ett Kontoplan (CoA) är en lista över konton som används av ett företag eller en organisation för att definiera varje klass av objekt för vilka pengar eller motsvarande spenderas eller tas emot. En CoA används för att organisera alla transaktioner och för att segregera utgifter, intäkter, tillgångar och skulder så att företaget kan ha en tydlig förståelse för företagets ekonomiska hälsa. En väl utformad CoA kan öka ett företags förmåga att jämföra, förstå och fokusera på viktiga områden i verksamheten.
alltför ofta ser vi småföretagare göra misstaget att skapa ett nytt konto för varje objekt de anger. Denna praxis resulterar i onödiga luckor (till exempel konto som används i en månad och sedan fortsätter att visas som 0.00 i efterföljande månader) och gör det mycket svårare att få den nyckelinformation som behövs för att uppnå affärsmål.
Tänk dig till exempel att ett företag skapade ett utgiftskonto för en lånebetalning när denna typ av betalning faktiskt tillhör ett skuldkonto. Det skulle vara ett dyrt misstag att registrera betalningen som en kostnad för företaget snarare än en minskning av den skuld som ägs.
oavsett om vi utför en Quickbooks-granskning eller ställer in våra bokföringstjänster för en kund, är CoA en av de första artiklarna vi tar itu med så att vi kan vara säkra på att våra kunder har ett starkt och organiserat digitalt ”arkiveringssystem” som kan fungera som grunden för deras ekonomiska lämplighet. Här ger vi tips för att skapa en stark CoA och en grundläggande mall som kan hjälpa dig att komma igång!
vilka typer av konton finns i ett typiskt Kontoplan?
en CoA har vanligtvis följande typer av konton:
tillgångar
skulder
eget kapital
intäkter/intäkter
kostnad för sålda varor/kostnad för tjänster
rörelsekostnader
Övriga intäkter/kostnader
ska jag namnge eller numrera mina konton?
båda. De flesta företag använder ett systematiskt numeriskt system för att tilldela ett nummer till varje konto i kontoplanen. Dessa kallas ofta kontonummer eller General ledger (GL) koder.
ett typiskt numeriskt system för att tilldela kontonummer till denna typ av konton skulle vara:
-
tillgångar: 1000 till 1999
-
skulder: 2000 till 2999
-
ägarandel: 3000 till 3999
-
intäkter: 4000 till 4999
-
kostnad för varor: 5000 till 5999
tips: när du lägger till konton, kom ihåg att distribuera den reviderade listan till alla anställda som använder den här listan för att registrera transaktioner i bokföringssystemet. Anställda som inte är direkt involverade i bokföring behöver en kopia av kontoplanen om de kodar fakturor eller andra transaktioner och måste ange till vilket konto dessa transaktioner ska registreras.
är general ledger (GL) koder de enda jag behöver?
vanligtvis har de flesta GL-konton ett överordnat konto (eller gruppkonto) samt underkonton där hela saldot på underkontona läggs till i moderkontona.
till exempel skulle ett moderkonto benämnas ”kontanter och Kontantekvivalenter” med följande som underkonton: huvudkontroll, spara bankkonto, lönekonto, etc. I denna design kommer det totala saldot på underkontona alltid att grupperas för att visa summan av alla bankkonton eller de totala kontanterna som företaget har när som helst.
tips: om du ställer in ditt kontoplan manuellt, se till att lämna lite utrymme mellan konton för att lägga till nya konton. Till exempel, numrera dina pengar på checkkonto 1000 och ditt Kundfordringskonto 1100. Det ger dig gott om utrymme att lägga till andra konton för att spåra pengar.
Hur ser ett Kontoplan ut? Ladda ner excel-kalkylbladet nedan och använd det som en mall för ditt eget Kontoplan:
gratis nedladdning: Kontoplan Mall
tips: småföretag har inte alla samma kontoplan. De konton du inkluderar i kontoplanen beror på typen av verksamhet. Om du till exempel har ett serviceföretag har du inte ett lagerkonto. Om du har ett företag som säljer produkter behöver du ett lagerkonto.
behöver du hjälp? Kontakta oss idag så kan vi hjälpa dig att granska eller skapa ett Kontoplan!