5 typer av Office Clutter som dödar din produktivitet

Clutter: samlingen av ”saker” som ligger runt som skapar desorganisation på din arbetsplats. Det saboterar din produktivitet och kan påverka din mentala hälsa negativt dag in och dag ut.

det är dags att få det under kontroll!

forskning har visat att röriga utrymmen har negativa effekter på stress-och ångestnivåer, förmågan att fokusera, äta val och till och med sova. Det skapar också ett dåligt första intryck av dina upplevda färdigheter och förmågor på kontoret när någon stannar vid ditt skrivbord.

denna artikel gräver till exempel djupt in i neurovetenskapen bakom decluttering. I det hänvisar författaren till flera studier som visar hur skadlig rodnad kan vara för din hjärna, liksom de positiva effekterna som decluttering kan ha på din prestation. Det är en bra läsning för de av oss som är intresserade av de konstiga sätten våra hjärnor fungerar!

Clutter ackumuleras när vi misslyckas med att fatta beslut om saker eller inte har ett bra system för att lagra det. Det finns fyra grundläggande steg för att organisera vad som helst, och de kan tillämpas på alla typer av röran.

vanliga typer av röran och hur man hanterar dem

nu när vi förstår effekten av röran är det dags att titta på specifika problemområden och identifiera sätt att lösa dem. På kontoret faller de flesta röran i en av dessa fem kategorier:

1. Supplies clutter: titta runt ditt skrivbord. Hur många slumpmässiga pennor, bindemedelsklämmor, klisterlappar, överstrykningspennor eller andra kontorsmaterial ligger runt? Leveranser röran ackumuleras när:

• du har inte lagringshem definierade för de olika förnödenheter du använder regelbundet.
• du har en dålig vana att inte sätta tillbaka saker där de hör hemma när du är klar med att använda dem.
• andra människor släpper saker på ditt skrivbord.

hur man löser leveranser röran:

• Bedöm vilka leveranser som samlas på ditt skrivbord mest. Fråga dig själv varför detta händer så att du kan komma till grundorsaken och skapa en lösning som fungerar.
• samla ihop leveranserna, innehålla dem, märka behållaren och skapa ett specifikt hem (lagringsplats) för dessa artiklar. Om det är saker du använder regelbundet, se till att de lagras på en plats som är lätt att komma åt så att du enkelt kan få dem eller lägga bort dem när det behövs.
• ange ett par gånger varje dag (t. ex. strax före eller efter lunch, precis innan du lämnar i slutet av dagen) för att göra en snabb leverans av ditt skrivbord och ta bort röran så att ditt utrymme förblir rent och organiserat.

2. Papper röran: har du en till-fil högen som har blivit en till-fil berg? Har du diverse e-postutskrifter som flyter runt din arbetsyta? Lämnar teammedlemmar pappersarbete på ditt skrivbord hela dagen? Papper röran ackumuleras när:

• du skriver ut saker som inte behöver skrivas ut.
• du har inte ett ”inkommande” fack som är tydligt identifierat på ditt skrivbord för inkommande pappersarbete.
• du innehåller inte, märker och skapar inte ett hem (filmapp) för ditt papper så snart det kommer över ditt skrivbord.
• du har inte tomma filmappar lättillgängliga för att skapa filer.
• du tror att filetiketter måste skrivas ut perfekt eller så kan du inte skapa filen alls.

hur man löser papper röran:

• sluta skriva ut saker som inte ska skrivas ut.
• strimla eller återvinna dubbletter eller föråldrade papper så snart du inser att det är onödigt.
• skapa en file-on-the-go-station. Hitta en fristående, vertikal bricka sorterare med en eller två sektioner. Placera Sorteraren på ditt skrivbord inom räckhåll för var du sitter. Lager det med ett sortiment av filmappar du använder. Gruvan innehåller en kombination av 1/3 klippta manila-mappar, ett sortiment av 1/3 klippta färgmappar och en mängd poly-mappar som jag använder för att organisera mina projekt. Du kanske också vill inkludera en bra skrivpenna, markör eller penna för att märka dina mappar.
• gör märkning lätt. Använd en penna så att den lätt kan raderas när du har tid att skapa en tryckt etikett. Använd de flyttbara filetiketterna som gör det enkelt att skapa en handskriven etikett och lätt att ta bort den senare när du äntligen får en tryckt skapad. Eller få en etiketttillverkare och gör filetiketterna på plats.

en av de kämpar administratörer har med papper arkivering är att de tror etiketter måste prydligt skrivit innan de kan skapa filen. Detta är långt ifrån sanningen! Syftet med en filmapp är att innehålla och märka liknande objekt så att du sedan kan lagra allt på sin rättmätiga plats. Du kan alltid lägga till en tryckt etikett senare, men åtminstone få den skriven där för nu så att den är märkt om du eller någon annan behöver hitta den. En handskriven filmappsetikett är lika effektiv som en vackert tryckt etikett. Om du absolut måste ha en perfekt fil etikett, investera i en etikett maker som du kan hålla i din skrivbordslåda eller din file-on-the-go station.

3. Under skrivbordet röran: vi har alla varit där. Ditt skrivbord är en röra och du måste snabbt rensa bort det, så du stash röran under din arbetsyta med avsikt att hantera det senare. Men senare kommer aldrig. Du blir distraherad, andra prioriteringar byggs upp, och innan du vet det, har de extra förnödenheterna, gamla bärbara datorer eller reklamartiklar från den årliga prisutdelningen till synes vuxit rötter under ditt skrivbord. Det är utom synhåll och ur sinnet…tills du stöter på tån på den när du sätter dig ner vid din dator eller får en glimt av den när du går genom kontorsdörren. Och varje gång du kommer ihåg att det är där, har det en negativ inverkan på dig, både fysiskt och mentalt!

hur man löser sig under skrivbordet:

• Bedöm vad som ackumuleras under ditt skrivbord mest. Är du den som lägger saker där eller ackumuleras det på grund av att andra släpper saker i ditt utrymme?
• skapa några utsedda avlämningsfack nära (men inte på eller under) ditt skrivbord om föremålen verkligen kräver att du gör något med dem innan de kan hanteras. Var noga med att märka dem så att alla vet vad som går vart.
• utbilda dina teammedlemmar om var de rätta lagringsutrymmena är för de föremål de släpper vid ditt skrivbord.
• utse ett par gånger i veckan eller i slutet av varje dag för att göra en snabb bedömning under skrivbordet och ta bort röran så att du kan gå in nästa dag med en öppen och uppdaterad arbetsyta.

4. Skrivbord eller fil låda röran: Ah, den ökända skräp låda! Vem har inte haft en av dessa? I ett försök att snabbt städa upp ett utrymme rensar vi bort det och dumpar det i det stängda, inneslutna utrymmet i en låda eller skåp där vi snabbt kan dölja saker. Problemet är att vi sällan går tillbaka och städar upp det senare. Och nästa gång du behöver något ur den lådan börjar rummaging.

hur man löser skrivbord eller fil låda clutter:

• innehålla och märka leveranser i dina lådor för snabb och enkel åtkomst. Använd gummiband, påsar med dragkedja eller små fack och korgar. Detta hjälper dig att snabbt lägga undan saker när du har bråttom.
• om du absolut måste göra ett snabbt svep av ditt skrivbord, innehålla den i en överdimensionerad kuvert eller zip-top väska så det förblir innehöll tills du kan komma tillbaka och sortera det på lämpligt sätt senare.
• om du har en massa lådor som är utom kontroll, välj en låda per dag och använd de fyra stegen för att organisera någonting tills du har allt samlat, inneslutet, märkt och i sitt permanenta hem.

5. Minne röran: Av allt röran vi samlar är” minne ” röran det svåraste att hantera eftersom vi, till skillnad från filmappar och Gem, har en känslomässig koppling till den. Minne röran kommer i många former:” världens bästa Admin ” gag gåva som sitter vid telefonen, minnen från konferensen du deltog i våras, eller 86 katt ritningar ditt barn har begåvad dig. Professionell arrangör Peter Walsh beskriver minnesrör som” de saker du är orolig om du släpper, du kommer att förlora minnet ” och det är det enda området som jag får mest pushback på från personer som deltar i vår 5-dagars organisera din arbetsyta utmaning. De vill inte ge upp sina familjebilder eller andra personliga saker – trots allt, det är det som gör deras skrivbord unikt ”deras.”När de tar bort denna röran från sitt utrymme, kan de dock inte tro på lugnet som följer med det!

hur man löser minne röran:

• ta bort alla minnesobjekt från ditt utrymme. Lägg dem i en låda och märk den så att den inte går vilse. Ge dig själv minst 5-10 dagars arbete i ditt utrymme utan alla dina minnesobjekt innan du bestämmer vad du ska behålla eller lägga till i ditt arbetsområde.
• Var uppmärksam på hur du känner att du arbetar i ditt utrymme utan alla dessa minnesobjekt. Lyssna också på de kommentarer som folk gör när de slutar vid ditt skrivbord. Vad märker du?
• om du absolut måste ha några minnesobjekt i din arbetsyta, begränsa dig till de en eller två viktigaste.
• om du bara inte kan släppa dessa objekt, överväga att rotera vilka du har på displayen istället för att ha allt synligt hela tiden.
• ta bilder av objekten. Du kan fånga objektet och det ögonblick det representerade och spara det digitalt. Om det är karriärrelaterat, Lägg till bilderna i din professionella portfölj så att du har framgång eller prestation dokumenterad för framtida delning och referens.

det är dags att sparka röran till trottoaren!

Clutter är inte bara irriterande och ful. Det har en mycket verklig inverkan på vår fysiska, mentala och emotionella hälsa och spelar en stor roll i hur vår chef och kollegor uppfattar oss. Det gör oss mindre produktiva och mer oroliga. Men det behöver inte vara så här! Med några enkla organisationskunskaper och lite beslutsamhet kan vi förvisa röran från vårt kontor och få lugn till vår arbetsyta!