(Ilustracja: Google.com)
podobnie jak w każdym innym miejscu, w którym przechowujesz swoje rzeczy, Dysk Google może być niechlujny. Tworzysz plik lub dwa, importujesz kilka dokumentów z Gmaila, akceptujesz folder udostępniony i zanim się zorientujesz, całe miejsce to katastrofa.
możesz organizować pliki na Dysku Google, umieszczając je w folderach i używając innych narzędzi, zarówno koncepcyjnych, jak i rzeczywistych, aby zawsze znaleźć to, czego potrzebujesz. Te wskazówki i porady pokażą, jak organizować pliki na Dysku Google i powinny również działać dobrze, jeśli używasz Dysku Google do pracy.
Ustaw domyślny widok
możesz przeglądać pliki i foldery na Dysku Google na kilka różnych sposobów. Na przykład możesz wyświetlić wszystko w widoku listy lub siatki, a także ustawić odstępy między wierszami tak, aby były wygodne, przytulne lub kompaktowe. Zdecyduj, jak chcesz patrzeć na swój dysk Google, bawiąc się ustawieniami, aż będziesz zadowolony. Lubię widok listy z wygodnymi odstępami, więc to jest to, co zobaczysz na większości zrzutów ekranu tutaj.
nie przeocz lewej bocznej szyny. Wiele osób skupia się na środku ekranu, gdy patrzy na Dysk Google. Jeśli chodzi o organizowanie folderów i plików, pamiętaj jednak, aby upewnić się, że lewa szyna. Możesz łatwo zobaczyć swoje foldery i podfoldery i zarezerwować środek ekranu dla zawartości dowolnego folderu, który wybierzesz do wyświetlenia.
Utwórz szkielet folderów
Utwórz szkielet folderów dla siebie, używając dowolnej struktury i nazw, które najlepiej Ci odpowiadają. Jak organizować pliki i foldery w innych aplikacjach? Co przychodzi ci do głowy, gdy myślisz o jakimś dokumencie, którego potrzebujesz? Najlepszym sposobem, aby dowiedzieć się, jak skonfigurować foldery, jest odpowiedź na te dwa pytania.
dla wielu osób najpierw przychodzi do głowy treść ich pracy, dlatego używają nazw tematycznych, takich jak Projekt X lub praca szkolna do folderów. Osobiście trzymam się DAT. Kiedy muszę znaleźć plik, czy to kawałek pisma, czy Zdjęcie, zawsze myślę o tym, kiedy go stworzyłem. W rezultacie często używam dat w konwencjach nazewnictwa folderów i plików. Na przykład mam foldery dla 2019, 2018, 2017 i tak dalej. Używam również liczb, które odpowiadają latom i miesiącom. Na przykład rok 1906 oznacza rok 2019 i szósty miesiąc, czyli czerwiec. Kiedy patrzę na folder, który zaczyna się od niektórych liczb, wiem dokładnie, co one oznaczają, i pomaga mi szybko znaleźć potrzebne pliki.
widziałem, jak niektórzy ludzie w Internecie zalecają dodanie emoji do nazw folderów, aby dać ci więcej wizualnych wskazówek. Nie! Emotikony nie zawsze dobrze konwertują do innych formatów, więc podczas próby utworzenia łącza udostępnionego do folderu lub wyeksportowania go, obrazy mogą go zepsuć.
Tworzenie podfolderów
podfoldery są ozdobą organizacji. Zrób je i wykorzystaj! Pomagają one sortować i klasyfikować pliki na mniejsze i bardziej specyficzne grupy.
jeśli utworzyłeś foldery, ale utknąłeś próbując dowiedzieć się, które podfoldery utworzyć, być może jeszcze ich nie potrzebujesz. Możesz również utworzyć folder o nazwie gotowe lub stare, dzięki czemu po zakończeniu pracy lub wycofaniu folderu możesz go tam przeciągnąć i upuścić.
Użyj koloru
kolory są świetnym sygnałem wizualnym, A Dysk Google umożliwia dodawanie niestandardowych kolorów do folderów. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny folder, z paska bocznego lub głównego okna, i wybierz Zmień kolor. Następnie wybierz żądany kolor.
sztuczka, której używam, polega na tym, aby moje aktywne foldery były zielone. Czasami mam foldery lub podfoldery, które przez jakiś czas pozostają bezczynne, ale jeden lub dwa foldery są nadal w użyciu. Zaznaczam aktywne foldery na zielono, a pozostałe pozostawiam na szaro. W ten sposób, kiedy chcę przejść od razu do mojej pracy, mam Zielone światło prowadzące mnie do folderu, w którym znajdują się moje prace, które są w toku.
dodaj gwiazdki do często używanych plików i folderów
Dysk Google umożliwia dodawanie gwiazdek do plików i folderów. Robisz to w ten sam sposób, w jaki dodajesz kolor: kliknij prawym przyciskiem myszy plik lub folder i wybierz Dodaj do oznaczonego gwiazdką.
polecam dodanie gwiazdki do często używanych plików. W ten sposób możesz pobrać listę wszystkich materiałów, do których regularnie uzyskujesz dostęp, bez względu na to, gdzie są w napędzie, klikając nagłówek oznaczony gwiazdką w lewej szynie.
polecane przez naszych redaktorów
Przenieś ważne pliki „współdzielone ze mną”
spójrz na nagłówek w lewej szynie o nazwie współdzielone ze mną. Kliknij go, a może pojawić się bałagan plików i folderów. Nie przejmuj się nimi zbytnio. Jeśli jest coś ważnego w tej partii rzeczy, są trzy przydatne rzeczy, które możesz z nimi zrobić:
Dodaj gwiazdę. Dodanie Gwiazdy do pliku, który został Ci udostępniony, robi to samo, co dodanie Gwiazdy do jednego z twoich własnych plików. To sprawia, że pojawia się na liście treści z gwiazdkami.
Zapisz na dysk/przenieś do folderu. Inną opcją jest dodanie pliku do Dysku Google i umieszczenie go w folderze. Możesz kliknąć plik prawym przyciskiem myszy i wybrać Przenieś do. Następnie w wyświetlonym oknie przejdź do folderu, w którym chcesz zachować ten plik. Inną opcją, która robi to samo, jest wybranie elementu, który chcesz zapisać, a następnie kliknięcie ikony Dysku Google w prawej górnej części ekranu. Następnie masz możliwość przeniesienia go do wybranego folderu. Tak czy inaczej, skutecznie tworzysz skrót do udostępnionego pliku z nowej wybranej lokalizacji. Plik jest nadal udostępniany wszystkim i nadal należy do pierwotnego właściciela.
zrób kopię. Jeśli utworzysz kopię pliku, który został Ci udostępniony, nowa kopia stanie się Twoją. To tylko kopia. Nie jest już połączony z udostępnionym plikiem, a te same osoby niekoniecznie mają już uprawnienia dostępu do niego.
wyrzuć Kosz
po usunięciu pliku lub folderu z Dysku Google trafia on do kosza i pozostaje tam do momentu wyjęcia kosza. Im dłużej pozwalasz śmieci budować, tym mniej prawdopodobne jest, że będziesz mieć całkowitą wiarę, że wszystko w nim powinno zostać całkowicie zniszczone, a następnie będziesz trzymać się swoich śmieci jeszcze dłużej. Zrób sobie przysługę i opróżnij kosz od czasu do czasu. Pomoże to utrzymać miejsce na Dysku Google na dokładnym poziomie i pomoże zdrowemu rozsądkowi podczas próby utrzymania zorganizowanego konta.
aby uzyskać więcej informacji o tym, jak w pełni wykorzystać Dysk Google, możesz również przeczytać historię PCMag, Wskazówki dotyczące Dysku Google, których nie możesz przegapić.