(Illustration: Google.com)
precis som alla andra platser där du håller dina saker kan Google Drive bli rörigt. Du skapar en fil eller två, importerar ett par dokument från Gmail, accepterar en delad mapp och innan du vet ordet av det är hela platsen en katastrof.
du kan organisera filer i din Google Drive genom att sätta dem i mappar och använda andra verktyg, både konceptuella och faktiska, så att du alltid kan hitta det du behöver. Dessa tips och råd visar hur du organiserar filer i Google Drive, och de bör också fungera bra om du använder Google Drive för arbete.
Ställ in din Standardvy
du kan visa filer och mappar i Google Drive en massa olika sätt. Du kan till exempel visa allt i en lista eller rutnätsvy, samt ställa in linjeavståndet för att vara bekvämt, mysigt eller kompakt. Bestäm hur du vill titta på din Google Drive genom att leka med inställningarna tills du är nöjd. Jag gillar listvy med bekvämt avstånd, så det är vad du ser i de flesta skärmdumparna här.
förbise inte den vänstra sidoskenan. Många människor fokuserar på mitten av skärmen när de tittar på Google Drive. När det gäller att organisera dina mappar och filer, dock, se till att se till att vänster järnväg. Du kan enkelt se dina mappar och undermappar och reservera mitten av skärmen för innehållet i vilken mapp du väljer att visa.
skapa ett skelett av mappar
skapa ett skelett av mappar för dig själv med vilken struktur och namn som helst som fungerar bäst för dig. Hur organiserar du dina filer och mappar i andra appar? Vad kommer att tänka på när du tänker på något dokument du behöver? Det bästa sättet att ta reda på hur du ställer in dina mappar är att svara på dessa två frågor.
för många människor är det som först kommer att tänka på innehållet i deras arbete, så de använder tematiska namn som Projekt X eller skolarbete för mappar. Personligen, jag håller fast vid datum. När jag behöver hitta en fil, vare sig det är en skrivning eller en bild, tänker jag alltid på när jag skapade den. Som ett resultat, jag använder datum kraftigt i min mapp och filnamnkonventioner. Till exempel har jag mappar för 2019, 2018, 2017 och så vidare. Jag använder också siffror som motsvarar år och månader. Till exempel betyder 1906 år 2019 och den sjätte månaden, eller juni. När jag tittar på en mapp som börjar med några siffror vet jag exakt vad de menar, och det hjälper mig att hitta de filer jag behöver snabbt.
jag har sett några människor online rekommendera att du lägger till en emoji i dina mappnamn för att ge dig fler visuella signaler. Gör det inte! Emoji konverterar inte alltid till andra format bra, så när du försöker skapa en delad länk till en mapp eller exportera den kan bilderna bryta den.
skapa undermappar
undermappar är en organisatorisk oväntade. Gör dem och använd dem! De hjälper dig att sortera och klassificera dina filer i mindre och mer specifika grupper.
om du har skapat mappar men sitter fast och försöker ta reda på vilka undermappar du ska göra, kanske du inte behöver dem ännu. Du kan också skapa en mapp som heter klar eller gammal så att när arbetet är klart eller en mapp är ur bruk kan du dra och släppa den där.
Använd färg
färger är en stor visuell kö, och Google Drive kan du lägga till egna färger till dina mappar. Högerklicka på valfri mapp, antingen från sidofältet eller huvudfönstret, och välj Ändra färg. Välj sedan den färg du vill ha.
ett knep som jag använder är att göra mina aktiva mappar gröna. Ibland har jag mappar eller undermappar som sitter lediga ett tag, men en eller två mappar bland dem används fortfarande. Jag markerar de aktiva mapparna i grönt och lämnar de andra gråa. På det sättet, när jag vill hoppa rakt in i mitt arbete, har jag ett grönt ljus som leder mig mot mappen som innehåller mina pågående verk.
Lägg till stjärnor i ofta använda filer och mappar
Google Drive låter dig lägga till en stjärna i filer och mappar. Du gör det på samma sätt som du lägger till en färg: högerklicka på filen eller mappen och välj Lägg till i Starred.
jag rekommenderar att du lägger till en stjärna i ofta använda filer. På så sätt kan du dra en lista över allt material du kommer åt regelbundet, oavsett var de befinner sig i Drive, genom att klicka på den stjärnmärkta rubriken i den vänstra skenan.
rekommenderas av våra redaktörer
flytta viktiga ’delade med mig’ filer
ta en titt på rubriken i den vänstra skenan som heter delad med mig. Klicka på den, och en röra av filer och mappar kan visas. Oroa dig inte för mycket om dem. Om det finns något viktigt i det partiet av saker, finns det tre användbara saker du kan göra med dem:
Lägg till en stjärna. Att lägga till en stjärna i en fil som har delats med dig gör samma sak som att lägga till en stjärna i en av dina egna filer. Det gör att det visas i listan över Stjärnmärkt innehåll.
Spara för att köra / flytta till en mapp. Ett annat alternativ är att lägga till filen i din Google Drive och lägga den i en mapp. Du kan högerklicka på filen och välja flytta till. Sedan, i fönstret som visas, navigera till mappen där du vill behålla den här filen. Ett annat alternativ som gör samma sak är att välja det objekt du vill spara och klicka sedan på Google Drive-ikonen längst upp till höger på skärmen. Du har då möjlighet att flytta den till den mapp du väljer. Hur som helst skapar du effektivt en genväg till den delade filen från den nya platsen du väljer. Filen delas fortfarande med alla och tillhör fortfarande den ursprungliga ägaren.
gör en kopia. Om du gör en kopia av en fil som har delats med dig blir den nya kopian din. Och det är bara det, en kopia. Den är inte längre ansluten till den delade filen, och samma personer har inte nödvändigtvis behörighet att komma åt den längre.
dumpa papperskorgen
när du tar bort en fil eller mapp från Google Drive går den i papperskorgen och den stannar där tills du tar ut papperskorgen. Ju längre du låter skräp bygga upp, desto mindre sannolikt är det att du har total tro på att allt i det ska förstöras fullständigt, och då kommer du att hänga på ditt skräp ännu längre. Gör dig själv en tjänst och töm papperskorgen då och då. Det hjälper till att hålla ditt Google Drive-lagringsutrymme på en exakt nivå, och det hjälper din förnuft när du försöker hålla ett organiserat konto.
för mer information om hur du får ut det mesta av Google Drive kan du också läsa Pcmags berättelse, Google Drive-Tips som du inte har råd att missa.