5 Tipi di Office Clutter che uccidono la produttività

Clutter: La raccolta di “roba” in giro che crea disorganizzazione sul posto di lavoro. Sabota la tua produttività e può influire negativamente sulla tua salute mentale giorno dopo giorno.

È il momento di metterlo sotto controllo!

La ricerca ha dimostrato che gli spazi ingombri hanno effetti negativi sui livelli di stress e ansia, sulla capacità di concentrarsi, sulle scelte alimentari e persino sul sonno. Crea anche una scarsa prima impressione delle tue abilità e abilità percepite in ufficio quando qualcuno si ferma alla tua scrivania.

Questo articolo, per esempio, approfondisce le neuroscienze dietro decluttering. In esso, l’autore fa riferimento a diversi studi che dimostrano quanto possa essere dannoso il disordine per il tuo cervello, così come gli effetti positivi che il decluttering può avere sulle tue prestazioni. È un’ottima lettura per quelli di noi che sono interessati agli strani modi in cui il nostro cervello funziona!

Il disordine si accumula quando non riusciamo a prendere decisioni sulle cose o non abbiamo un buon sistema per memorizzarlo. Ci sono quattro passaggi fondamentali per organizzare qualsiasi cosa, e possono essere applicati a qualsiasi tipo di disordine.

Tipi comuni di disordine e come affrontarli

Ora che comprendiamo l’effetto del disordine, è il momento di esaminare specifiche aree problematiche e identificare i modi per risolverle. In ufficio, la maggior parte del disordine rientra in una di queste cinque categorie:

1. Forniture disordine: Guardatevi intorno alla vostra scrivania. Quante penne casuali, clip leganti, note adesive, evidenziatori o altre forniture per ufficio sono in giro? Il disordine delle forniture si accumula quando:

• Non hai case di stoccaggio definite per le varie forniture che usi regolarmente.
• Hai la cattiva abitudine di non rimettere le cose al loro posto quando hai finito di usarle.
• Altre persone lasciano cadere le cose sulla tua scrivania.

Come risolvere il disordine delle forniture:

• Valuta quali forniture si accumulano di più sulla tua scrivania. Chiedetevi perché questo accade in modo da poter arrivare alla causa principale e creare una soluzione che funziona.
• Raccogliere i materiali di consumo, contenerli, etichettare il contenitore e creare una casa specifica (posizione di archiviazione) per questi elementi. Se sono cose che usi regolarmente, assicurati che siano memorizzate in un punto di facile accesso in modo da poterle facilmente ottenere o metterle via quando necessario.
• Designare un paio di volte al giorno (ad es. a destra prima o dopo il pranzo, a destra prima di partire alla fine della giornata) per fare un rapido forniture spazzata della vostra scrivania e rimuovere il disordine in modo che il vostro spazio rimane pulito e organizzato.

2. Disordine di carta: hai un mucchio di file che è diventato una montagna di file? Hai varie stampe di posta elettronica che galleggiano intorno al tuo spazio di lavoro? I membri del team lasciano documenti sulla scrivania per tutto il giorno? Il disordine di carta si accumula quando:

• Si stampano cose che non hanno bisogno di essere stampati.
• Non hai un vassoio “in arrivo” chiaramente identificato sulla tua scrivania per i documenti in arrivo.
• Non contiene, etichetta e crea una home (cartella file) per la tua carta non appena si imbatte nella tua scrivania.
• Non si dispone di cartelle di file vuote facilmente accessibili per la creazione di file.
• Pensi che le etichette dei file debbano essere stampate perfettamente o che non sia possibile creare il file.

Come risolvere il disordine della carta:

• Smetti di stampare cose che non dovrebbero essere stampate.
• Distruggi o ricicla duplicati o carta obsoleta non appena ti rendi conto che non è necessario.
• Creare una stazione di file-on-the-go. Trova una selezionatrice verticale per vassoi autoportante con una o due sezioni. Posizionare il selezionatore sulla scrivania a portata di mano di dove ci si siede. Stock con un assortimento di cartelle di file che si utilizza. Il mio include una combinazione di 1/3 cut Manila cartelle, un assortimento di 1/3 cut cartelle di colore, e una varietà di cartelle poli che uso per organizzare i miei progetti. Si consiglia inoltre di includere una buona penna di scrittura, pennarello o matita per etichettare le cartelle.
• Semplifica l’etichettatura. Utilizzare una matita in modo che possa essere facilmente cancellato quando si ha il tempo di creare un’etichetta stampata. Utilizzare le etichette di file rimovibili che lo rendono facile creare un’etichetta scritta a mano e facile da rimuovere in un secondo momento, quando finalmente si ottiene uno stampato creato. O ottenere un produttore di etichette e rendere le etichette di file sul posto.

Una delle difficoltà che gli amministratori hanno con l’archiviazione cartacea è che pensano che le etichette debbano essere digitate ordinatamente prima di poter creare il file. Questo è lontano dalla verità! Lo scopo di una cartella di file è quello di contenere ed etichettare elementi simili in modo da poter memorizzare tutto nel suo giusto posto. È sempre possibile aggiungere un’etichetta stampata in seguito, ma almeno farlo scrivere lì per ora in modo che sia etichettato se tu o qualcun altro ha bisogno di individuarlo. Un’etichetta di cartella di file scritta a mano è altrettanto efficace di un’etichetta splendidamente stampata. Se è assolutamente necessario disporre di un’etichetta di file perfetto, investire in un produttore di etichette che si può tenere nel cassetto della scrivania o la vostra stazione di file-on-the-go.

3. Sotto il disordine scrivania: Siamo stati tutti lì. La tua scrivania è un disastro e devi cancellarla rapidamente, in modo da nascondere il disordine sotto il tuo spazio di lavoro con l’intenzione di affrontarlo in un secondo momento. Ma dopo non arriva mai. Ti distrai, altre priorità si accumulano e, prima che tu lo sappia, quelle forniture extra, vecchi laptop o articoli promozionali dal banchetto annuale dei premi hanno radici apparentemente cresciute sotto la tua scrivania. È fuori dalla vista e dalla mente until fino a quando non si stub il dito del piede su di esso come ci si siede davanti al computer, o prendere un assaggio di esso quando si cammina attraverso la porta dell’ufficio. E ogni volta che ti ricordi che è lì, ha un impatto negativo su di te, sia fisicamente che mentalmente!

Come risolvere sotto il disordine scrivania:

• Valuta ciò che si accumula di più sotto la tua scrivania. Sei tu quello che mette le cose lì o si accumula a causa di altri che lasciano cadere le cose nel tuo spazio?
• Crea alcuni contenitori di consegna designati vicino (ma non sopra o sotto) alla tua scrivania se gli articoli richiedono veramente di fare qualcosa con loro prima che possano essere gestiti. Assicurati di etichettarli in modo che tutti sappiano cosa va dove.
• Istruisci i membri del tuo team su dove sono gli spazi di archiviazione adeguati per gli oggetti che stanno cadendo alla tua scrivania.
• Designare un paio di volte alla settimana o alla fine di ogni giorno per fare una rapida valutazione sotto la scrivania e rimuovere l’ingombro in modo da poter camminare il giorno successivo con uno spazio di lavoro aperto e aggiornato.

4. Scrivania o file cassetto disordine: Ah, il cassetto spazzatura infame! Chi non ha avuto uno di questi? Nel tentativo di riordinare rapidamente uno spazio, lo eliminiamo e lo scarichiamo nello spazio chiuso e contenuto di un cassetto o di un armadio dove possiamo nascondere rapidamente le cose. Il problema è che raramente torniamo indietro e lo ripuliamo più tardi. E la prossima volta che hai bisogno di qualcosa da quel cassetto, inizia il rovistare.

Come risolvere scrivania o file cassetto disordine:

• Contenere ed etichettare le forniture nei cassetti per un accesso rapido e facile. Usa elastici, borse con zip o piccoli bidoni e cestini. Questo ti aiuta a mettere rapidamente le cose via quando sei di fretta.
• Se devi assolutamente fare una rapida scansione della tua scrivania, contenerla in una busta sovradimensionata o in una borsa con zip in modo che rimanga contenuta fino a quando non puoi tornare indietro e ordinarla in modo appropriato in un secondo momento.
• Se hai un sacco di cassetti fuori controllo, scegli un cassetto al giorno e applica i quattro passaggi per organizzare qualsiasi cosa finché non hai tutto raccolto, contenuto, etichettato e nella sua casa permanente.

5. Disordine di memoria: Di tutto il disordine che accumuliamo, “memoria” disordine è il più difficile da affrontare perché a differenza di cartelle di file e graffette, abbiamo un attaccamento emotivo ad esso. Il disordine della memoria si presenta in molte forme: il regalo gag” Miglior amministratore del mondo ” che si trova vicino al tuo telefono, i ricordi della conferenza a cui hai partecipato la scorsa primavera o gli 86 disegni di gatti che tuo figlio ti ha regalato. L’organizzatore professionista Peter Walsh descrive il disordine della memoria come “la roba che ti preoccupa se lasci andare, perderai la memoria”, ed è l’unica area in cui ottengo il maggior pushback dalle persone che partecipano alla nostra sfida di 5 giorni Organizza il tuo spazio di lavoro. Non vogliono rinunciare alle loro foto di famiglia o altri oggetti personali – dopo tutto, questo è ciò che rende la loro scrivania unicamente “loro.”Quando rimuovono questo disordine dal loro spazio, tuttavia, non riescono a credere alla calma che ne deriva!

Come risolvere il disordine di memoria:

• Rimuovi tutti gli elementi di memoria dal tuo spazio. Mettili in una scatola e etichettalo in modo che non si perda. Poi datevi almeno 5-10 giorni di lavoro nel vostro spazio senza tutti gli elementi di memoria prima di decidere che cosa si dovrebbe tenere o aggiungere di nuovo nella vostra area di lavoro.
• Presta attenzione a come ti senti a lavorare nel tuo spazio senza tutti quegli elementi di memoria. Inoltre, ascolta i commenti che le persone fanno quando si fermano alla tua scrivania. Cosa noti?
• Se devi assolutamente avere alcuni elementi di memoria nel tuo spazio di lavoro, limitarti a uno o due più importanti.
• Se non riesci a lasciar andare questi oggetti, considera di ruotare quelli che hai in mostra invece di avere tutto visibile tutto il tempo.
• Scattare foto degli articoli. È possibile catturare l’elemento e il momento in cui ha rappresentato e salvarlo digitalmente. Se è legato alla carriera, aggiungi le immagini al tuo portfolio professionale in modo da avere il successo o il successo documentato per la condivisione e il riferimento futuri.

È il momento di calciare il disordine sul marciapiede!

Il disordine non è solo irritante e sgradevole. Ha un impatto molto reale sulla nostra salute fisica, mentale ed emotiva e svolge un ruolo importante nel modo in cui i nostri dirigenti e colleghi ci percepiscono. Ci rende meno produttivi e più ansiosi. Ma non deve essere così! Con alcune semplici capacità organizzative e un po ‘ di determinazione, possiamo bandire il disordine dal nostro ufficio e portare calma al nostro spazio di lavoro!