despre ALS

Întrebări frecvente

Q. am emis recent un RFP pentru servicii de remorcare cu o cheltuială anuală estimată de aproximativ 150.000 USD. Cu toate acestea, motoarele din autobuzele noastre cu traseu fix au un defect, iar acum proiectăm că cheltuielile de remorcare vor fi de cel puțin 300.000 de dolari. Aceasta constituie o schimbare cardinală pentru care ar trebui să anulăm RFP și să re-licităm? Credem că am putea obține un preț mai bun pe baza utilizării noastre mai mari. Cum ar trebui să procedăm?

A. Vă sfătuim să modificați RFP pentru a oferi potențialilor furnizori estimarea dvs. mai exactă a volumului de servicii necesare. Acest lucru ar putea duce la prețuri mai mici. Cu toate acestea, dacă ați atribuit un contract pe baza unei cerințe de 150.000 USD în servicii de remorcare, nu ați putea emite un ordin de modificare împotriva acelui contract pentru a solicita dublul volumului de servicii. Aceasta ar fi o schimbare cardinală, deoarece depășește cu mult nivelul serviciilor pe care părțile le-au avut în vedere inițial la atribuirea contractului. Subiectul modificărilor cardinale este discutat în manualul de achiziții al celor mai bune practici, secțiunea 5.1-Modificări Ale Contractului. (Revizuit: mai 2017)

Î.suntem în proces de planificare pentru un tramvai Modern. Avem un consultant la bord pentru a lucra prin inginerie preliminară. Am descoperit recent că vom avea nevoie de cineva care să efectueze supravegherea managementului de proiect pentru proiectarea, construcția, întreținerea și exploatarea tramvaiului. De asemenea, am discutat despre începerea acestui proces acum (pentru a accelera proiectarea și construcția, deoarece avem un termen limită strâns), iar noul contract include inginerie preliminară, care nu a fost încă făcută în faza 3 a contractului existent. Evident, firma deja la bord pentru mai mulți ani are destul de un picior pe o altă firmă vine și înlocuirea lor. Pare aproape inutil și o risipă de resurse alte firme pentru a solicita în mod oficial pentru această cerință atunci când firma existentă trebuie să fie considerată aproape un shoo-in. Domeniul de aplicare al contractului inițial nu a avut în vedere managementul proiectului, astfel încât schimbarea ordonării acestuia ar putea fi considerată o schimbare cardinală, iar emiterea unui nou contract către aceștia ar fi o situație sursă unică. Există o modalitate de a considera acest lucru ca o modificare cardinală a contractului existent sau ca sursă unică și de a emite un nou contract?

A. circumstanțele pe care le-ați descris nu justifică o comandă de Modificare din mai multe motive. În primul rând, faza de supraveghere a managementului de proiect nu a fost în contemplarea concurenței inițiale, iar noua lucrare este pur și simplu dincolo de domeniul de aplicare al contractului inițial, adăugând ani la performanță și substanțial mai multe fonduri și efort. Dacă decizia agenției dvs. este de a atribui activitatea de supraveghere titularului, alegerile dvs. sunt o sursă unică suplimentară la contractul existent sau atribuirea unui nou contract sursă unică. Justificarea sursei unice, deși descurajată, ar trebui să fie prelucrată prin niveluri adecvate de gestionare a agențiilor pentru aprobare. Din perspectiva als, cu toate acestea, un RFP competitiv ar fi mult mai preferat, chiar dacă titularul are un avantaj competitiv în virtutea activității sale contractuale actuale. Desfășurarea unui nou concurs ar exclude orice întrebări ulterioare din partea ALS sau a comunității inginerești profesionale. (Recenzie: Septembrie 4, 2009)

Î. un contract de combustibil poate fi modificat pentru a crește cantitățile și a include locații suplimentare pentru livrare fără a fi considerat o modificare cardinală a contractului? Suntem un departament al orașului, iar contractul nostru actual este atractiv pentru celelalte departamente. Unele departamente au întrebat dacă contractul poate fi extins pentru a le include. Acest lucru ar însemna locații și volum suplimentar (50.000 de galoane pe un contract de 1.200.000 de galoane) pentru a adăuga la contractul care nu a fost luat în considerare inițial la momentul ofertei. Pot celelalte departamente să folosească acest contract?

A. Manualul privind achizițiile publice pentru cele mai bune practici discută subiectele achizițiilor comune și „piggybacking” în secțiunile 3.3.2 și, respectiv, 3.3.4. Scenariul pe care îl descrieți ar fi considerat un „tag-on” și, prin urmare, o schimbare cardinală. Agenția dvs. poate dori să ia în considerare o viitoare achiziție comună cu alte agenții locale pentru combustibil, dacă credeți că acest lucru ar produce prețuri mai bune. Solicitarea ar informa ofertanții cu privire la cantitățile totale estimate care urmează să fie achiziționate de agențiile participante, iar contractul ar putea fi apoi structurat ca un contract de cantitate nedeterminată cu cantități minime și maxime. Als impune ca contractele de cantitate nedeterminată să aibă cantități minime și maxime, ceea ce, atunci când ar fi atins, ar necesita o nouă acțiune de achiziții publice. Acest lucru este pentru a proteja furnizorii, precum și pentru a evita contractele pe durată nedeterminată în care achizițiile nelimitate pot fi efectuate la prețurile cotate inițial (situație care nu a fost niciodată intenționată de părți). (Revizuit: mai 2017)

Î.antreprenorul de construcție pentru proiectul nostru de reabilitare March Point Park ‘n Ride finanțat de arra a descoperit unele subgrade saturate în primele două zile la fața locului. Lucrările s-au oprit, iar estimarea lor preliminară de 44.000 USD este cu 29% peste valoarea contractului, ceea ce depășește pragul de schimbare cardinală de 25% stabilit în Politica noastră de achiziții. Întrebarea mea caută clarificări între regula schimbării cardinale și clauza condițiilor diferite ale Site-ului. Am stabilit că lucrările de schimbare se încadrează în domeniul de aplicare al competiției inițiale, deoarece aceste condiții fizice latente erau necunoscute la momentul licitării sau al inspecției site-ului, dar sunt necesare pentru a fi finalizate pentru a facilita restul lucrărilor ca ofertă. Îmbunătățirile park ‘ N ride nu pot fi finalizate fără lucrările de schimbare pentru a scurge apa de pe șantier. Având în vedere termenul scurt înainte ca compania de asfalt să se închidă pentru iarnă, nu vrem să oprim progresul proiectului, trebuind să-l rebidăm. Vorbind cu dvs., înțeleg că clauza privind condițiile diferite ale Site-ului prevalează asupra regulii de schimbare cardinală dacă se stabilește că lucrarea de schimbare se încadrează în sfera concurenței inițiale și că contractantul poate fi instruit să continue lucrarea de schimbare în timp ce negociem cererea de revendicare. Vă rugăm să clarificați diferența în scris și dacă înțelegerea mea este corectă.

A. Clauza privind condițiile diferite ale Site-ului vă oferă autoritatea contractuală de a continua cu această condiție neprevăzută la locul de muncă. Costul lucrărilor suplimentare, deși substanțial în raport cu valoarea inițială a contractului, nu depășește Autoritatea clauzei privind condițiile de amplasament diferite. După cum observați, o altă considerație (dincolo de costul lucrării) este ceea ce a fost inclus în domeniul de aplicare al competiției inițiale atunci când au fost solicitate și primite oferte competitive. IFB și contractul rezultat au prevăzut posibilitatea ca condițiile amplasamentului să fie semnificativ diferite de cele descrise în IFB, condiții care ar putea afecta urmărirea lucrărilor și, prin urmare, această modificare a condițiilor amplasamentului se încadra în domeniul de aplicare al concurenței inițiale; adică toți ofertanții știau la momentul depunerii ofertelor că ar putea fi obligați să răspundă condițiilor amplasamentului diferite pentru a finaliza contractul. Pe baza celor de mai sus, nu am trata acest lucru ca pe o schimbare cardinală inacceptabilă. (Postat: Ianuarie, 2010)

Q. Orientările als permit dublarea domeniului de aplicare al proiectului pentru un contract A / E? Ar fi aceasta considerată o achiziție unică? Ce preocupări în această privință ar trebui să știu?

A. manualul de achiziții pentru cele mai bune practici als (BPPM) discută „domeniul de aplicare al contractului și modificările cardinale” în secțiunea 5.1. Extrase din această secțiune sunt reproduse mai jos.

„în ceea ce privește cerințele ALS care reglementează modificările, modificarea trebuie să se încadreze în domeniul de aplicare al contractului inițial. Dacă nu este în domeniul de aplicare, este considerată o schimbare cardinală. Astfel de modificări nu sunt procesate în mod corespunzător ca modificări în conformitate cu clauza modificări, dar sunt procesate în mod corespunzător ca achiziții noi. A se vedea Circulara als 4220.1 F, Capitolul V 7.B. „acțiuni inadmisibile” pentru orientările als cu privire la acest aspect.

în domeniul general – sensul acestei fraze este oarecum vag și a făcut obiectul multor interpretări de către diferite organisme judiciare care procesează protestele și revendicările contractanților. Curtea Federală de creanțe a inventat termenul” schimbare cardinală ” pentru a descrie acele modificări care depășesc domeniul de aplicare al contractului. Există diferite teste utilizate pentru a determina dacă o modificare este în domeniul de aplicare. Un test examinează schimbările în natura muncii care trebuie efectuată. O alta se uită la cantitatea de efort contractantul este necesar pentru a efectua. Încă un alt test se referă la faptul dacă modificarea propusă se încadrează în domeniul de aplicare al concurenței inițiale.

natura muncii – într-un caz, Curtea a considerat că lucrarea modificată este considerată a fi în domeniul general de aplicare dacă „ar trebui considerată ca fiind corectă și rezonabilă în cadrul contemplării părților la momentul încheierii contractului.”Curtea Federală de revendicări a declarat că testul este dacă munca efectuată a fost” în esență haceeași muncă ca și părțile negociate atunci când contractul a fost atribuit.”Într-un alt caz, instanța a declarat că o schimbare cardinală are loc dacă abaterile ordonate modifică natura lucrului care urmează să fie construit. Principiul general pare să fie că, dacă funcția sau natura lucrării modificate este în general aceeași cu lucrarea solicitată inițial, modificările sunt considerate a fi în domeniul general de aplicare. De exemplu, într-un contract de construire a unui spital în care au existat multe modificări ale materialelor utilizate, dar unde dimensiunea și aspectul clădirii au rămas aceleași, modificările au fost considerate a fi în domeniul de aplicare.

Cantitatea de efort – al doilea test pentru a determina dacă o schimbare este în domeniul de aplicare se referă la cantitatea de efort în ceea ce privește întreruperea muncii și creșterea costurilor cu care se confruntă contractantul. Într-un caz care impune unui subcontractant să plaseze rambleul simultan cu munca altor subcontractanți, schimbarea a fost considerată atât de perturbatoare încât să fie o schimbare cardinală, deoarece a adăugat peste 200% la costul lucrărilor de rambleu. Într-un alt caz, instanța a decis să organizeze un proces cu privire la problema schimbării cardinale în care au existat 130 de modificări, timpul de performanță s-a dublat, iar costurile de 4,6 milioane de dolari au fost suportate peste prețul contractului de 5,8 milioane de dolari. Dar trebuie remarcat faptul că contractanții au avut rareori succes în argumentarea schimbărilor cardinale pe baza cantității de efort.

domeniul de aplicare al competiției inițiale – concurenții protestează uneori împotriva emiterii modificărilor atunci când consideră că ar fi trebuit utilizat un nou proces de achiziție competitiv pentru lucrarea schimbată. În soluționarea acestor cauze, instanțele au utilizat criteriul dacă modificarea se încadrează în domeniul de aplicare al competiției inițiale, și anume ceea ce concurenții ar fi trebuit să anticipeze că se încadrează în domeniul de aplicare al competiției. Un factor important care trebuie luat în considerare este „dacă solicitarea inițială a informat în mod adecvat ofertanții cu privire la potențialul pentru tipul de modificări pe parcursul contractului care au avut loc de fapt . . . sau dacă modificarea este de natură pe care potențialii ofertanți ar fi anticipat-o în mod rezonabil în temeiul clauzei privind modificările.”Această problemă este una importantă, deoarece clauza modificărilor se pretează la un potențial abuz în ceea ce privește ordonarea cantităților care nu au concurat inițial. Această practică tinde să devină oportună pentru a evita timpul și cheltuielile unei noi acțiuni de achiziție, dar este necorespunzătoare atunci când cantitățile suplimentare depășesc domeniul de aplicare al concurenței inițiale. Astfel de cantități suplimentare ar trebui fie cumpărate printr-o nouă achiziție competitivă, fie prelucrate ca o acțiune sursă unică, cu aprobările organizaționale necesare.

Number of changes – numărul de modificări emise nu a fost un factor determinant pentru a stabili dacă modificările sunt cumulativ în domeniul de aplicare. Comisia de contestații a considerat că aproximativ 100 de comenzi de modificare nu depășeau domeniul general de aplicare. Un alt caz a susținut că 200 de ordine de modificare nu depășeau domeniul general de aplicare.

ora emiterii – momentul emiterii modificărilor nu a fost considerat un factor. Într-un caz, ofițerul Contractant a emis șase modificări după finalizarea lucrărilor, ceea ce a prelungit perioada contractului cu 120 de zile, iar instanța a considerat că aceste modificări se încadrează în domeniul general de aplicare.

schimbări în cantitate – schimbări majore în cantitatea lucrării au fost considerate schimbări cardinale. Acest principiu se aplică atât modificărilor aditive, cât și celor deductive. Adaosurile majore în cantitate ar trebui procesate ca noi achiziții competitive. Reducerile mari ale cantității ar trebui procesate ca acțiuni de reziliere a contractului. Controlorul General a susținut că o modificare care adaugă cantități peste maximele contractuale era în afara domeniului de aplicare și, prin urmare, o modificare cardinală.”

ne-am întreba dacă lucrările suplimentare efectuate care determină o creștere de 100% a valorii contractului au fost (1) în mod rezonabil în cadrul contemplării părților la atribuirea contractului și (2) în esență aceeași lucrare pe care părțile au negociat-o la momentul atribuirii inițiale. De exemplu, dacă firma A&E a fost selectată pentru a proiecta o clădire și, pe parcursul proiectării, poate târziu în lucrările de proiectare, a trebuit să se facă o serie de modificări de proiectare neprevăzute din cauza constrângerilor de finanțare, a modificărilor codului de construcție etc., dar clădirea și-a păstrat caracterul esențial (ca în cazul spitalului de mai sus), atunci creșterea costurilor de 100% este probabil în domeniul de aplicare al contractului. Va trebui să aplicați criteriile de mai sus situației dvs. specifice pentru a determina dacă lucrarea adăugată este o modificare permisă în domeniul de aplicare sau dacă lucrarea adăugată trebuie tratată ca o achiziție sursă unică în afara autorității clauzei de modificări. (Revizuit: mai 2017)

dacă piggybacking pe un contract pentru autocare over-the-road, în care contractul inițial nu avea o opțiune de plafon redus (2.5 inci mai scurt decât un plafon standard de autocar peste drum), o achiziție de autobuze cu tavan scăzut din contractul inițial ar constitui o schimbare cardinală?

A. Dacă Schimbarea la o configurație a tavanului scăzut implică doar plasarea unui plafon fals sub tavanul original, am spune că este o schimbare cosmetică și nu una cardinală; dacă implică îndepărtarea fizică a acoperișului/tavanului original și înlocuirea acestuia cu altul, am considera-o o schimbare cardinală, deoarece implică o schimbare a structurii de bază a autobuzului. (Postat: Ianuarie, 2013)

agenția noastră se uită la achiziționarea 5 autobuze ca o achiziție piggyback din opțiunile disponibile pe un alt contract de sisteme de tranzit. Va trebui să facem unele modificări ale Contractului, cum ar fi schimbarea scaunului șoferului, schimbarea țesăturii scaunelor, schimbarea anvelopelor și a tarifului, precum și instalarea echipamentului AVL în autobuz. Aceste modificări pot fi procesate în conformitate cu” clauza de modificări ” sau sunt considerate o modificare cardinală. Dacă suntem capabili să facem aceste modificări în conformitate cu „clauza de modificări”, trebuie să facem și ICE și/sau o analiză cost/preț pentru fiecare modificare?

credem că modificările pe care le descrieți pot fi făcute sub clauza modificări. Da, va trebui să faceți o analiză ICE și o analiză a costurilor sau a prețurilor pentru fiecare dintre modificări. (Postat: ianuarie, 2013)

Recent, Agenția mea a executat un Contract pentru autobuze de tranzit GNC de patruzeci de picioare. Au existat unele discuții în cadrul Agenției cu privire la reducerea numărului de locuri de la 40 la 32 pentru a permite locații suplimentare de asigurare a scaunelor cu rotile conforme cu ADA. Una dintre cerințele minime menționate în RFP și cerințele contractuale ulterioare este \”cel puțin vor exista 40 de locuri pentru pasageri.”

reducerea numărului de locuri de autobuz sau modificarea configurației scaunelor pentru a permite mai multe locuri conforme cu ADA nu ar fi considerată o schimbare cardinală. Modificările scaunelor nu vor schimba natura vehiculului (de exemplu, podea joasă la podea înaltă; motorină la hibrid) și nici nu vor afecta integritatea competiției inițiale (adică, dacă aceste modificări ar fi fost cunoscute inițial, este posibil să fi afectat numărul de ofertanți pentru contract). (Postat: August, 2013)

întrebările mele sunt: (1) Care este definiția „în afara domeniului de aplicare”? (2) Care este definiția „schimbării cardinale”? (3) orice modificare a contractului nostru constituie „în afara domeniului de aplicare” pur și simplu pentru că contractul nu abordează deloc modificările? (4) Am avut două modificări anterioare la contractul de întreținere & combustibil emis de MOA în 2010 & 2011. Deoarece contractul nostru nu abordează modificările, aceste modificări ar fi fost considerate „în afara domeniului de aplicare”?

singura cerere de modificare în acest moment este prelungirea timpului. Domeniul de activitate și rata orară vor rămâne aceleași. Nimic altceva nu se va schimba în afară de data contractului.

analiza Agenției arată că manualul nostru de achiziții necesită o „sursă unică” dacă este „în afara domeniului de aplicare” și credem că această prelungire de un an este în mod clar în afara domeniului de aplicare, așa cum este definit în ghidul din als. Aș aprecia contribuția dvs. pentru a ne ajuta să înțelegem dacă o extindere ar fi posibilă sau nu pe baza interpretării „în afara domeniului de aplicare” și „schimbarea cardinală”.”

manualul de achiziții pentru cele mai bune practici als, secțiunea 5.1 discută modificările contractului.

există mai multe criterii pentru a determina când o schimbare este în domeniul de aplicare sau în afara domeniului de aplicare (și, prin urmare, o schimbare cardinală). Unul dintre criterii este ceea ce se afla în sfera de aplicare a competiției inițiale; adică ceea ce părțile au avut în vedere atunci când contractul a fost concurat. Pentru contractele de tip” termen ” atribuite pentru servicii pentru o anumită perioadă de timp (de exemplu, cinci ani), părțile au avut în vedere că Serviciile vor fi furnizate pentru termenul stabilit în solicitare și în contract. Diferiții ofertanți nu au avut în vedere prelungirea semnificativă a contractului (de exemplu, cu un an suplimentar) în condiții necompetitive. Dacă ofertanții ar fi anticipat viitoarele extinderi necompetitive, ar fi putut să-și schimbe propunerile pentru a oferi condiții mai atractive, cum ar fi o rată mai mică a profitului? În orice caz, anii suplimentari ar fi fost cotați ca opțiuni în condiții concurențiale cu propunerile inițiale, iar prețurile pentru anii opțiunii ar fi fost considerate ca făcând parte din decizia inițială de atribuire a contractului. Acest lucru nu a fost făcut în acest caz. În absența opțiunilor contractuale, care au fost evaluate și evaluate la momentul atribuirii contractului de bază, orice prelungire semnificativă a timpului la un contract de tip pe termen, cum ar fi al dvs., ar fi considerată în afara domeniului de aplicare și, prin urmare, o modificare cardinală care necesită o justificare unică a sursei.

încheierea ar fi diferită dacă contractul ar fi un contract de tip finalizare care necesită finalizarea lucrărilor specificate și a articolelor livrabile care, din diverse motive, nu ar putea fi finalizate până la data de livrare cerută. În aceste cazuri, data livrării ar putea fi prelungită pentru a permite contractantului să finalizeze lucrările necesare și să livreze articolele specificate în contract. Aceste prelungiri de timp pentru a permite finalizarea contractului nu ar intra sub incidența clauzei de modificări a contractului și, prin urmare, problema schimbării cardinale nu este relevantă. Acestea ar intra sub incidența clauzei de întârzieri și, prin urmare, motivele întârzierii ar fi luate în considerare dacă sunt cauzate de contractant, proprietar sau Acte ale lui Dumnezeu.

faptul că contractul nu conține o clauză de modificare ar putea însemna că proprietarul nu are autoritatea contractuală de a modifica contractul, cu excepția cazului în care Contractantul este de acord cu modificarea. Cu alte cuvinte, proprietarul nu a putut impune o schimbare unilateral, așa cum a putut în temeiul clauzei de modificări. Cu toate acestea, aceleași principii privind modificările cardinale s – ar aplica modificărilor avute în vedere-faptul că proprietarul și contractantul sunt de acord cu modificările nu le face permise dacă nu intră în domeniul de aplicare al contractului (așa cum instanțele au interpretat acest termen de-a lungul timpului). De exemplu, dacă modificarea depășește domeniul de aplicare al competiției inițiale (cum este cazul în situația dvs.), părțile nu pot pune în aplicare modificarea fără aprobarea internă a Agenției a unei justificări unice a sursei. (Revizuit: Mai 2017)

dacă agenția noastră a ales să modifice manualul de achiziții pentru a permite, la discreția noastră, o prelungire de un an a unui contract de servicii pe cinci ani și să trateze prelungirea ca pe o acțiune de tip „comandă de schimbare”, ar fi acest lucru acceptabil pentru ALS sau prelungirea ar fi considerată în continuare o acțiune sursă unică?

manualul de achiziții al Agenției nu este factorul de control aici. Politica als împiedică agenția să prelungească contractul, cu excepția cazului în care Agenția procesează o justificare unică a sursei prin intermediul funcționarilor de conducere adecvați (indiferent de ceea ce spune manualul). Manualul Agenției nu afectează dacă prelungirea contractului este o modificare cardinală sau nu, iar manualul nu poate schimba natura acțiunii de la o modificare cardinală la o modificare permisă a contractului. Faptele cauzei (termenul contractual inițial, parametrii originali ai concurenței, criteriile stabilite de GAO și diverse hotărâri judecătorești etc.) determinați ce este permis. Aceste fapte necesită o justificare unică a sursei pentru prelungirea contractului. (Postat: Septembrie, 2013)