în climatul competitiv de astăzi, mulți medici sunt mulțumiți să aibă un flux constant de pacienți în fiecare zi. Cu toate acestea, eșecul implementării unui sistem structurat de numire ar putea însemna pierderea veniturilor. Expertul în management clinic și prezentatorul Aao2015, Zachary Cain, observă că un program eficient de planificare este esențial pentru a realiza operațiuni practice netede și satisfacția atât a personalului, cât și a pacienților.
există multe moduri diferite de a proiecta un program de întâlniri, iar Cain avertizează împotriva unei abordări unice. Este tentant să programați pur și simplu un pacient la fiecare 15, 20 sau 30 de minute. Această metodă bazată pe venituri, cunoscută sub numele de programare standard, poate adăuga productivitate ridicată și succes financiar pentru unele practici. Pentru alții, rezultă timpi lungi de așteptare a pacientului, satisfacție redusă a pacientului și puțin sau deloc timp pentru plimbări sau întâlniri de urgență.
un șablon de Programare personalizat conceput cu nevoile dvs. de practică și stilurile de lucru ale medicului în minte poate face mai mult decât să atenueze timpul de așteptare al pacientului și stresul personalului. Modificarea compoziției programului dvs. eliberează adesea blocuri de timp, permițând întâlniri suplimentare. În funcție de venitul mediu pe programare, s-ar putea adăuga până la venitul real pe parcursul unui an. Deci, ce strategie de planificare este potrivită pentru practica ta? Mai jos, Cain sugerează câteva alternative:
programare integrată
cunoscută și sub denumirea de programare lungă/scurtă, sloturile de întâlniri sunt rezervate fie pentru examene lungi, complete, fie pentru urmăriri scurte. De multe ori, un tip de întâlnire este alocat primei jumătăți a zilei, în timp ce celălalt tip umple al doilea. Pentru practica cu mai mulți medici, ziua este coordonată, astfel încât fiecare medic să primească un amestec de tipuri de întâlniri (de exemplu, într-o practică cu doi medici, medicul 1 ar putea vedea toate programările lungi dimineața și programările scurte după-amiaza. Doctorul 2 ar face contrariul).
Pro:
- îi ajută pe medici să intre în mentalitatea de a face întâlniri rapide sau examene Complete.
- eliberează zona de pretestare, deoarece programările scurte de obicei nu au nevoie de pretestare.
- permite utilizarea mai eficientă a timpului tehnic (programările mai scurte necesită de obicei puțin timp tehnic).
- elimină orice presupuneri în programarea personalului, deoarece puteți anticipa fluxul de la oră la oră.
contra:
- întâlnirile scurte se transformă uneori în întâlniri lungi.
- trebuie să aveți grijă să evaluați nevoile generale ale pacientului pentru a evita un dezechilibru al programărilor disponibile.
partea de sus a orei
scopul programării de sus a orei este de a permite programului medicului să „reseteze” la fiecare oră. Permite o cantitate stabilită de întâlniri pe oră, lăsând un bloc deschis de timp la sfârșitul fiecărei ore pentru sarcini administrative sau pentru a fi refăcut pentru nevoile medicului în acel moment. Uneori, toți pacienții timp de o oră sunt programați la începutul acelei ore și văzuți în ordinea în care ajung. Alteori, programările complexe sunt programate pentru prima jumătate a orei, restul pacienților din acea oră ajungând la jumătate de oră.
înainte ca o practică să decidă să pună în aplicare programarea orelor de vârf, Cain sugerează efectuarea unei revizuiri detaliate a datelor istorice pentru a determina numărul mediu de pacienți văzuți, timpul de contact al pacientului și pentru a prezice numărul de vizite de lucru necesare și probabilitatea de a nu se prezenta.
Pro:
- vizitele de urgență sau programările în aceeași zi sunt mai ușor de acomodat datorită timpului de la sfârșitul blocului.
- este mai puțin probabil ca medicii să rămână în urmă în ceea ce privește sarcinile administrative, obținând astfel înregistrări mai complete și mai precise ale pacienților.
Cons
- pacienții se pot supăra dacă observă că alți pacienți au primit aceeași oră de programare. O explicație va necesita o anumită finețe de la personalul de la recepție.
- nefinalizarea blocului la timp va duce la back-up-uri pe parcursul zilei.
Cluster Scheduling
cluster scheduling implică gruparea pacienților cu tipuri, condiții sau tratamente similare și programarea acestora într-un anumit bloc de timp în timpul zilei. De exemplu, o practică ar putea avea „după-amieze de injecție” sau „după-amieze de procedură.”În afară de considerațiile normale, cum ar fi disponibilitatea sălii de examen și numărul de personal de asistență, va trebui să țineți cont și de lucruri precum numărul de instrumente chirurgicale la îndemână, precum și timpul de răspuns pentru sterilizare.
Pro:
- tipurile de întâlniri simplificate permit un număr mare de pacienți să fie văzuți într-un timp scurt.
- timp de așteptare redus pentru pacienții care revin lunar pentru tratamente cronice.
contra:
- efectuarea sarcinilor repetitive poate crește riscul de eroare medicală sau tehnică.
- deficitul de personal (cum ar fi call-out-urile) afectează în special acest tip de programare.
- disponibilitatea și actualitatea pacienților sunt mai mult un factor, la fel ca și considerațiile geografice. De exemplu, s-ar putea să practicați într-o zonă cu ierni dure, care pot provoca copii de rezervă cronice din cauza pacienților întârziați.
cei 6 pași ai lui Zachary Cain către un sistem de programare fără eșec
- stabilesc un obiectiv țintă al pacienților care trebuie văzut în fiecare zi.
- creați tipuri de numire bazate pe nevoile de practică, folosind ori medic realiste pentru fiecare tip de numire.
- construiți o echipă performantă de personal administrativ și clinic.
- permite vizite de lucru de la pacienți consacrați și noi.
- comunicați pe tot parcursul zilei.
- solicitați feedback de la medici, pacienți și personal