dezordine: colecția de „lucruri” situate în jur care creează dezorganizare la locul de muncă. Vă sabotează productivitatea și vă poate afecta negativ sănătatea mintală zi de zi.
este timpul să-l sub control!
cercetările au arătat că spațiile aglomerate au efecte negative asupra nivelului de stres și anxietate, capacitatea de concentrare, alegerile alimentare și chiar somnul. De asemenea, creează o primă impresie slabă a abilităților și abilităților dvs. percepute la birou atunci când cineva se oprește lângă biroul dvs.
acest articol, de exemplu, se adâncește în neuroștiința din spatele decluttering. În ea, autorul face referire la mai multe studii care dovedesc cât de dăunătoare poate fi dezordinea creierului tău, precum și efectele pozitive pe care le poate avea decluttering-ul asupra performanței tale. Este o lectură minunată pentru aceia dintre noi care sunt interesați de modurile ciudate în care funcționează creierul nostru!
dezordinea se acumulează atunci când nu reușim să luăm decizii cu privire la lucruri sau nu avem un sistem bun pentru stocarea acestora. Există patru pași de bază pentru organizarea nimic, și ele pot fi aplicate la orice tip de dezordine.
tipuri comune de dezordine și cum să le rezolvați
acum, că înțelegem efectul dezordinii, este timpul să analizăm anumite zone problematice și să identificăm modalități de rezolvare a acestora. În birou, cele mai multe dezordine se încadrează într-una din aceste cinci categorii:
1. Consumabile dezordine: Uită-te în jurul birou. Câte pixuri aleatorii, clipuri de liant, note lipicioase, evidențiatoare sau alte materiale de birou se află în jur? Consumabile dezordine se acumulează atunci când:
- nu aveți Case de depozitare definite pentru diferitele consumabile pe care le utilizați în mod regulat.
- ai un obicei prost de a nu pune lucrurile înapoi unde le este locul atunci când ai terminat să le folosești.
- alte persoane picătură lucruri pe birou.
cum de a rezolva consumabile dezordine:
- evaluează ce provizii se acumulează cel mai mult pe biroul tău. Întrebați-vă de ce se întâmplă acest lucru, astfel încât să puteți ajunge la cauza principală și să creați o soluție care să funcționeze.
- adunați consumabilele împreună, conțineți-le, etichetați recipientul și creați o locuință specifică (locație de depozitare) pentru aceste articole. Dacă sunt lucruri pe care le utilizați în mod regulat, asigurați-vă că sunt depozitate într-un loc ușor accesibil, astfel încât să le puteți obține cu ușurință sau să le puneți deoparte atunci când este nevoie.
- desemnați de câteva ori pe zi (de ex. chiar înainte sau după prânz, chiar înainte de a pleca la sfârșitul zilei) pentru a face o curățare rapidă a biroului și a elimina dezordinea, astfel încât spațiul dvs. să rămână curat și organizat.
2. Dezordine de hârtie: aveți o grămadă de fișiere care a devenit un munte de fișiere? Aveți imprimări de e-mail diverse care plutesc în jurul spațiului dvs. de lucru? Membrii echipei lasă documente pe birou pe tot parcursul zilei? Aglomerația de hârtie se acumulează atunci când:
- imprimați lucruri care nu trebuie tipărite.
- nu aveți o tavă „de intrare” identificată în mod clar pe birou pentru documentele primite.
- nu conțin, eticheta, și de a crea o casă (dosar fișier) pentru hârtie, de îndată ce vine peste birou.
- nu aveți foldere de fișiere goale ușor accesibile pentru crearea fișierelor.
- credeți că etichetele de fișiere trebuie să fie imprimate perfect sau nu puteți crea fișierul deloc.
cum se rezolvă dezordinea hârtiei:
- opriți imprimarea lucrurilor care nu ar trebui tipărite.
- rupeți sau reciclați duplicate sau hârtie învechită de îndată ce vă dați seama că nu este necesară.
- crearea unui fișier-on-the-go stație. Găsiți un sortator de tavă verticală, de sine stătător, cu una sau două secțiuni. Așezați sortatorul pe biroul dvs. la îndemâna brațului de locul în care stați. Stocați-l cu un sortiment de foldere de fișiere pe care le utilizați. Mina include o combinație de foldere manila 1/3 tăiate, un sortiment de foldere color 1/3 tăiate și o varietate de foldere poli pe care le folosesc pentru organizarea proiectelor mele. De asemenea, poate doriți să includeți un stilou, un marker sau un creion bun pentru etichetarea folderelor.
- Faceți etichetarea ușoară. Folosiți un creion pentru a putea fi șters cu ușurință atunci când aveți timp să creați o etichetă tipărită. Utilizați etichetele de fișiere amovibile care facilitează crearea unei etichete scrise de mână și ușor de eliminat mai târziu, când veți obține în cele din urmă una tipărită creată. Sau obțineți un producător de etichete și faceți etichetele fișierelor la fața locului.
una dintre luptele pe care administratorii le au cu depunerea hârtiei este că ei cred că etichetele trebuie să fie bine tastate înainte de a putea crea fișierul. Acest lucru este departe de adevăr! Scopul unui folder de fișiere este de a conține și eticheta elemente similare, astfel încât să puteți stoca totul în locul său de drept. Puteți adăuga oricând o etichetă tipărită mai târziu, dar cel puțin să o scrieți acolo deocamdată, astfel încât să fie etichetată dacă dvs. sau altcineva trebuie să o localizați. O etichetă de dosar scrisă de mână este la fel de eficientă ca o etichetă frumos tipărită. Dacă trebuie să aveți absolut o etichetă de fișier perfectă, investiți într-un producător de etichete pe care îl puteți păstra în sertarul de birou sau în stația dvs. de fișiere din mers.
3. Sub dezordinea biroului: cu toții am fost acolo. Biroul dvs. este o mizerie și trebuie să îl ștergeți rapid, astfel încât să ascundeți dezordinea de sub spațiul dvs. de lucru cu intenția de a face față mai târziu. Dar mai târziu nu vine niciodată. Te distras, alte priorități construi, și înainte tu stii asta, aceste consumabile suplimentare, laptop-uri vechi, sau obiecte promotionale de la banchetul anual premii au crescut aparent rădăcini sub birou. Este din vedere și din minte … până când stub deget de la picior pe ea în timp ce stai jos la computer, sau prinde o bucatica de ea atunci când te plimbi prin ușa biroului. Și de fiecare dată când vă amintiți că este acolo, are un impact negativ asupra Dvs., atât fizic, cât și mental!
cum se rezolvă sub dezordinea biroului:
- evaluează ce se acumulează cel mai mult sub biroul tău. Tu ești cel care pune lucrurile acolo sau se acumulează din cauza altora care aruncă lucrurile în spațiul tău?
- creați niște containere desemnate lângă (dar nu pe sau sub) biroul dvs. dacă articolele necesită cu adevărat să faceți ceva cu ele înainte de a putea fi manipulate. Asigurați-vă că le etichetați, astfel încât toată lumea să știe ce merge unde.
- Educați-vă membrii echipei cu privire la locul în care se află spațiile de depozitare adecvate pentru articolele pe care le aruncă la birou.
- desemnați de câteva ori pe săptămână sau la sfârșitul fiecărei zile pentru a face o evaluare rapidă sub birou și pentru a elimina dezordinea, astfel încât să puteți merge în ziua următoare cu un spațiu de lucru deschis și reîmprospătat.
4. Birou sau sertar fișier dezordine: Ah, sertarul junk infam! Cine n-a mâncat așa ceva? Într-un efort de a ordona rapid un spațiu, îl ștergem și îl aruncăm în spațiul închis, conținut al unui sertar sau dulap, unde putem ascunde lucrurile rapid. Problema este că rareori ne întoarcem și o curățăm mai târziu. Și data viitoare când ai nevoie de ceva din sertarul ăla, începe să scotocești.
cum se rezolvă dezordinea sertarului de birou sau de fișiere:
- conțin și eticheta consumabile în sertare pentru acces rapid și ușor. Folosiți benzi de cauciuc, pungi cu fermoar sau coșuri mici și coșuri. Acest lucru vă ajută să puneți rapid lucrurile deoparte atunci când vă grăbiți.
- dacă trebuie să faceți o curățare rapidă a Biroului, conțineți-l într-un plic supradimensionat sau într-o pungă cu fermoar, astfel încât să rămână conținut până când vă puteți întoarce și sortați-l corespunzător mai târziu.
- dacă aveți o grămadă de sertare care sunt scăpate de sub control, Alegeți un sertar pe zi și aplicați cei patru pași pentru a organiza orice până când veți avea totul adunat, conținut, etichetat și în casa sa permanentă.
5. Memorie dezordine: Dintre toate dezordinea pe care o Acumulăm, dezordinea „memoriei” este cea mai dificil de rezolvat, deoarece, spre deosebire de folderele de fișiere și agrafe de hârtie, avem un atașament emoțional față de ea. Memorie dezordine vine în mai multe forme: „cel mai bun Admin din lume” gag cadou care stă de telefon, amintiri de la conferința la care ați participat primăvara trecută, sau 86 desene pisica copilul tau te-a înzestrat. Organizatorul profesionist Peter Walsh descrie dezordinea memoriei ca fiind „lucrurile pe care ți le faci griji dacă le dai drumul, vei pierde memoria” și este singura zonă pe care o primesc cel mai mult de la persoanele care participă la 5 zile Organizați-vă provocarea spațiului de lucru. Nu vor să renunțe la fotografiile de familie sau la alte obiecte personale-la urma urmei, asta face ca biroul lor să fie unic „al lor.”Când elimină această dezordine din spațiul lor, totuși, nu le vine să creadă calmul care vine cu ea!
cum de a rezolva dezordine de memorie:
- eliminați toate elementele de memorie din spațiul dvs. Puneți-le într-o cutie și etichetați-o astfel încât să nu se piardă. Apoi, acordați-vă cel puțin 5-10 zile de lucru în spațiul dvs. fără toate elementele de memorie înainte de a decide ce ar trebui să păstrați sau să adăugați înapoi în zona de lucru.
- acordați atenție modului în care vă simțiți lucrând în spațiul dvs. fără toate aceste elemente de memorie. De asemenea, ascultați comentariile pe care oamenii le fac atunci când se opresc lângă biroul dvs. Ce observi?
- dacă trebuie să aveți absolut unele elemente de memorie în spațiul de lucru, limitați-vă la unul sau două dintre cele mai importante.
- dacă pur și simplu nu puteți renunța la aceste elemente, luați în considerare rotirea celor pe care le aveți pe ecran în loc să aveți totul vizibil tot timpul.
- faceți fotografii ale articolelor. Puteți captura elementul și momentul în care a reprezentat și salvați-l Digital. Dacă este legată de carieră, adăugați imaginile în portofoliul dvs. profesional, astfel încât să aveți succesul sau realizarea documentată pentru partajarea și referința viitoare.
este timpul pentru a lovi cu piciorul dezordine la bordură!
dezordinea nu este doar iritantă și inestetică. Are un impact foarte real asupra sănătății noastre fizice, mentale și emoționale și joacă un rol important în modul în care executivul și colegii noștri ne percep. Ne face mai puțin productivi și mai anxioși. Dar nu trebuie să fie așa! Cu câteva abilități simple de organizare și un pic de determinare, putem alunga dezordinea din biroul nostru și putem aduce calm în spațiul nostru de lucru!