bałaganu: zbiór” rzeczy ” leżących wokół, które powodują dezorganizację w Twoim miejscu pracy. To sabotuje wydajność i może niekorzystnie wpływać na zdrowie psychiczne dzień w dzień.
czas zapanować nad tym!
badania wykazały, że zagracone przestrzenie mają negatywny wpływ na poziom stresu i lęku, zdolność koncentracji, wybory żywieniowe, a nawet sen. Tworzy również słabe pierwsze wrażenie postrzeganych umiejętności i zdolności w biurze, gdy ktoś zatrzymuje się przy biurku.
ten artykuł, na przykład, zagłębia się głęboko w neuronaukę stojącą za deklutowaniem. Autor odwołuje się w nim do kilku badań, które udowadniają, jak szkodliwy może być bałagan dla twojego mózgu, a także pozytywny wpływ deklowania na wydajność. To świetna lektura dla tych z nas, którzy są zainteresowani dziwnymi sposobami pracy naszych mózgów!
bałagan gromadzi się, gdy nie podejmujemy decyzji o rzeczach lub nie mamy dobrego systemu do ich przechowywania. Istnieją cztery podstawowe kroki do organizowania czegokolwiek i mogą być stosowane do każdego rodzaju bałaganu.
typowe rodzaje bałaganu i sposoby radzenia sobie z nimi
teraz, gdy rozumiemy efekt bałaganu, nadszedł czas, aby przyjrzeć się konkretnym problemom i zidentyfikować sposoby ich rozwiązania. W biurze większość bałaganu należy do jednej z tych pięciu kategorii:
1. Bałagan w zaopatrzeniu: rozejrzyj się po biurku. Ile losowych długopisów, spinaczy do segregatorów, karteczek, zakreślaczy lub innych artykułów biurowych leży w pobliżu? Dostaw bałagan gromadzi się, gdy:
- nie masz zdefiniowanych magazynów dla różnych materiałów, z których regularnie korzystasz.
- masz zły nawyk nie umieszczania rzeczy tam, gdzie ich miejsce, gdy skończysz z nich korzystać.
- inni ludzie upuszczają rzeczy na Biurko.
jak rozwiązać bałagan w dostawach:
- Oceń, jakie zapasy gromadzą się na twoim biurku najbardziej. Zadaj sobie pytanie, dlaczego tak się dzieje, abyś mógł dotrzeć do głównej przyczyny i stworzyć rozwiązanie, które działa.
- Zbierz materiały, przechowuj je, Oznacz pojemnik i utwórz określony Dom (miejsce przechowywania) dla tych przedmiotów. Jeśli są to rzeczy, których regularnie używasz, upewnij się, że są przechowywane w miejscu, które jest łatwo dostępne, dzięki czemu można je łatwo pobrać lub odłożyć w razie potrzeby.
- wyznaczaj kilka razy dziennie (np. tuż przed lub po obiedzie, tuż przed wyjazdem pod koniec dnia), aby zrobić szybkie sprzątanie zapasów biurka i usunąć bałagan, aby Twoja przestrzeń pozostała czysta i zorganizowana.
2. Bałagan na papierze: czy masz stos do pliku, który stał się górą do pliku? Czy masz różne wydruki e-mail unoszące się wokół obszaru roboczego? Czy członkowie zespołu zostawiają dokumenty na biurku przez cały dzień? Papierowy bałagan gromadzi się, gdy:
- drukujesz rzeczy, których nie trzeba drukować.
- nie masz wyraźnie zidentyfikowanej tacy” przychodzącej ” na biurku dla przychodzących dokumentów.
- nie przechowujesz, nie etykietujesz i nie tworzysz domu (folderu plików) papieru, gdy tylko trafi on na twoje biurko.
- nie masz pustych folderów plików łatwo dostępnych do tworzenia plików.
- uważasz, że etykiety plików muszą być idealnie wydrukowane lub nie możesz w ogóle utworzyć pliku.
jak rozwiązać bałagan na papierze:
- przestań drukować rzeczy, których nie powinno się drukować.
- niszczyć lub poddawać recyklingowi duplikaty lub przestarzały Papier, gdy tylko zdasz sobie sprawę, że jest niepotrzebny.
- Utwórz plik-on-the-go station. Znajdź wolnostojący, pionowy sortownik tacek z jedną lub dwiema sekcjami. Umieść sortownik na biurku w zasięgu ręki od miejsca, w którym siedzisz. Zapas go z asortymentem folderów plików, których używasz. Moja zawiera kombinację folderów 1/3 cut manila, asortyment folderów 1/3 cut color i wiele folderów poly, których używam do organizowania moich projektów. Możesz również dołączyć dobry długopis, marker lub ołówek do etykietowania folderów.
- Ułatw etykietowanie. Użyj ołówka, aby można go było łatwo usunąć, gdy masz czas na utworzenie drukowanej etykiety. Użyj wymiennych etykiet plików, które ułatwiają tworzenie ręcznie napisanych etykiet i łatwe usuwanie ich później, gdy w końcu utworzysz wydrukowaną etykietę. Możesz też skorzystać z narzędzia do tworzenia etykiet i natychmiast wykonać etykiety plików.
jednym z problemów administratorów z wypełnianiem dokumentów papierowych jest to, że uważają, że etykiety muszą być starannie wpisane, zanim będą mogli utworzyć plik. To dalekie od prawdy! Celem folderu plików jest przechowywanie i etykietowanie podobnych elementów, dzięki czemu możesz przechowywać wszystko w swoim właściwym miejscu. Zawsze możesz dodać wydrukowaną etykietę później, ale przynajmniej zapisz ją tam na razie, aby była oznaczona, jeśli ty lub ktoś inny musi ją zlokalizować. Odręczna Etykieta folderu plików jest tak samo skuteczna jak pięknie wydrukowana etykieta. Jeśli koniecznie musisz mieć idealną etykietę na pliki, zainwestuj w Kreator etykiet, który możesz trzymać w szufladzie biurka lub w stacji do przechowywania plików.
3. Pod biurkiem bałagan: wszyscy tam byliśmy. Twoje biurko to bałagan i musisz go szybko wyczyścić, więc schowasz bałagan pod swoim miejscem pracy, aby później sobie z nim poradzić. Ale później nigdy nie przychodzi. Rozpraszasz się, inne priorytety rosną, a zanim się obejrzysz, te dodatkowe zapasy, stare laptopy lub artykuły promocyjne z corocznego bankietu z nagrodami najwyraźniej wyrosły pod twoim biurkiem. Jest poza zasięgiem wzroku i umysłu…dopóki nie dotkniesz go palcem, gdy usiądziesz przy komputerze, lub nie zauważysz go, gdy przechodzisz przez drzwi biura. I za każdym razem, gdy pamiętasz, że tam jest, ma to negatywny wpływ na Ciebie, zarówno fizycznie, jak i psychicznie!
jak rozwiązać bałagan pod biurkiem:
- Oceń, co najbardziej gromadzi się pod twoim biurkiem. Czy to Ty umieszczasz tam rzeczy, czy gromadzą się, ponieważ inni upuszczają rzeczy w Twojej przestrzeni?
- Utwórz wyznaczone pojemniki na śmieci w pobliżu (ale nie na lub pod) biurka, jeśli przedmioty naprawdę wymagają zrobienia czegoś z nimi, zanim będą mogły być obsługiwane. Pamiętaj, aby je oznaczyć, aby wszyscy wiedzieli, co się dzieje.
- poinformuj członków zespołu, gdzie znajdują się odpowiednie miejsca do przechowywania przedmiotów, które upuszczają przy biurku.
- wyznaczaj kilka razy w tygodniu lub na koniec każdego dnia, aby zrobić szybką ocenę pod biurkiem i usunąć bałagan, dzięki czemu możesz przejść następnego dnia z otwartą i odświeżoną przestrzenią roboczą.
4. Biurko lub plik szuflady bałagan: ach, niesławny szuflady śmieci! Kto nie miał takiego? Starając się szybko uporządkować jedną przestrzeń, usuwamy ją i wyrzucamy do zamkniętej, zamkniętej przestrzeni szuflady lub szafki, gdzie możemy szybko schować rzeczy. Problem w tym, że rzadko wracamy i sprzątamy to później. Następnym razem, gdy będziesz potrzebował czegoś z tej szuflady, zaczniesz grzebać.
jak rozwiązać bałagan na biurku lub w szufladzie plików:
- Przechowuj i oznaczaj materiały w szufladach, aby uzyskać szybki i łatwy dostęp. Użyj gumek, toreb na suwak lub małych pojemników i koszy. Pomaga to szybko odłożyć rzeczy, gdy się spieszysz.
- jeśli koniecznie musisz szybko przeszukać swoje biurko, zapakuj je w przewymiarowaną kopertę lub torbę na zamek błyskawiczny, aby pozostały w środku, dopóki nie będziesz mógł wrócić i odpowiednio je posortować.
- jeśli masz kilka szuflad, które są poza kontrolą, wybierz jedną szufladę dziennie i zastosuj cztery kroki do organizowania czegokolwiek, dopóki nie będziesz miał wszystkiego zebranego, zamkniętego, oznaczonego i w stałym domu.
5. Bałagan w pamięci: Spośród całego bałaganu, który gromadzimy, bałagan „pamięci” jest najtrudniejszy do pokonania, ponieważ w przeciwieństwie do folderów plików i spinaczy, mamy do niego emocjonalne przywiązanie. Bałagan pamięci występuje w wielu formach:” najlepszy na świecie prezent dla adminów”, który siedzi przy telefonie, pamiątki z konferencji, w której uczestniczyłeś zeszłej wiosny, lub 86 rysunków kotów, które podarowało ci twoje dziecko. Profesjonalny organizator Peter Walsh opisuje bałagan pamięci jako” rzeczy, o które się martwisz, jeśli puścisz, stracisz pamięć ” i jest to jeden obszar, na który najbardziej zwracają się ludzie, którzy uczestniczą w naszym 5-dniowym wyzwaniu Zorganizuj swoją przestrzeń roboczą. Nie chcą rezygnować ze swoich rodzinnych zdjęć ani innych rzeczy osobistych-w końcu to właśnie sprawia, że ich biurko jest wyjątkowo „ich”.”Kiedy jednak usuwają ten bałagan ze swojej przestrzeni, nie mogą uwierzyć w spokój, który się z tym wiąże!
jak rozwiązać bałagan pamięci:
- Usuń wszystkie elementy pamięci z miejsca. Umieść je w pudełku i oznacz je etykietą, aby się nie zgubiły. Następnie daj sobie co najmniej 5-10 dni pracy w swojej przestrzeni bez wszystkich elementów pamięci, zanim zdecydujesz, co powinieneś zachować lub dodać z powrotem do obszaru roboczego.
- zwróć uwagę na to, jak czujesz się pracując w swojej przestrzeni bez wszystkich tych elementów pamięci. Słuchaj również komentarzy, które ludzie robią, gdy zatrzymują się przy twoim biurku. Co zauważyłeś?
- jeśli koniecznie musisz mieć jakieś elementy pamięci w swoim obszarze roboczym, ogranicz się do jednego lub dwóch najważniejszych.
- jeśli po prostu nie możesz puścić tych elementów, zastanów się, które z nich masz na wyświetlaczu, zamiast mieć wszystko widoczne przez cały czas.
- Zrób zdjęcia przedmiotów. Możesz przechwycić przedmiot i moment, w którym go reprezentował, i zapisać go cyfrowo. Jeśli jest to związane z karierą, Dodaj zdjęcia do swojego profesjonalnego portfolio, aby mieć udokumentowany sukces lub osiągnięcie do przyszłego udostępniania i odniesienia.
nadszedł czas, aby wyrzucić bałagan na krawężnik!
bałagan nie jest tylko irytujący i nieestetyczny. Ma bardzo realny wpływ na nasze zdrowie fizyczne, psychiczne i emocjonalne i odgrywa dużą rolę w tym, jak postrzegają nas nasi dyrektorzy i koledzy. To sprawia, że jesteśmy mniej produktywni i bardziej niespokojni. Ale nie musi tak być! Dzięki prostym umiejętnościom organizacyjnym i odrobinie determinacji możemy pozbyć się bałaganu z naszego biura i wprowadzić spokój w naszej przestrzeni roboczej!