(Ilustrație: Google.com)
la fel ca orice alt loc în care vă păstrați lucrurile, Google Drive poate deveni dezordonat. Faceți un fișier sau două, importați câteva documente din Gmail, acceptați un folder partajat și, înainte să-l cunoașteți, întregul loc este un dezastru.
puteți organiza fișierele din Google Drive punându-le în foldere și folosind alte instrumente, atât conceptuale, cât și actuale, pentru a vă asigura că puteți găsi întotdeauna ceea ce aveți nevoie. Aceste sfaturi și puncte de sfaturi vă vor arăta cum să organizați fișierele în Google Drive și ar trebui să funcționeze bine și dacă utilizați Google Drive pentru muncă.
setați vizualizarea implicită
puteți vizualiza fișiere și foldere în Google Drive o grămadă de moduri diferite. De exemplu, puteți afișa totul într-o vizualizare listă sau grilă, precum și setați distanța dintre linii pentru a fi confortabilă, confortabilă sau compactă. Decideți cum vă place să vă uitați la Google Drive, jucând cu setările până când sunteți fericit. Îmi place vizualizarea listei cu spațiere confortabilă, deci asta veți vedea în majoritatea capturilor de ecran de aici.
nu treceți cu vederea șina din partea stângă. O mulțime de oameni se concentrează pe centrul ecranului atunci când se uită la Google Drive. Cu toate acestea, când vine vorba de organizarea folderelor și fișierelor, asigurați-vă că vă asigurați de acea șină stângă. Puteți vedea cu ușurință folderele și subfolderele dvs. și puteți rezerva centrul ecranului pentru conținutul oricărui folder pe care îl alegeți să îl vizualizați.
creați un schelet de foldere
creați un schelet de foldere pentru dvs. folosind orice structură și nume funcționează cel mai bine pentru dvs. Cum vă organizați fișierele și folderele în alte aplicații? Ce îți vine în minte când te gândești la un document de care ai nevoie? Cel mai bun mod de a afla cum să configurați folderele este să răspundeți la aceste două întrebări.
pentru mulți oameni, ceea ce vine în minte mai întâi este conținutul muncii lor, așa că folosesc nume tematice precum Project X sau School Work pentru foldere. Personal, mă agăț de date. Când trebuie să găsesc un fișier, fie că este o bucată de scris sau o imagine, mă gândesc întotdeauna la momentul în care l-am creat. Ca rezultat, folosesc datele foarte mult în convențiile mele de denumire a dosarelor și fișierelor. De exemplu, am dosare pentru 2019, 2018, 2017 și așa mai departe. De asemenea, folosesc numere care corespund anilor și lunilor. De exemplu, 1906 înseamnă anul 2019 și a șasea lună sau iunie. Când mă uit la un dosar care începe cu unele numere, știu exact ce înseamnă și mă ajută să găsesc rapid fișierele de care am nevoie.
am văzut unii oameni online recomandându-vă să adăugați un emoji la numele folderelor dvs. pentru a vă oferi mai multe indicii vizuale. Nu! Emoji nu se convertesc întotdeauna bine în alte formate, așa că atunci când încercați să creați un link partajat către un folder sau să îl exportați, imaginile îl pot rupe.
creați subfoldere
subfolderele sunt un avantaj organizațional. Faceți – le și folosiți-le! Acestea vă ajută să sortați și să clasificați fișierele în grupuri mai mici și mai specifice.
dacă ați creat foldere, dar sunteți blocați încercând să aflați ce subfoldere să faceți, atunci probabil că nu aveți nevoie de ele încă. De asemenea, puteți crea un folder numit DONE sau OLD, astfel încât atunci când lucrul este finalizat sau un folder nu mai este utilizat, îl puteți trage și plasa acolo.
utilizați culoarea
culorile sunt un indiciu vizual excelent, iar Google Drive vă permite să adăugați culori personalizate în foldere. Faceți clic dreapta pe orice folder, fie din bara laterală, fie din fereastra principală și alegeți schimbare Culoare. Apoi selectați culoarea dorită.
un truc pe care îl folosesc este să-mi fac dosarele active verzi. Uneori am foldere sau subfoldere care stau inactiv pentru o vreme, dar unul sau două foldere dintre ele sunt încă în uz. Evidențiez folderele active în verde și le las pe celelalte gri. În acest fel, când vreau să sar direct în munca mea, am o lumină verde care mă ghidează spre dosarul care ține lucrările mele în desfășurare.
adăugați stele la fișierele și folderele utilizate frecvent
Google Drive vă permite să adăugați o stea la fișiere și foldere. O faceți în același mod în care adăugați o culoare: faceți clic dreapta pe fișier sau folder și alegeți Adăugați la stea.
vă recomandăm să adăugați o stea la fișierele utilizate frecvent. În acest fel, puteți trage o listă cu toate materialele pe care le accesați în mod regulat, indiferent unde se află Drive, făcând clic pe titlul cu stea din șina din stânga.
recomandat de editorii noștri
mutați fișierele importante ‘partajate cu mine’
aruncați o privire la antetul din șina din stânga numit partajat cu mine. Faceți clic pe acesta și poate apărea o mizerie de fișiere și foldere. Nu vă faceți griji prea mult despre ele. Dacă există ceva important în acel lot de lucruri, există trei lucruri utile pe care le puteți face cu ele:
adăugați o stea. Adăugarea unei stele la un fișier care a fost partajat cu dvs. face același lucru cu adăugarea unei stele la unul dintre propriile fișiere. Îl face să apară în lista de conținut cu stea.
Salvare în unitate/mutare într-un folder. O altă opțiune este să adăugați fișierul în Google Drive și să îl puneți într-un folder. Puteți face clic dreapta pe fișier și selectați Mutare la. Apoi, în fereastra care apare, navigați la folderul în care doriți să păstrați acest fișier. O altă opțiune care face același lucru este să selectați elementul pe care doriți să îl salvați și apoi să faceți clic pe pictograma Google Drive din partea dreaptă sus a ecranului. Apoi aveți ocazia să îl mutați în folderul ales de dvs. În orice caz, creați în mod eficient o comandă rapidă către fișierul partajat din noua locație pe care o alegeți. Fișierul este încă partajat cu toată lumea și aparține în continuare proprietarului inițial.
faceți o copie. Dacă faceți o copie a unui fișier care a fost partajat cu dvs., noua copie devine a dvs. Și este doar că, o copie. Nu mai este conectat la fișierul partajat și aceiași oameni nu mai au neapărat permisiunea de a-l accesa.
aruncați coșul de gunoi
când eliminați un fișier sau un folder din Google Drive, acesta intră în coșul de gunoi și rămâne acolo până când scoateți coșul de gunoi. Cu cât lăsați gunoiul să se acumuleze mai mult, cu atât este mai puțin probabil să aveți încredere totală că totul din el ar trebui să fie complet distrus și apoi veți rămâne pe coșul de gunoi și mai mult. Fă-ți o favoare și golește gunoiul din când în când. Acesta vă va ajuta să vă păstrați spațiul de stocare Google Drive la un nivel precis și vă va ajuta sănătatea în timp ce încercați să păstrați un cont organizat.
pentru mai multe despre cum să profitați la maximum de Google Drive, puteți citi și povestea PCMag, sfaturi Google Drive pe care nu vă puteți permite să le pierdeți.