(Illustrazione: Google.com)
Proprio come qualsiasi altro posto dove tieni le tue cose, Google Drive può diventare disordinato. Si effettua un file o due, importare un paio di documenti da Gmail, accettare una cartella condivisa, e prima di sapere che, l’intero posto è un disastro.
Puoi organizzare i file nel tuo Google Drive inserendoli in cartelle e utilizzando altri strumenti, sia concettuali che reali, per assicurarti di poter sempre trovare ciò di cui hai bisogno. Questi suggerimenti e punti di consulenza vi mostrerà come organizzare i file in Google Drive, e dovrebbero anche funzionare bene se si sta utilizzando Google Drive per il lavoro.
Imposta la tua vista predefinita
Puoi visualizzare file e cartelle in Google Drive in diversi modi. Ad esempio, è possibile visualizzare tutto in una vista elenco o griglia, nonché impostare l’interlinea in modo che sia comoda, accogliente o compatta. Decidere come ti piace guardare il vostro Google Drive giocando con le impostazioni fino a quando sei felice. Mi piace la visualizzazione elenco con spaziatura comoda, quindi è quello che vedrai nella maggior parte degli screenshot qui.
Non trascurare la guida laterale sinistra. Un sacco di persone si concentrano sul centro dello schermo quando guardano Google Drive. Quando si tratta di organizzare le cartelle e file, tuttavia, essere sicuri di assicurarsi di quella guida a sinistra. Puoi vedere facilmente le tue cartelle e sottocartelle e prenotare il centro dello schermo per il contenuto di qualsiasi cartella tu scelga di visualizzare.
Creare uno scheletro di cartelle
Creare uno scheletro di cartelle per te utilizzando qualsiasi struttura e nomi funzionano meglio per voi. Come si organizzano i file e le cartelle in altre applicazioni? Cosa ti viene in mente quando pensi a qualche documento di cui hai bisogno? Il modo migliore per capire come impostare le cartelle è quello di rispondere a queste due domande.
Per molte persone, ciò che viene in mente prima è il contenuto del loro lavoro, quindi usano nomi tematici come Project X o School Work per le cartelle. Personalmente, mi aggrappo alle date. Quando ho bisogno di trovare un file, che si tratti di un pezzo di scrittura o di una foto, penso sempre a quando l’ho creato. Di conseguenza, uso pesantemente le date nelle convenzioni di denominazione delle cartelle e dei file. Ad esempio, ho cartelle per 2019, 2018, 2017 e così via. Uso anche numeri che corrispondono a anni e mesi. Ad esempio, 1906 indica l’anno 2019 e il sesto mese, o giugno. Quando guardo una cartella che inizia con alcuni numeri, so esattamente cosa significano e mi aiuta a trovare rapidamente i file di cui ho bisogno.
Ho visto alcune persone online raccomandare di aggiungere un’emoji ai nomi delle cartelle per darti più spunti visivi. Non farlo! Emoji non sempre convertire in altri formati bene, così quando si tenta di creare un link condiviso a una cartella o esportarlo, le immagini possono romperlo.
Crea sottocartelle
Le sottocartelle sono una manna organizzativa. Farli e usarli! Essi consentono di ordinare e classificare i file in gruppi più piccoli e più specifici.
Se hai creato cartelle ma sei bloccato cercando di capire quali sottocartelle creare, forse non ne hai ancora bisogno. Si potrebbe anche fare una cartella chiamata DONE o OLD in modo che quando il lavoro è completato o una cartella è fuori uso, è possibile trascinare e rilasciare in là.
Usa colore
I colori sono un ottimo spunto visivo, e Google Drive consente di aggiungere colori personalizzati alle cartelle. Fare clic destro su qualsiasi cartella, sia dalla barra laterale o finestra principale, e scegliere Cambia colore. Quindi selezionare il colore desiderato.
Un trucco che uso è rendere verdi le mie cartelle attive. A volte ho cartelle o sottocartelle che rimangono inattive per un po’, ma una o due cartelle tra loro sono ancora in uso. Evidenzio le cartelle attive in verde e lascio le altre in grigio. In questo modo, quando voglio saltare a destra nel mio lavoro, ho una luce verde che mi guida verso la cartella che contiene i miei lavori che sono in corso.
Aggiungi stelle a file e cartelle di uso frequente
Google Drive consente di aggiungere una stella a file e cartelle. Lo si fa allo stesso modo si aggiunge un colore: fare clic destro sul file o la cartella e scegliere Aggiungi a Starred.
Consiglio di aggiungere una stella ai file usati di frequente. In questo modo, si può tirare un elenco di tutti i materiali a cui si accede regolarmente, non importa dove si trovano in auto, facendo clic sul titolo stellato nella guida di sinistra.
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Sposta importanti file “Condivisi con me”
Dai un’occhiata all’intestazione nella guida sinistra chiamata Condivisa con me. Fare clic su di esso, e un pasticcio di file e cartelle può apparire. Non preoccuparti troppo di loro. Se c’è qualcosa di importante in quel gruppo di cose, ci sono tre cose utili che puoi fare con loro:
Aggiungi una stella. Aggiungere una stella a un file che è stato condiviso con te fa la stessa cosa di aggiungere una stella a uno dei tuoi file. Lo fa apparire nella lista dei contenuti Stellati.
Salva per guidare / spostare in una cartella. Un’altra opzione è quella di aggiungere il file al tuo Google Drive e metterlo in una cartella. È possibile fare clic destro sul file e selezionare Sposta in. Quindi, nella finestra che appare, passare alla cartella in cui si desidera mantenere questo file. Un’altra opzione che fa la stessa cosa è quello di selezionare la voce che si desidera salvare e quindi fare clic sull’icona di Google Drive nella parte in alto a destra dello schermo. Si ha quindi la possibilità di spostarlo nella cartella di vostra scelta. In entrambi i casi, si crea effettivamente un collegamento al file condiviso dalla nuova posizione scelta. Il file è ancora condiviso con tutti e appartiene ancora al proprietario originale.
Crea una copia. Se crei una copia di un file che è stato condiviso con te, la nuova copia diventa tua. Ed è solo che, una copia. Non è più connesso al file condiviso e le stesse persone non hanno necessariamente il permesso di accedervi più.
Scarica il cestino
Quando rimuovi un file o una cartella da Google Drive, va nel cestino e rimane lì fino a quando non estrai il cestino. Più a lungo lasci che la spazzatura si accumuli, meno è probabile che tu abbia totale fede che tutto in essa dovrebbe essere completamente distrutto, e poi ti aggrapperai alla tua spazzatura ancora più a lungo. Fatevi un favore e svuotare la spazzatura di tanto in tanto. Vi aiuterà a mantenere il vostro spazio di archiviazione di Google Drive ad un livello preciso, e aiuterà la vostra sanità mentale, come si tenta di mantenere un account organizzato.
Per ulteriori informazioni su come sfruttare al meglio Google Drive, si può anche leggere la storia di PCMag, Google Drive Suggerimenti che non può permettersi di perdere.