om FTA

Vanliga frågor

Q. vi utfärdade nyligen en RFP för bogseringstjänster med en beräknad årlig kostnad på cirka $150,000. Motorerna i våra fasta bussar har dock en defekt, och nu projicerar vi att bogseringskostnaderna kommer att vara minst 300 000 dollar. Utgör detta en kardinal förändring för vilken vi bör avbryta RFP och återbud? Vi tror att vi kan få ett bättre pris baserat på vår högre användning. Hur ska vi gå vidare?

A. Vi rekommenderar dig att ändra RFP för att ge potentiella leverantörer din mer exakta uppskattning av volymen av tjänster som krävs. Detta kan mycket väl leda till lägre priser. Men om du tilldelade ett kontrakt baserat på ett krav på $150,000 i bogseringstjänster, kunde du inte utfärda en ändringsorder mot det kontraktet för att kräva dubbelt så mycket som volymen av tjänster. Det skulle vara en kardinal förändring eftersom den går långt utöver den servicenivå som parterna ursprungligen hade i åtanke när kontraktet tilldelades. Ämnet för kardinalförändringar diskuteras i Best Practices Procurement Manual, avsnitt 5.1-Kontraktsändringar. (Reviderad: maj 2017)

Q. vi håller på att planera för en Modern spårvagn. Vi har en konsult ombord för arbete genom preliminär teknik. Vi har nyligen upptäckt att vi kommer att behöva någon att utföra Projektledning tillsyn för konstruktion, konstruktion, underhåll och drift av spårvagn. Vi diskuterade också att starta den processen nu (för att påskynda design och konstruktion eftersom vi har en stram tidsfrist) och att det nya kontraktet inkluderar preliminär teknik, vilket ännu inte har gjorts under fas 3 i det befintliga kontraktet. Självklart har företaget redan ombord i flera år ganska ett ben upp på ett annat företag som kommer in och ersätter dem. Det verkar nästan meningslöst och slöseri med andra företags resurser att formellt begära detta krav när det befintliga företaget måste betraktas som nästan en shoo-in. Omfattningen av det ursprungliga kontraktet övervägde inte Projektledning, så förändring att beställa det kan betraktas som en kardinal förändring, och att utfärda ett nytt kontrakt till dem skulle vara en enda källsituation. Finns det ett sätt att betrakta detta som en kardinal förändring av det befintliga kontraktet eller som en enda källa och utfärda ett nytt kontrakt?

A. de omständigheter du beskrivit garanterar inte en ändringsorder av flera skäl. För det första var projektledningsövervakningsfasen inte inom kontemplationen av den ursprungliga tävlingen, och det nya arbetet ligger helt enkelt utanför det ursprungliga kontraktets omfattning, vilket ger år till prestanda och betydligt mer pengar och ansträngningar. Om din byrås beslut är att tilldela övervakningsarbetet till den sittande, är dina val ett enda källtillägg till det befintliga kontraktet eller tilldelningen av ett nytt enda källkontrakt. Den enda källan motivering, även avskräckt, skulle behöva behandlas genom lämpliga byrå ledningsnivåer för godkännande. Ur ett frihandelsavtal skulle emellertid ett konkurrenskraftigt RFP vara mycket föredraget, även om den etablerade operatören har en konkurrensfördel på grund av sitt nuvarande kontraktsarbete. Att genomföra en ny tävling skulle utesluta eventuella frågor senare från FTA eller det professionella ingenjörssamhället. (Recenserad: September 4, 2009)

F. kan ett bränsleavtal ändras för att öka kvantiteterna och inkludera ytterligare platser för leverans utan att betraktas som en kardinal förändring av kontraktet? Vi är en stadsavdelning, och vårt nuvarande kontrakt är attraktivt för de andra avdelningarna. Några av avdelningarna har frågat om kontraktet kan utökas till att omfatta dem. Detta skulle innebära ytterligare platser och volym (50 000 gallon på ett 1 200 000 gallonkontrakt) för att lägga till kontraktet som inte ursprungligen övervägdes vid tidpunkten för budet. Kan de andra avdelningarna använda detta kontrakt?

A. handboken för upphandling av bästa praxis diskuterar ämnena för gemensamma upphandlingar och ”piggybacking” i avsnitten 3.3.2 respektive 3.3.4. Scenariot du beskriver skulle betraktas som en” tag-on ” och därmed en kardinal förändring. Din byrå kanske vill överväga en framtida gemensam upphandling med andra lokala myndigheter för bränsle om du tror att detta skulle ge bättre prissättning. Uppmaningen skulle informera anbudsgivarna om de totala uppskattade kvantiteter som ska köpas av de deltagande organen och kontraktet skulle då kunna struktureras som ett obestämt kvantitetsavtal med minsta och maximala kvantiteter. Frihandelsavtalet kräver obestämda kvantitetskontrakt för att ha minsta och maximala kvantiteter, vilket när det uppnås skulle kräva en ny upphandlingsåtgärd. Detta är för att skydda leverantörerna och för att undvika öppna kontrakt där obegränsade inköp kan göras till de ursprungligen noterade priserna (en situation som parterna aldrig tänkt sig). (Reviderad: maj 2017)

Q. byggentreprenören för vårt arra-finansierade March Point Park ’n Ride Rehabilitation Project upptäckte en del mättad undergrund inom de första dagarna på plats. Arbetet har stannat och deras preliminära uppskattning av $44,000 är 29% över kontraktsbeloppet, vilket överstiger 25% Kardinalförändringströskeln som fastställts i vår upphandlingspolicy. Min fråga söker förtydligande mellan Kardinaländringsregeln och den olika klausulen om platsförhållanden. Vi har bestämt att förändringsarbetet ska ligga inom ramen för den ursprungliga tävlingen eftersom dessa latenta fysiska förhållanden var okända vid budgivningen eller platsinspektionen, men är nödvändiga för att slutföras för att underlätta resten av arbetet som bud. Park ’ N ride-förbättringarna kan inte slutföras utan förändringsarbetet för att tömma vattnet från platsen. Med tanke på den korta tidslinjen innan asfaltföretaget stänger för vintern vill vi inte stoppa framstegen på projektet genom att behöva återbjuda det. När jag talar med dig, det är min förståelse att de olika Platsvillkorsklausulen åsidosätter Kardinaländringsregeln om det fastställs att förändringsarbetet ligger inom ramen för den ursprungliga tävlingen och att entreprenören kan instrueras att fortsätta med förändringsarbetet medan vi förhandlar om begäran om anspråk. Vänligen förtydliga skillnaden skriftligen och om min förståelse är korrekt.

A. Klausulen om olika platsvillkor ger dig den avtalsenliga myndigheten att fortsätta med detta oförutsedda tillstånd på arbetsplatsen. Kostnaden för tilläggsarbetet, även om det är väsentligt i förhållande till det ursprungliga kontraktsvärdet, åsidosätter inte auktoriteten för den olika klausulen om platsvillkor. Som du noterar är ett annat övervägande (utöver kostnaden för arbetet) vad som ingick i omfattningen av den ursprungliga tävlingen när konkurrenskraftiga bud begärdes och mottogs. IFB och det resulterande kontraktet förutsåg möjligheten att platsförhållandena skulle vara väsentligt annorlunda än de som beskrivs i IFB, vilka villkor kan påverka lagföringen av arbetet, och därmed var denna platsförhållandeändring inom ramen för den ursprungliga tävlingen.dvs. alla anbudsgivare visste vid den tidpunkt då bud lämnades in att de kan vara skyldiga att svara på olika platsvillkor för att slutföra kontraktet. Baserat på det ovanstående skulle vi inte behandla detta som en otillåten kardinalförändring. (Inlagd: Januari, 2010)

Q. Tillåter FTA-riktlinjer projektets utrymme för ett A/E-kontrakt att fördubblas? Skulle detta betraktas som en enda källupphandling? Vilka bekymmer i detta avseende borde jag veta om?

A. FTA Best Practices Procurement Manual (BPPM) diskuterar ”kontraktets omfattning och kardinalförändringar” i avsnitt 5.1. Utdrag från det avsnittet återges nedan.

”när det gäller FTA-kraven för ändringar måste ändringen ligga inom ramen för det ursprungliga kontraktet. Om det inte ligger inom ramen anses det vara en kardinal förändring. Sådana ändringar behandlas inte korrekt som ändringar enligt Ändringsklausulen, men behandlas korrekt som nya upphandlingar. Se frihandelsavtalet cirkulär 4220.1 F, Kapitel V 7.b.” otillåtna åtgärder ” för FTA-vägledning i denna fråga.

inom den allmänna räckvidden – innebörden av denna fras är något vag och har varit föremål för mycket tolkning av olika rättsliga organ som behandlar entreprenör protester och påståenden. Federal Court of Claims myntade termen” kardinalförändring ” för att beskriva de förändringar som ligger utanför kontraktets omfattning. Det finns olika tester som används för att avgöra om en förändring ligger inom räckvidden. Ett test undersöker förändringar i arten av det arbete som ska utföras. En annan tittar på hur mycket ansträngning entreprenören är skyldig att utföra. Ytterligare ett test gäller om den föreslagna ändringen ligger inom ramen för den ursprungliga tävlingen.

typ av arbete – i ett fall fann domstolen att det ändrade arbetet anses ligga inom det allmänna tillämpningsområdet om det ”skulle anses ha varit rättvist och rimligt inom parternas kontemplation när kontraktet ingicks.”Federal Court of Claims uppgav att testet var huruvida det utförda arbetet var” i huvudsak samma arbete som parterna förhandlade om när kontraktet tilldelades.”I ett annat fall uppgav domstolen att en kardinal förändring inträffar om de beställda avvikelserna förändrar arten av den sak som ska byggas. Den allmänna principen verkar vara att om verkets funktion eller karaktär i allmänhet är densamma som det verk som ursprungligen krävdes, anses förändringarna ligga inom det allmänna tillämpningsområdet. Till exempel, i ett kontrakt för att bygga ett sjukhus där det fanns många förändringar i de använda materialen, men där byggnadens storlek och layout förblev densamma, ansågs förändringarna ligga inom ramen.

mängd ansträngning – det andra testet för att avgöra om en förändring ligger inom räckvidden gäller mängden ansträngning när det gäller arbetsstörningar och kostnadsökningar som entreprenören upplever. I ett fall som krävde att en underleverantör skulle fylla på igen samtidigt med andra underleverantörers arbete ansågs förändringen vara så störande att den var en kardinal förändring eftersom den ökade över 200% till kostnaden för återfyllningsarbetet. I ett annat fall beslutade domstolen att hålla en rättegång om kardinalförändringsfrågan där det hade skett 130 förändringar, prestationstiden hade fördubblats och kostnader på 4,6 miljoner dollar uppkom över kontraktspriset på 5,8 miljoner dollar. Men det bör noteras att entreprenörer sällan har lyckats argumentera för kardinalförändringar på grundval av ansträngningen.

omfattning av den ursprungliga tävlingen – konkurrenter protesterar ibland mot utfärdandet av förändringar när de anser att en ny konkurrensutsatt upphandlingsprocess borde ha använts för det förändrade arbetet. Vid avgörandet av dessa mål har domstolarna använt kriteriet om huruvida ändringen låg inom ramen för den ursprungliga tävlingen, dvs. vad konkurrenterna borde ha förväntat sig ligga inom ramen för tävlingen. En viktig faktor som skall beaktas är ” om den ursprungliga värvning tillräckligt rådde erbjudare av potentialen för den typ av förändringar under kontraktets gång som i själva verket inträffade . . . eller om ändringen är av en art som potentiella anbudsgivare rimligen skulle ha förutsett enligt ändringsklausulen.”Denna fråga är viktig eftersom Ändringsklausulen lämpar sig för potentiellt missbruk när det gäller att beställa kvantiteter som inte ursprungligen konkurrerades. Denna praxis tenderar att bli en lämplig för att undvika tid och kostnad för en ny upphandlingsåtgärd, men det är olämpligt när de ytterligare kvantiteterna överstiger den ursprungliga konkurrensens omfattning. Sådana ytterligare kvantiteter bör antingen köpas genom en ny konkurrensutsatt upphandling eller behandlas som en enda källåtgärd med nödvändiga organisatoriska godkännanden.

antal ändringar – antalet utfärdade ändringar har inte varit en avgörande faktor för huruvida ändringarna kumulativt ligger inom räckvidden. Överklagandenämnden ansåg att cirka 100 ändringsorder inte var utanför den allmänna räckvidden. Ett annat fall hävdade att 200 ändringsorder inte var utanför den allmänna räckvidden.

tid för utfärdande – tidpunkten för utfärdandet av ändringarna har inte ansetts vara en faktor. I ett fall utfärdade den upphandlande tjänstemannen sex ändringar efter avslutat arbete, vilket förlängde kontraktsperioden med 120 dagar, och domstolen ansåg att dessa ändringar låg inom den allmänna räckvidden.

förändringar i kvantitet – stora förändringar i arbetets kvantitet har ansetts vara kardinalförändringar. Denna princip gäller både additiva och deduktiva förändringar. Större tillägg i kvantiteten bör behandlas som nya konkurrensutsatta upphandlingar. Stora minskningar av kvantiteten bör behandlas som uppsägningsåtgärder. Generaladvokaten har hävdat att en förändring som lägger till kvantiteter över de avtalsenliga maximierna var utanför räckvidden och därför en kardinal förändring.”

vi skulle ifrågasätta om det ytterligare arbete som utförs som orsakar en 100% ökning av kontraktets värde var (1) rimligt inom parternas kontemplation när kontraktet tilldelades, och (2) i huvudsak samma arbete som parterna förhandlade om vid tidpunkten för första tilldelningen. Till exempel, om A & e-företaget valdes för att designa en byggnad, och under designens gång, kanske sent i designarbetet, måste en serie oförutsedda designändringar göras på grund av finansieringsbegränsningar, byggkodsändringar etc., men byggnaden behöll sin väsentliga karaktär (som i sjukhusfallet ovan), då är 100% kostnadstillväxten troligen inom ramen för kontraktet. Du måste tillämpa kriterierna ovan på din specifika situation för att avgöra om det tillagda arbetet är en tillåten förändring inom räckvidden eller om det tillagda arbetet måste behandlas som en enda källupphandling utanför myndigheten i ändringsklausulen. (Reviderad: maj 2017)

om piggybacking på ett kontrakt för vägbussar, där det ursprungliga kontraktet inte hade ett lågt takalternativ (2.5 inches kortare än en vanlig over-the-road coach tak), skulle ett köp av lågtak bussar från det ursprungliga kontraktet utgör en kardinal förändring?

A. Om ändringen till en låg takkonfiguration endast innebär att man placerar ett falskt tak under det ursprungliga taket, skulle vi säga att det är en kosmetisk förändring och inte en kardinal; om det innebär att man fysiskt tar bort det ursprungliga taket/taket och ersätter det med ett annat, skulle vi betrakta det som en kardinal förändring eftersom det innebär en förändring av bussens grundläggande struktur. (Postat: Januari, 2013)

vår byrå tittar på att köpa 5 bussar som en piggyback-upphandling från de alternativ som finns på ett annat transit systems-kontrakt. Vi kommer att behöva göra några ändringar i kontraktet som att byta förarsäte, byta sitttyg, byta däck och biljettlåda samt installera AVL-utrustning på bussen. Kan dessa ändringar behandlas under ”ändringsklausulen” eller betraktas de som en kardinal förändring. Om vi kan göra dessa ändringar under ”ändringsklausulen” är vi skyldiga att göra och ICE och/eller en kostnads – /prisanalys för varje förändring?

vi tror att de ändringar du beskriver kan göras under ändringsklausulen. Ja, du måste göra en ICE och en kostnads-eller prisanalys för var och en av ändringarna. (Postat: januari, 2013)

nyligen min byrå genomfört ett kontrakt för fyrtio Fot låg golv CNG Transit bussar. Det har diskuterats inom byrån om att minska antalet platser från 40 till 32 för att möjliggöra ytterligare ADA-kompatibla rullstolssäkringsplatser. Ett av de minimikrav som anges i RFP och efterföljande kontraktskrav är \”minst kommer det att finnas 40 passagerarsäten.\”

minskningen av antalet bussstolar, eller förändringen i sittkonfigurationen för att möjliggöra mer ADA-kompatibla sittplatser, skulle inte betraktas som en kardinal förändring. Sätesförändringarna kommer inte att ändra fordonets karaktär (t.ex. lågt golv till högt golv; diesel till hybrid) och kommer inte heller att påverka integriteten hos den ursprungliga tävlingen (dvs. om dessa ändringar hade varit kända ursprungligen kan det ha påverkat antalet anbudsgivare för kontraktet). (Postad: augusti, 2013)

mina frågor är: (1) Vad är definitionen av ”utanför räckvidden”? (2) Vad är definitionen av ”kardinalförändring”? (3) utgör någon ändring av vårt kontrakt ”utanför räckvidden” helt enkelt för att kontraktet inte tar upp ändringar alls? (4) vi har haft två tidigare ändringar av kontraktet om underhåll & bränsle utfärdat av MOA: s 2010 & 2011. Eftersom vårt kontrakt inte tar upp ändringar, skulle dessa förändringar ha betraktats som”utanför räckvidden”?

den enda ändringsförfrågan vid denna tidpunkt är förlängningen av tiden. Omfattningen av arbetet och timpriset kommer att förbli densamma. Inget annat kommer att ändras annat än kontraktsdatumet.

det är byråns analys att vår Upphandlingsmanual kräver en ”enda källa” om den är ”utanför räckvidden” och vi tror att denna ettårsförlängning tydligt ligger utanför räckvidden enligt definitionen i vägledningen från FTA. Jag skulle uppskatta din input för att hjälpa oss att förstå huruvida en förlängning skulle vara möjligt baserat på tolkningen av ”utanför omfattningen” och ”kardinal förändring.”

fta Best Practices Procurement Manual, avsnitt 5.1 diskuterar kontraktsändringar.

det finns flera kriterier för att bestämma när en förändring är inom räckvidd eller utanför räckvidd (och därmed en kardinal förändring). Ett av kriterierna är vad som låg inom ramen för den ursprungliga tävlingen; dvs. vad parterna tänkte på när kontraktet tävlades. För” term-typ ” – kontrakt som tilldelats för tjänster under en viss tidsperiod (t.ex. fem år) övervägde parterna att tjänsterna skulle tillhandahållas för den period som fastställdes i uppmaningen och i kontraktet. De olika anbudsgivarna ansåg inte att kontraktet skulle förlängas avsevärt (t.ex. med ytterligare ett år) på en icke-konkurrenskraftig basis. Hade anbudsgivarna förväntat sig framtida icke-konkurrenskraftiga förlängningar kunde de tänkas ha ändrat sina förslag för att erbjuda mer attraktiva villkor, till exempel en lägre profitkvot? Under alla omständigheter skulle de ytterligare åren ha prissatts som optioner under konkurrensvillkor med de ursprungliga förslagen och optionsårspriserna skulle ha betraktats som en del av det ursprungliga beslutet om tilldelning av kontrakt. Det gjordes inte i det här fallet. I avsaknad av kontraktsalternativ, som prissattes och utvärderades vid tidpunkten för grundavtalstilldelningen, skulle alla betydande förlängningar av tiden till ett kontrakt av termtyp som ditt anses vara utanför räckvidden och därmed en kardinal förändring som kräver en enda källmotivering.

slutsatsen skulle vara annorlunda om kontraktet var ett fullbordanskontrakt som kräver slutförande av specificerat arbete och leveransvaror som av olika skäl inte kunde slutföras senast det önskade leveransdatumet. I dessa fall kan leveransdatumet förlängas så att entreprenören kan slutföra det nödvändiga arbetet och leverera de artiklar som anges i kontraktet. Dessa förlängningar av tiden för att möjliggöra slutförandet av kontraktet skulle inte omfattas av ändringsklausulen i kontraktet och därmed är frågan om kardinaländring inte relevant. De skulle falla under Förseningsklausulen och därmed skulle orsakerna till förseningen övervägas om de orsakades av entreprenören, ägaren eller Guds handlingar.

det faktum att kontraktet inte innehåller en ändringsklausul kan innebära att ägaren inte har avtalsmyndighet att ändra kontraktet om inte entreprenören samtycker till ändringen. Med andra ord kunde ägaren inte införa en förändring ensidigt som han kunde enligt ändringsklausulen. Samma principer om kardinalförändringar skulle dock gälla för de ändringar som övervägs-det faktum att ägaren och entreprenören godkänner ändringarna gör dem inte tillåtna om de faller utanför kontraktets räckvidd (som domstolarna har tolkat denna term över tid). Till exempel, om ändringen ligger utanför ramen för den ursprungliga tävlingen (som är fallet i din situation), kan parterna inte genomföra ändringen utan byråns interna godkännande av en enda källmotivering. (Reviderad: Maj 2017)

om vår byrå valde att ändra vår Upphandlingsmanual för att tillåta, efter eget gottfinnande, ett års förlängning av ett femårigt serviceavtal och behandla förlängningen som en ”ändringsorder” typ av åtgärd, skulle detta vara acceptabelt för FTA, eller skulle förlängningen fortfarande betraktas som en enda källåtgärd?

myndighetens Upphandlingsmanual är inte den kontrollerande faktorn här. FTA policy utesluter byrån från att förlänga kontraktet om byrån behandlar en enda källa motivering genom lämpliga förvaltnings tjänstemän (oavsett vad manualen säger). Byråhandboken påverkar inte om kontraktstillägget är en kardinal förändring eller inte, och handboken kan inte ändra åtgärdens karaktär från en kardinal förändring till en tillåten Kontraktsändring. Fakta i ärendet (den ursprungliga kontraktsperioden, ursprungliga konkurrensparametrar, de kriterier som fastställts av GAO och olika domstolsbeslut etc.) bestäm vad som är tillåtet. Dessa fakta kräver en enda källa motivering för att förlänga kontraktet. (Postat: September, 2013)