pacienții au dreptul de a-și revizui dosarul medical și/sau de a obține o copie, iar furnizorii de servicii medicale au de obicei dreptul de a percepe o taxă pentru acest serviciu. Cu toate acestea, cu toate regulile și excepțiile diferite, taxele de copiere pot fi confuze.
deoarece majoritatea, dacă nu toți, furnizorii de servicii medicale sunt „entități acoperite” în conformitate cu legile federale privind confidențialitatea și, prin urmare, fac obiectul Legii privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA), este important să fiți conștienți de diferențele dintre legislația de stat și cea federală și să știți ce să urmați. În general, va trebui să urmați regulile federale la minimum și dacă statul dvs. are reguli mai stricte, atâta timp cât acestea nu sunt contrare regulilor federale, va trebui să fie urmate și ele.
taxe de copiere
când pacientul solicită propriile fișe medicale, unele state permit furnizorilor de servicii medicale să perceapă unui pacient sau reprezentantului său legal o taxă pentru fiecare pagină copiată. Unele state permit, de asemenea, furnizorilor de servicii medicale să perceapă o taxă clericală rezonabilă.
cu toate acestea, confuzia apare deoarece regula de confidențialitate HIPAA, care este legea federală și se aplică aproape tuturor practicilor, are reguli diferite cu privire la ceea ce poate percepe un furnizor de servicii medicale atunci când un pacient își solicită dosarele medicale. Conform Regulii de Confidențialitate, mai jos sunt liniile directoare pe care Furnizorii de servicii medicale trebuie să le respecte.
taxă clericală rezonabilă
medicii pot percepe o „taxă rezonabilă, bazată pe costuri” , ceea ce înseamnă că pot percepe doar pentru:
- muncă pentru copierea fișelor medicale, pe suport de hârtie sau electronic;
- consumabile pentru copierea fișei medicale pe hârtie sau pe suportul electronic portabil, dacă pacientul solicită ca înregistrările să fie furnizate în format electronic (dacă cabinetul medical păstrează informațiile pacientului într-o fișă medicală electronică, legea federală impune ca acestea să fie furnizate pacientului în format electronic dacă pacienții fac această cerere.);
- poștale, dacă este cazul; și
- pregătirea unui rezumat al dosarului medical, dacă pacientul a fost de acord cu acest proces în locul obținerii dosarului medical real).
taxa clericală nu este permisă
Unii furnizori de servicii medicale percep pacientului o taxă pentru ca personalul să localizeze dosarele medicale, mai ales dacă dosarele medicale sunt în afara amplasamentului. Deși acest lucru este permis în unele state, nu este permis în conformitate cu legea federală (cea pe care probabil ar trebui să o urmați). Prin urmare, acest lucru nu este permis.
când pacientul solicită fișe medicale electronice sau diagrame pe hârtie menținute în format electronic, regula de confidențialitate nu permite furnizorului de servicii medicale să perceapă mai mult decât costurile reale ale forței de muncă. Cu alte cuvinte, taxele pe pagină nu sunt permise pentru copii pe hârtie sau electronice ale înregistrărilor medicale păstrate electronic. Nici regula de confidențialitate nu permite perceperea unei taxe de recuperare a dosarelor medicale dacă acestea trebuie să fie localizate.
taxă fixă pentru copii electronice ale dosarelor medicale păstrate electronic
un furnizor de servicii medicale poate percepe o taxă fixă ca taxă pentru pacienții care solicită o copie a dosarelor medicale electronice sau a dosarelor medicale păstrate electronic. Cu toate acestea, această taxă nu poate depăși 6,50 USD, inclusiv poștale, forță de muncă și consumabile.
taxele de copiere nu sunt permise
este la fel de important să se știe când un pacient nu poate fi taxat pentru o copie a dosarelor sale medicale. Dacă statul dvs. permite pacienților, foștilor pacienți sau reprezentanților acestora să primească o copie gratuită a porțiunii relevante din dosarul pacientului necesar pentru a susține un apel privind eligibilitatea pentru un program de beneficii publice, cum ar fi programele de îngrijire a sănătății pentru persoanele cu venituri mici sau prestațiile de invaliditate de securitate socială, atunci ar trebui să urmați legea statului în această privință.
rețineți că, pentru a proteja confidențialitatea pacientului, fișele medicale trebuie eliberate numai cu o autorizație scrisă din partea pacientului (dacă este în viață) sau a reprezentantului legal al acestuia (dacă pacientul este decedat sau incompetent).
să știi când să urmezi legea corectă nu este întotdeauna ușor. Dar, în cazul în care pacientul solicită dosarele medicale, aproape fiecare furnizor de servicii medicale va trebui să respecte legea federală în conformitate cu regula de Confidențialitate. Regula de confidențialitate HIPAA se aplică numai atunci când pacientul solicită dosarele medicale. Nu se aplică atunci când cererea provine dintr-o citație, un plan de asigurări de sănătate sau de viață, o cerere de avocat sau orice altă situație.
vă rugăm să urmați acest link către Departamentul de sănătate și Servicii Umane din SUA pentru mai multe informații despre acest subiect: https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/faq/2029/how-can-covered-entities-calculate-the-limited-fee/index.html
autor de Kimberly L. Danebrock, JD, BSN, RN, CPPS
Director de management al riscului, CAPAssurance
Aflați mai multe despre modul în care Cooperativa medicilor americani, Inc. (CAP) vă poate sprijini practica descărcând ghidul nostru gratuit Ghidul de acțiune al medicului pentru reducerea riscului și îmbunătățirea afacerilor, care include resurse și sfaturi pentru a ajuta medicii și personalul medical să rezolve problemele obișnuite de practică asociate cu sarcini aparent de rutină