patienter har rätt att granska sina journaler och/eller få en kopia och vårdgivare får vanligtvis ta ut en avgift för denna tjänst. Men med alla olika regler och undantag kan kopieringsavgifter vara förvirrande.
eftersom de flesta, om inte alla, vårdgivare är ”täckta enheter” enligt federal privacy laws och därför omfattas av Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), är det viktigt att vara medveten om skillnaderna i statlig och federal lag och vet vilken man ska följa. I allmänhet måste du följa de federala reglerna åtminstone och om din stat har strängare regler, så länge de inte strider mot de federala reglerna, måste de också följas.
kopiera avgifter
när patienten begär sina egna journaler, vissa stater tillåter vårdgivare att ta ut en patient eller deras juridiska ombud en avgift per varje sida kopieras. Vissa stater tillåter också vårdgivare att ta ut en rimlig kontorsavgift.
emellertid uppstår förvirring eftersom HIPAA-sekretessregeln, som är federal lag och gäller för nästan varje praxis, har olika regler för vad en vårdgivare kan ta ut när en patient begär sina journaler. Enligt sekretessregeln är nedan de riktlinjer som vårdgivare måste följa.
rimlig kontorsavgift
läkare kan ta ut en ”rimlig, kostnadsbaserad avgift” vilket innebär att de bara kan ta betalt för:
- arbete för kopiering av journaler, vare sig papper eller elektronisk;
- leveranser för kopiering av journalen på papper eller bärbara elektroniska medier, om patienten begär att journalerna ska tillhandahållas i elektroniskt format (om läkarkontoret upprätthåller patientinformation i en elektronisk hälsopost, kräver federal lag att den ska lämnas till patienten i elektroniskt format om patienterna gör den begäran.);
- Porto, om tillämpligt; och
- förbereda en sammanfattning av journalen, om patienten gick med på den processen i stället för att få sin faktiska journalen).
kontorsavgift inte tillåtet
vissa vårdgivare tar ut patienten en avgift för personalen att lokalisera journalerna, särskilt om journalerna är utanför platsen. Även om detta är tillåtet enligt vissa stater är det inte tillåtet enligt federal lag (den du troligen borde följa). Därför är detta inte tillåtet.
när patienten begär elektroniska patientjournaler eller papperskartor som upprätthålls i elektroniskt format tillåter sekretessregeln inte vårdgivaren att ta ut mer än de faktiska kostnaderna för arbetskraft. Med andra ord är avgifter per sida inte tillåtna för papper eller elektroniska kopior av journaler som upprätthålls elektroniskt. Sekretessregeln tillåter inte heller att ta ut en hämtningsavgift för journalerna om de måste vara placerade.
fast avgift för elektroniska kopior av journaler som upprätthålls elektroniskt
en vårdgivare kan ta ut en fast avgift som en avgift för patienter som begär en kopia av sina elektroniska journaler eller journaler som upprätthålls elektroniskt. Denna avgift kan dock inte överstiga $ 6.50, inklusive porto, arbetskraft och leveranser.
Kopieringsavgifter ej tillåtna
det är lika viktigt att veta när en patient inte kan debiteras för en kopia av sina journaler. Om ditt tillstånd tillåter patienter, tidigare patienter eller deras representanter till en gratis kopia av den relevanta delen av patientens rekord som är nödvändig för att stödja ett överklagande om berättigande till ett allmännyttigt program, till exempel hälso-och sjukvårdsprogram för personer med låga inkomster eller socialförsäkringsförmåner, bör du följa statens lag i denna fråga.
tänk på att för att skydda patientens konfidentialitet bör journaler endast släppas med ett skriftligt tillstånd från patienten (om den bor) eller deras juridiska ombud (om patienten är avliden eller inkompetent).
att veta när man ska följa rätt lag är inte alltid lätt. Men i de fall där patienten begär sina journaler, nästan varje vårdgivare kommer att behöva följa federal lag enligt sekretessregeln. HIPAA-sekretessregeln gäller endast när patienten begär sina journaler. Det gäller inte när begäran kommer från en stämning, en hälso-eller livförsäkringsplan, advokatförfrågan eller någon annan situation.
följ denna länk till US Department of Health and Human Services för mer information om detta ämne: https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/faq/2029/how-can-covered-entities-calculate-the-limited-fee/index.html
författad av Kimberly L. Danebrock, JD, BSN, RN, CPPS
chef för riskhantering, CAPAssurance
Läs mer om hur Cooperative of American Physicians, Inc. (CAP) kan stödja din övning genom att ladda ner vår gratis guide läkarens handlingsguide för att minska risken och förbättra verksamheten, som innehåller resurser och tips för att hjälpa läkare och medicinsk personal att lösa vanliga praxisproblem i samband med till synes rutinmässiga uppgifter