hur man organiserar en Välgörenhetsvandring eller springa
insamling för din ideella val kan ofta verka som en skrämmande uppgift. Idag är ett av de mest populära sätten människor proaktivt samlar in pengar till välgörenhet genom interaktiva evenemang. Oavsett om det är en 5K-körning/promenad, färgkörning eller till och med de mer extrema ”tuffa mudderna”, är de mycket effektiva sätt att skapa spänning och föra människor samman för en gemensam sak.
om ett välgörenhetsevenemang som detta verkar vara en bra passform för din organisation, här är några viktiga detaljer att tänka på när du planerar ditt evenemang.
steg ett: planeringsfasen
välja en rutt: det är viktigt att noggrant planera den rutt som dina deltagare kommer att följa och Avståndet de kommer att slutföra. Några av de vanligaste ruttavstånden för välgörenhetsevenemang är 5K, 10k, halvmaraton och Maraton.
en annan viktig komponent att komma ihåg när du kartlägger din kurs är hur inkluderande du vill att ditt välgörenhetsevenemang ska vara. De flesta insamlingar vill vara så inkluderande som möjligt, välkomna människor i alla åldrar och fysiska förmågor att delta i evenemanget. Med detta sagt bör den valda rutten och svårighetsgraden återspegla detta.
när rutten har beslutats blir det lättare för dig att fatta några av de andra planeringsbesluten, till exempel de resurser som behövs, personalstorlek, säkerhet, transport, volontärer och skyltar.
säkerhet: Självklart är säkerheten av yttersta vikt. När du överväger möjliga vägar, ta hänsyn till följande viktiga aspekter:
- vad är den typiska mängden trafik som flyter längs vägen?
- finns det tillräckligt med utrymme längs vägens axel som håller deltagarna ett säkert avstånd från trafiken?
- kommer dina deltagare att behöva korsa några upptagna korsningar under rutten?
- kommer kursen att vara öppen för allmänheten, vilket gör det möjligt för dina deltagare att avbrytas av icke-registrerade fotgängare?
att ställa dig själv dessa frågor hjälper dig att planera den bästa möjliga vägen och undvika eventuella faror.
transport: Tänk på enkel tillgång till transport för deltagare och åskådare. Oavsett om det är bekväm parkering eller tillgången till kollektivtrafik, kommer dessa välplanerade detaljer att göra evenemanget mindre hektiskt och roligare för alla inblandade.
resurser och personal: Antalet deltagare och åskådare du förväntar dig på evenemangsdagen samt kurslängden är de två huvudfaktorerna som bestämmer storleken på din volontärpersonal och resurser som behövs. Här är en lista över objekt som vanligtvis används av promenader och löpande händelser:
- tvåvägsradio
- rep, tejp och kottar för kursmärkning
- skyltar för start-och slutområden
- skyltar för tjänster och supportområden
- bärbara toaletter
- papperskorgen
- mat
- vatten
- tält
- tabeller
- scen för prisutdelning
- PA-system
- generator
om du tittar på din kurs karta, kommer du att kunna strategiskt placera dina vatten stannar, soptunnor, bärbara toaletter, koncessioner står, och så vidare.
Legalities of a Charity Walk or Run: se till att kolla med dina lokala stadstjänstemän för att säkerställa att du får rätt tillstånd och godkännanden för ditt evenemang.
steg Två: hitta deltagare
marknadsföring för ditt evenemang: nu när planeringsfasen är klar är det dags att börja generera spänning och sprida ordet. Tack och lov, i dagens värld av växande teknik, du kan framgångsrikt publicera ditt evenemang, oavsett vad din budget kan vara. Självklart kommer traditionell marknadsföring att bestå av post -, TV -, radio-och tidningsannonser. Dessa kommer dock att kräva en större budget. För dem som behöver ett mer budgetvänligt tillvägagångssätt, följande är bra för att skapa en buzz om ditt välgörenhetsevenemang:
- Officiell hemsida-Detta är en viktig resurs för att rikta allmänheten, media och intresserade sponsorer för mer information.
- Facebook, Twitter, sociala medier-sociala medier är perfekt för att nå en stor grupp människor och bygga spänning för ditt kommande evenemang. En separat Facebook-fansida eller Twitter-sida för ditt evenemang är ett utmärkt sätt att bjuda in vänner och uppmuntra dem att rekrytera andra för att engagera sig i saken.
- E-postannonsering-e-post är ett bra verktyg för att sprida ordet om ditt evenemang och hålla deltagarna uppdaterade. Skicka din organisations kontaktlista ett e-postmeddelande med information om ditt evenemang och en länk till din webbplats. Se också till att inkludera ”dela” – knappar i dina e-postmeddelanden för att göra det enkelt för mottagaren att vidarebefordra det till en vän. På din webbplats, Facebook-sida och Twitter-sida ingår också en funktion där besökaren kan gå med i din e-postlista.
steg tre: Deltagarregistrering
oavsett om du väljer att använda en enkel pappersregistreringsprocess eller implementera ett online-evenemangshanteringssystem som låter dig bygga ett anpassat online-registreringsformulär och process, här är några frågor att inkludera i formuläret:
- namn
- adress
- E-post
- telefon
- ålder
- kön
- nödkontakt
- Skjortstorlek (om du erbjuder en gratis skjorta med inträdesavgift)
- hur hörde du om det här evenemanget?
- antal gånger du har deltagit i detta evenemang?
- Lagnamn (om du erbjuder laginsamling)
- Vad är ditt insamlingsmål?
- vilket avstånd kommer du att gå?
Steg Fyra: Effektiv kommunikation fram till evenemangsdagen
att kommunicera med registranter fram till evenemangets faktiska dag är ett bra sätt att bygga spänning och hjälpa till att garantera en framgångsrik insamling. Deltagare som registrerar sig månader före evenemanget kan tappa intresset eller sakta ner sina insamlingsinsatser om de inte är engagerade och uppmuntras regelbundet.
framför allt, oavsett hur mycket arbete det tar, kom ihåg att ha kul! Du samlar in pengar för en sak du känner dig passionerad för och tar med andra tillsammans för att gå med dig.
