Wykres kont (CoA) to lista kont używanych przez firmę lub organizację do definiowania każdej klasy przedmiotów, na które wydawane są lub otrzymywane pieniądze lub ekwiwalent. CoA służy do organizowania wszystkich transakcji i segregowania wydatków, przychodów, aktywów i pasywów, aby firma mogła mieć jasne zrozumienie kondycji finansowej jednostki. Dobrze zaprojektowany CoA może zwiększyć zdolność firmy do porównywania, rozumienia i koncentrowania się na kluczowych obszarach działalności.
zbyt często widzimy, że właściciele małych firm popełniają błąd tworząc nowe konto dla każdego wprowadzonego elementu. Praktyka ta powoduje niepotrzebne luki (na przykład konto, które są używane przez jeden miesiąc, a następnie nadal pojawiają się jako 0.00 w kolejnych miesiącach) i znacznie utrudnia uzyskanie kluczowych informacji potrzebnych do osiągnięcia celów biznesowych.
na przykład wyobraź sobie, że firma utworzyła rachunek wydatków na spłatę pożyczki, gdy ten rodzaj płatności faktycznie należy do rachunku zobowiązań. Byłoby kosztownym błędem rejestrowanie płatności jako wydatku dla firmy, a nie zmniejszenie posiadanego długu.
niezależnie od tego, czy przeprowadzamy przegląd Quickbooks, czy konfigurujemy nasze usługi księgowe dla klienta, CoA jest jednym z pierwszych elementów, którymi się zajmujemy, dzięki czemu możemy mieć pewność, że nasi klienci mają silny i zorganizowany cyfrowy system „archiwizacji”, który może służyć jako podstawa ich kondycji finansowej. Tutaj podajemy wskazówki, jak stworzyć silny CoA i podstawowy szablon, który pomoże Ci zacząć działać!
jakie rodzaje kont są w typowym wykresie kont?
CoA zazwyczaj ma następujące rodzaje kont:
aktywa
pasywa
kapitał własny właściciela
przychody/przychody
Koszty sprzedanych towarów/koszty usług
koszty operacyjne
inne przychody/koszty
Czy powinienem podać nazwę lub numer konta?
oba. Większość firm używa systematycznego systemu liczbowego, aby przypisać numer do każdego konta w ramach wykresu kont. Są one często nazywane numerem konta lub kodami księgi głównej (GL).
typowym systemem numerycznym do przypisywania numerów kont do tego typu kont byłby:
-
aktywa: 1000 do 1999
-
zobowiązania: 2000 do 2999
-
kapitał własny: 3000 do 3999
-
przychody: 4000 do 4999
-
koszt towaru: 5000 do 5999
wskazówka: podczas dodawania kont pamiętaj, aby rozesłać poprawioną listę wszystkim pracownikom, którzy używają tej listy do rejestrowania transakcji w systemie księgowym. Pracownicy niezwiązani bezpośrednio z księgowością będą potrzebowali kopii wykresu kont, jeśli zakodują faktury lub inne transakcje i będą musieli wskazać, na które konto te transakcje powinny być rejestrowane.
czy kody General ledger (GL) są jedynymi, których potrzebuję?
zazwyczaj większość kont GL ma konto nadrzędne (lub konto grupowe), a także konta podrzędne, w których całe saldo subkont jest dodawane do kont nadrzędnych.
na przykład, konto nadrzędne będzie nazywane „gotówką i ekwiwalentem pieniężnym” z następującymi kontami podrzędnymi: główne sprawdzanie, zapisywanie konta bankowego, płacowe konto bankowe itp. W tym projekcie całkowite saldo subkont będzie zawsze grupowane, aby pokazać sumę wszystkich kont bankowych lub całkowitą gotówkę, którą firma ma w dowolnym momencie.
wskazówka :jeśli konfigurujesz Wykres kont ręcznie, pamiętaj, aby pozostawić trochę miejsca między kontami, aby dodać nowe konta. Na przykład Numeruj swoje środki pieniężne na koncie czekowym 1000 i Twoje konto należności 1100. To pozostawia Ci dużo miejsca, aby dodać inne konta do śledzenia gotówki.
jak wygląda schemat kont? Pobierz poniższy arkusz kalkulacyjny excel i użyj go jako szablonu dla własnego wykresu kont:
bezpłatne pobieranie: szablon wykresu kont
wskazówka: małe firmy nie mają tego samego wykresu kont. Konta, które uwzględniasz na wykresie kont, zależą od rodzaju działalności. Na przykład, jeśli prowadzisz firmę usługową, nie masz konta w magazynie. Jeśli masz firmę, która sprzedaje produkty, będziesz potrzebować konta zapasów.
potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami już dziś, a my pomożemy Ci przejrzeć lub skonfigurować Wykres kont!