un acquisto di autobus a basso soffitto dal contratto originale costituire un cambiamento cardinale?

A. Se il passaggio a una configurazione a soffitto basso comporta solo il posizionamento di un controsoffitto falso sotto il soffitto originale, diremmo che si tratta di un cambiamento estetico e non cardinale; se si tratta di rimuovere fisicamente il tetto/soffitto originale e sostituirlo con un altro, lo considereremmo un cambiamento cardinale poiché comporta un cambiamento alla struttura di base del bus. (Pubblicare: Gennaio, 2013)

La nostra agenzia sta cercando di acquistare 5 autobus come un piggyback procurement dalle opzioni disponibili su un altro contratto di sistemi di transito. Dovremo apportare alcune modifiche al contratto come cambiare il sedile del conducente, cambiare il tessuto dei sedili, cambiare le gomme e la tariffa-box, nonché installare attrezzature AVL sul bus. Queste modifiche possono essere elaborate sotto la “clausola changes” o sono considerate un cambiamento cardinale. Se siamo in grado di apportare queste modifiche sotto la “clausola modifiche” siamo tenuti a fare e ICE e/o un’analisi costo/prezzo per ogni modifica?

Riteniamo che le modifiche che descrivi possano essere apportate ai sensi della clausola changes. Sì, è necessario fare un ICE e un’analisi dei costi o dei prezzi per ciascuna delle modifiche. (Pubblicato: Gennaio, 2013)

Recentemente la mia agenzia ha eseguito un contratto per autobus di transito CNG a pavimento basso di quaranta piedi. C’è stata qualche discussione all’interno dell’agenzia sulla riduzione del numero di posti da 40 a 32 per consentire ulteriori posizioni di sicurezza per sedie a rotelle conformi ADA. Uno dei requisiti minimi indicati nella RFP e nei successivi requisiti contrattuali è \ ” al minimo ci saranno 40 posti passeggeri.\”

La riduzione del numero di posti autobus, o il cambiamento nella configurazione dei posti a sedere per consentire più posti a sedere conformi ADA, non sarebbe considerato un cambiamento cardinale. Le modifiche dei posti a sedere non modificheranno la natura del veicolo (ad esempio, dal piano basso al piano alto, dal diesel all’ibrido) né influenzeranno l’integrità del concorso originale (ad esempio, se queste modifiche fossero state conosciute in origine, potrebbero aver influito sul numero di offerenti per il contratto). (Pubblicato: agosto, 2013)

Le mie domande sono: (1) Qual è la definizione di “fuori dallo scopo”? (2) Qual è la definizione di “Cambiamento cardinale”? (3) Qualsiasi modifica al nostro contratto costituisce “al di fuori dello scopo” semplicemente perché il contratto non affronta affatto le modifiche? (4) Abbiamo avuto due precedenti modifiche al contratto di manutenzione & Carburante rilasciato da MOA nel 2010 & 2011. Poiché il nostro contratto non riguarda le modifiche, queste modifiche sarebbero state considerate “al di fuori dello scopo”?

L’unica richiesta di modifica in questo momento è l’estensione del tempo. Lo scopo del lavoro e la tariffa oraria rimarranno gli stessi. Nient’altro cambierà se non la data del contratto.

È l’analisi dell’Agenzia che il nostro manuale sugli appalti richiede una “fonte unica” se è “al di fuori dell’ambito” e riteniamo che questa estensione di un anno sia chiaramente al di fuori dell’ambito come definito nelle linee guida di FTA. Apprezzerei il tuo contributo per aiutarci a capire se un’estensione sarebbe possibile o meno sulla base dell’interpretazione di “al di fuori dello scopo” e “Cambiamento cardinale.”

FTA Best Practice Procurement Manual, Sezione 5.1 discute le modifiche del contratto.

Esistono diversi criteri per determinare quando un cambiamento è nell’ambito o fuori dall’ambito (e quindi un cambiamento cardinale). Uno dei criteri è quello che rientrava nel campo di applicazione della gara originaria, cioè quello che le parti contemplavano al momento della gara. Per i contratti di tipo” a termine ” aggiudicati per servizi per un determinato periodo di tempo (ad esempio, cinque anni), le parti hanno previsto che i servizi sarebbero stati forniti per la durata stabilita nella sollecitazione e nel contratto. I vari offerenti non prevedevano che il contratto sarebbe stato esteso in modo significativo (ad esempio, di un anno supplementare) su base non competitiva. Se gli offerenti avessero previsto future estensioni non competitive, avrebbero probabilmente cambiato le loro proposte per offrire condizioni più interessanti, come un tasso di profitto inferiore? In ogni caso, gli anni supplementari sarebbero stati valutati come opzioni a condizioni concorrenziali rispetto alle proposte iniziali e i prezzi degli anni di opzione sarebbero stati considerati come parte della decisione di aggiudicazione originale dell’appalto. Questo non è stato fatto in questo caso. In assenza di opzioni contrattuali, che sono state valutate e valutate al momento dell’aggiudicazione dell’appalto di base, qualsiasi proroga significativa di un contratto a termine come il suo sarebbe considerata al di fuori del campo di applicazione e quindi una modifica cardinale che richiede una giustificazione unica fonte.

La conclusione sarebbe diversa se il contratto fosse un contratto di tipo di completamento che richiede il completamento di lavori specifici e di articoli consegnabili che, per vari motivi, non possono essere completati entro la data di consegna richiesta. In questi casi la data di consegna potrebbe essere estesa per consentire all’appaltatore di completare i lavori richiesti e consegnare gli articoli specificati nel contratto. Queste estensioni di tempo per consentire il completamento del contratto non rientrerebbero nella clausola di modifiche del contratto e quindi la questione del cambiamento cardinale non è rilevante. Essi rientrerebbero nella clausola Ritardi e quindi le ragioni del ritardo sarebbe considerato se causato dal contraente, il proprietario, o atti di Dio.

Il fatto che il contratto non contenga una clausola di modifica potrebbe significare che il proprietario non ha l’autorità contrattuale di modificare il contratto a meno che il contraente non accetti la modifica. In altre parole, il proprietario non poteva imporre unilateralmente una modifica come poteva in base alla clausola di modifica. Gli stessi principi relativi alle modifiche cardinali si applicherebbero, tuttavia, alle modifiche contemplate – il fatto che il proprietario e il contraente accettino le modifiche non le rende ammissibili se esulano dall’ambito del contratto (come i tribunali hanno interpretato nel tempo tale termine). Ad esempio, se la modifica non rientra nell’ambito del concorso originale (come nel caso della tua situazione), le parti non possono attuare la modifica senza l’approvazione interna dell’Agenzia di una giustificazione di origine esclusiva. (Rivisto: Maggio 2017)

Se la nostra Agenzia ha scelto di modificare il nostro Manuale di approvvigionamento per consentire, a nostra discrezione, un’estensione di un anno di un contratto di servizio di cinque anni e trattare l’estensione come un tipo di azione “change order”, questo sarebbe accettabile per FTA, o l’estensione sarebbe ancora considerata un’azione unica fonte?

Il Manuale di approvvigionamento dell’Agenzia non è il fattore di controllo qui. La politica di ALS preclude all’Agenzia di estendere il contratto a meno che l’Agenzia elabora una giustificazione unica fonte attraverso funzionari di gestione appropriati (indipendentemente da ciò che dice il manuale). Il Manuale dell’agenzia non influisce sul fatto che l’estensione del contratto sia una modifica cardinale o meno e il Manuale non può modificare la natura dell’azione da una modifica cardinale a una modifica contrattuale ammissibile. I fatti del caso (la durata del contratto originale, i parametri di concorrenza originali, i criteri stabiliti dal GAO e varie decisioni giudiziarie, ecc.) determinare ciò che è consentito. Questi fatti richiedono una giustificazione unica fonte al fine di estendere il contratto. (Pubblicato: Settembre, 2013)