Om FTA

Ofte Stilte Spørsmål

Q. vi har nylig utstedt EN RFP for tauing tjenester med en estimert årlig kostnad på ca $150,000. Motorene i våre faste rutebusser har imidlertid en feil, og nå projiserer vi at slepekostnadene vil være minst $ 300.000. Utgjør dette en kardinal endring som vi bør avbryte RFP og re-bud? Vi tror vi kunne få en bedre pris basert på vår høyere bruk. Hvordan skal vi fortsette?

A. Vi vil råde deg til å endre RFP for å gi potensielle leverandører ditt mer nøyaktige estimat av volumet av tjenester som kreves. Dette kan godt føre til lavere priser. Men hvis du tildelt en kontrakt basert på et krav for $150,000 i tauing tjenester, kan du ikke utstede en endringsordre mot den kontrakten for å kreve dobbelt så mye tjenester. Det ville være en kardinal endring siden det går langt utover servicenivået partene opprinnelig hadde i tankene da kontrakten ble tildelt. Emnet for kardinale endringer er omtalt i Best Practices Procurement Manual, Seksjon 5.1-Kontrakt Endringer. (Revidert: Mai 2017)

Q. Vi er i ferd med å planlegge For En Moderne Sporvogn. Vi har en konsulent om bord for Arbeid gjennom Forprosjektering. Vi har nylig oppdaget at vi trenger Noen til å utføre Prosjektledelse Tilsyn For Design, Bygging, Vedlikehold og Drift Av Trikken. Vi diskuterte også å starte denne prosessen nå (for å øke hastigheten på design og konstruksjon som vi har en stram frist) og å ha den nye kontrakten inkluderer Foreløpig Engineering, som ennå ikke er gjort Under Fase 3 av den eksisterende kontrakten. Tydeligvis firmaet allerede om bord i flere år har ganske et bein opp på et annet firma kommer inn og erstatte dem. Det virker nesten meningsløst og sløsing med andre firmaer ressurser til formelt å be om dette kravet når det eksisterende firmaet må betraktes som nesten en shoo-in. Omfanget av den opprinnelige kontrakten ikke tenke Prosjektledelse, så endre bestiller det i kan betraktes som en kardinal endring, og utstede en ny kontrakt til dem ville være en eneste kilde situasjon. Er det en måte å vurdere dette som en kardinal endring i den eksisterende kontrakten eller som en eneste kilde og utstede en ny kontrakt?

a. omstendighetene du beskrev, garanterer ikke en endringsordre av flere grunner. For det første var prosjektledelsesovervåkningsfasen ikke innenfor kontemplasjonen av den opprinnelige konkurransen, og det nye arbeidet er rett og slett utenfor rammen av den opprinnelige kontrakten, og legger år til ytelse og vesentlig mer midler og innsats. Hvis byråets beslutning er å tildele tilsynsarbeidet til den etablerte, er valgene dine en eneste kilde tillegg til den eksisterende kontrakten eller tildeling av en ny eneste kilde kontrakt. Den eneste kilden begrunnelse, selv om motet, må behandles gjennom passende byrå ledelse nivåer for godkjenning. Fra ET FTA-perspektiv vil imidlertid en konkurransedyktig RFP være mye foretrukket, selv om den etablerte har en konkurransefortrinn i kraft av sitt nåværende kontraktsarbeid. Gjennomføring av en ny konkurranse vil utelukke eventuelle spørsmål senere fra FTA eller det profesjonelle ingeniørmiljøet. (Anmeldt: September 4, 2009)

Q. Kan en drivstoffkontrakt endres for å øke antall og inkludere flere steder for levering uten å bli ansett som en kardinal endring i kontrakten? Vi er en byavdeling, og vår nåværende kontrakt er attraktiv for de andre avdelingene. Noen av avdelingene har spurt om kontrakten kan utvides til å omfatte dem. Dette ville bety flere steder og volum (50.000 liter på en 1.200.000 gallon kontrakt) for å legge til kontrakten som ikke opprinnelig ble vurdert på tidspunktet for budet. Kan de andre avdelingene bruke denne kontrakten?

A. Best Practices Anskaffelseshåndbok drøfter temaene for felles anskaffelser og «piggybacking» i Henholdsvis Avsnitt 3.3.2 og 3.3.4. Scenariet du beskriver vil bli betraktet som en «tag-on» og dermed en kardinal endring. Byrået kan være lurt å vurdere en fremtidig felles innkjøp med andre lokale etater for drivstoff hvis du tror dette vil gi bedre priser. Oppfordringen vil informere budgiverne om de totale estimerte mengdene som skal kjøpes av de deltakende byråene, og kontrakten kan da struktureres som en ubestemt mengdekontrakt med minimums-og maksimumsmengder. FTA krever ubestemt antall kontrakter å ha minimum og maksimum mengder, som når nådd ville kreve en ny anskaffelse handling. Dette er for å beskytte leverandørene, samt for å unngå åpne kontrakter der ubegrensede kjøp kan gjøres til de opprinnelig oppgitte prisene (en situasjon som aldri er ment av partene). (Revidert: Mai 2017)

Q. byggentreprenøren for VÅRT ARRA-finansierte March Point Park ‘ n Ride Rehabiliteringsprosjekt oppdaget noe mettet undergrunn innen de første par dagene på stedet. Arbeidet har stoppet og deres foreløpige estimat på $44,000 er 29% over Kontraktsbeløpet, som overstiger 25% Kardinal Endringsterskel etablert i Vår Anskaffelsespolitikk. Spørsmålet mitt søker avklaring mellom Kardinalendringsregelen og De Forskjellige Tilstandsbetingelsene. Vi har bestemt at endringsarbeidet skal være innenfor rammen av den opprinnelige konkurransen, da disse latente fysiske forholdene var ukjente på tidspunktet for budgivning eller befaring, men er nødvendige for å bli fullført for å lette resten av arbeidet som bud. Park ‘ n ride forbedringer kan ikke fullføres uten endring arbeid for å drenere vannet fra området. Med tanke på den korte tidslinjen før asfaltfirmaet stenger for vinteren, ønsker vi ikke å stoppe fremdriften på Prosjektet ved å måtte rebid det. I å snakke med deg, det er min forståelse At De Ulike Stedet Forhold klausul overstyrer Kardinal Endring regelen HVIS det er fastslått at endringsarbeidet er innenfor rammen av den opprinnelige konkurransen, og at entreprenøren kan bli bedt om å fortsette med endringsarbeidet mens vi forhandle kravet forespørsel. Vennligst avklare forskjellen skriftlig og hvis min forståelse er riktig.

A. Klausulen Om Ulike Vilkår for Nettstedet gir deg kontraktsmessig myndighet til å fortsette med denne uforutsette tilstanden på arbeidsstedet. Kostnaden for tilleggsarbeidet, selv om det er betydelig i forhold til den opprinnelige kontraktsverdien, overstyrer ikke autoriteten til De Forskjellige Vilkårene for Stedet. Som du noterer, er en annen vurdering (utover kostnaden for arbeidet) det som var inkludert i omfanget av den opprinnelige konkurransen da konkurransedyktige bud ble bedt om og mottatt. IFB og den resulterende kontrakten så for seg muligheten for at forholdene på stedet var vesentlig annerledes enn de som er beskrevet I IFB, hvilke forhold som kunne påvirke rettsforfølgelsen av arbeidet, og dermed var denne tilstandsendringen innenfor rammen av den opprinnelige konkurransen; det vil si at alle budgivere visste at budene ble sendt inn, de kunne bli pålagt å svare på ulike forhold på stedet for å fullføre kontrakten. Basert på det foregående, ville vi ikke behandle dette som en utillatelig kardinal forandring. (Postet: Januar, 2010)

Q. Tillater FTA-retningslinjer at prosjektets omfang for En a/E-kontrakt dobles? Vil dette bli betraktet som en eneste kilde innkjøp? Hvilke bekymringer i denne forbindelse bør jeg vite om?

A. FTA Best Practices Procurement Manual (BPPM) diskuterer «Kontraktsomfang og Kardinale Endringer» I Avsnitt 5.1. Utdrag fra denne delen er gjengitt nedenfor.

» med hensyn TIL FTA krav om endringer, må endringen være innenfor rammen av den opprinnelige kontrakten. Hvis det ikke er innenfor rammen, regnes det som en kardinal forandring. Slike endringer behandles ikke riktig som endringer under Endringsklausulen, men behandles riktig som nye anskaffelser. Se FTA Rundskriv 4220.1 F, Kapittel v 7.b. «Utillatelige Handlinger» for FTA veiledning om dette problemet.

innenfor det generelle omfanget – meningen med denne setningen er noe vag og har vært gjenstand for mye tolkning av ulike rettslige organer som behandler entreprenørprotester og krav. Federal Court Of Claims innførte begrepet «kardinal endring» for å beskrive de endringene som er utenfor kontraktens omfang. Det finnes ulike tester som brukes til å avgjøre om en endring er innenfor rammen. En test undersøker endringer i arten av arbeidet som skal utføres. En annen ser på hvor mye innsats Entreprenøren er nødvendig for å utføre. Enda en test gjelder om den foreslåtte endringen er innenfor rammen av den opprinnelige konkurransen.

Arbeidets Art – i ett tilfelle kom efta-domstolen til at det endrede arbeidet anses å være innenfor det generelle virkeområde dersom det » skulle anses å ha vært rettferdig og rimelig innenfor partenes kontemplasjon da kontrakten ble inngått.»Federal Court Of Claims uttalte testen for å være om arbeidet som ble utført var» i hovedsak hdet samme arbeidet som partene forhandlet for da kontrakten ble tildelt.»I et annet tilfelle uttalte retten at en kardinal endring skjer dersom de bestilte avvikene endrer arten av saken som skal bygges. Det generelle prinsippet ser ut til å være at dersom funksjonen eller arten av verket som endret generelt er det samme som verket opprinnelig ble kalt for, anses endringene å være innenfor det generelle virkeområdet. For eksempel, i en kontrakt for å bygge et sykehus hvor det var mange endringer i materialene som ble brukt, men hvor størrelsen og utformingen av bygningen forblir den samme, ble endringene holdt for å være innenfor rammen.

Mengde innsats – den andre testen for å avgjøre om en endring er innenfor omfanget gjelder mengden innsats i form av arbeidsavbrudd og kostnadsøkninger opplevd Av Entreprenøren. I ett tilfelle krever en underleverandør å plassere tilbakefylling samtidig med arbeidet til andre underleverandører, endringen ble ansett som så forstyrrende som å være en kardinal endring fordi det lagt over 200% til kostnaden av tilbakefylling arbeid. I en annen sak besluttet retten å holde en rettssak om kardinalendringsspørsmålet hvor det hadde vært 130 endringer, tidspunktet for ytelsen hadde doblet seg, og kostnader på 4,6 millioner dollar ble påløpt over kontraktsprisen på 5,8 millioner dollar. Men det bør bemerkes at entreprenører sjelden har lykkes med å argumentere for kardinale endringer på grunnlag av mengden innsats.

Omfanget av den opprinnelige konkurransen – Konkurrenter protesterer noen Ganger mot utstedelse av endringer når De mener at en ny konkurransedyktig anskaffelsesprosess burde vært brukt til det endrede arbeidet. Ved avgjørelsen av disse sakene har domstolene brukt kriteriet om endringen var innenfor rammen av den opprinnelige konkurransen, dvs. hva konkurrentene burde ha forventet å være innenfor rammen av konkurransen. En viktig faktor som skal vurderes er » om den opprinnelige oppfordring tilstrekkelig informert tilbydere av potensialet for den type endringer i løpet av kontrakten som faktisk skjedde . . . eller om endringen er av en art som potensielle tilbydere med rimelighet ville ha forventet i henhold til endringsklausulen.»Dette problemet er viktig fordi Endringsklausulen gir seg til potensielt misbruk når det gjelder å bestille mengder som ikke opprinnelig konkurrerte. Denne praksisen har en tendens til å bli en hensiktsmessig å unngå tid og bekostning av en ny anskaffelsesaksjon, men det er feil når de ekstra mengdene overskrider omfanget av den opprinnelige konkurransen. Slike tilleggsmengder bør enten kjøpes gjennom en ny konkurransedyktig anskaffelse, eller behandles som en eneste kildehandling med de nødvendige organisatoriske godkjennelsene.

antall endringer – antall utstedte endringer har ikke vært avgjørende for om endringene kumulativt er innenfor virkeområdet. Klagenemnda mente at om lag 100 endringsordrer ikke var utenfor det generelle omfanget. Et annet tilfelle hevdet at 200 endringsordrer ikke var utenfor det generelle omfanget.

utstedelsestidspunkt – tidspunktet for utstedelse av endringene er ikke ansett som en faktor. I ett tilfelle Utstedte Oppdragsgiver seks endringer etter ferdigstillelse av arbeidet, som forlenget kontraktsperioden med 120 dager, og retten mente at disse endringene var innenfor det generelle omfanget.

Endringer i antall – Store endringer i mengden av arbeidet har blitt holdt for å være kardinal endringer. Dette prinsippet gjelder både additive og deduktive endringer. Store tillegg i mengden bør behandles som nye konkurransedyktige anskaffelser. Store reduksjoner i antall bør behandles som kontraktsavslutningshandlinger. Den Comptroller Generelt har holdt at en endring legge mengder over kontraktsmessige maksimum var utenfor omfanget og derfor en kardinal endring.»

Vi vil stille spørsmål ved om det ekstra arbeidet som blir gjort som fører til en 100% økning i verdien av kontrakten var (1) rimelig innenfor kontemplasjon av partene da kontrakten ble tildelt, og (2) i hovedsak det samme arbeidet som partene forhandlet for på tidspunktet for første tildeling. For Eksempel, hvis A&e firmaet ble valgt til å designe en bygning, og i løpet Av design, kanskje sent i designarbeidet, måtte en rekke uforutsette designendringer gjøres på grunn av finansieringsbegrensninger, byggekodeendringer, etc., men bygningen beholdt sin essensielle karakter (som i sykehussaken ovenfor), så er 100% kostnadsveksten trolig innenfor kontraktens omfang. Du må bruke kriteriene ovenfor til din spesifikke situasjon for å avgjøre om det ekstra arbeidet er en tillatt endring innenfor omfanget, eller om det ekstra arbeidet må behandles som en eneste kildeinnkjøp utenfor autoriteten til endringsklausulen. (Revidert: Mai 2017)

hvis piggybacking på en kontrakt for over-the-road trenere, der den opprinnelige kontrakten ikke hadde et lavt tak alternativ (2.5 inches kortere enn en standard over-the-road coach taket), ville et kjøp av lav takbusser fra den opprinnelige kontrakten utgjøre en kardinal endring?

A. hvis endringen til en lav takkonfigurasjon bare innebærer å plassere et falskt falltak under det opprinnelige taket, vil vi si at det er en kosmetisk forandring og ikke en kardinal en; hvis det innebærer fysisk å fjerne det opprinnelige taket/taket og erstatte det med en annen, vil vi betrakte det som en kardinal endring siden det innebærer en endring i bussens grunnleggende struktur. (Legge: Januar 2013)

vårt byrå ser på å kjøpe 5 busser som en piggyback-innkjøp fra alternativene som er tilgjengelige på en annen transit systems-kontrakt. Vi må gjøre noen endringer i kontrakten, for eksempel å bytte førersetet, endre sittestoffet, bytte dekk og billettboks, samt installere AVL-utstyr på bussen. Kan disse endringene behandles under «endringsklausulen» eller betraktes de som en kardinal endring. Hvis vi er i stand til å gjøre disse endringene under «endringer klausul» er vi pålagt Å gjøre OG ICE og / eller en kost/pris analyse for hver endring?

vi tror endringene du beskriver kan gjøres under endringsklausulen. Ja, du må gjøre EN IS og en kostnads-eller prisanalyse for hver av endringene. (Skrevet: januar, 2013)

Nylig min etat utført En Kontrakt For Førti Fot Lav Etasje Cng Transitt Busser. Det har vært noen diskusjon i byrået om å redusere antall seter fra 40 til 32 for å tillate ytterligere ADA-kompatible rullestolsikringssteder. Et av minimumskravene som ER angitt I RFP og påfølgende Kontraktskrav er \ » på et minimum vil det være 40 passasjerseter.\»

reduksjonen i antall bussseter, eller endringen i setekonfigurasjon for å tillate FLERE ada-kompatible sitteplasser, ville ikke bli betraktet som en kardinal endring. Seteendringene vil ikke endre kjøretøyets natur (f.eks. lavt gulv til høyt gulv, diesel til hybrid), og de vil heller ikke påvirke integriteten til den opprinnelige konkurransen (dvs. hvis disse endringene var kjent opprinnelig, kan det ha påvirket antall tilbydere for kontrakten). (Postet: August, 2013)

mine spørsmål er: (1) hva er definisjonen av «utenfor omfanget»? (2) Hva er definisjonen av «Kardinal Forandring»? (3) utgjør noen endring i vår kontrakt «utenfor omfanget» bare fordi kontrakten ikke adresserer endringer i det hele tatt? (4) vi har hatt to tidligere endringer i kontrakten På Vedlikehold & Drivstoff utstedt AV MOA i 2010 & 2011. Siden vår kontrakt ikke adresserer endringer, ville disse endringene blitt ansett som «utenfor omfanget»?

den eneste endringsforespørselen på dette tidspunktet er forlengelse av tid. Omfanget av arbeidet og timeprisen vil forbli det samme. Ingenting annet vil endres annet enn kontraktsdatoen.

Det er Byråets analyse at Vår Innkjøpsmanual krever en «eneste kilde» hvis den er «utenfor omfanget», og vi mener at denne ettårige utvidelsen er klart utenfor omfanget som definert i VEILEDNINGEN fra FTA. Jeg vil sette pris på dine innspill for å hjelpe oss å forstå hvorvidt en utvidelse ville være mulig basert på tolkningen av » utenfor omfanget «og» Kardinal Endring.»

FTA Best Practices Anskaffelseshåndbok, avsnitt 5.1 diskuterer Kontraktsendringer.

det er flere kriterier for å bestemme når en endring er innenfor eller utenfor rekkevidde (og dermed en kardinal endring). Et av kriteriene er hva som var innenfor rammen av den opprinnelige konkurransen; det vil si hva partene tenkte på da kontrakten ble konkurrert. For» term-type » kontrakter tildelt for tjenester for en bestemt tidsperiode (f.eks. fem år), vurderte partene at tjenestene ville bli levert for perioden som ble etablert i anmodningen og i kontrakten. De ulike tilbyderne vurderte ikke at kontrakten ville bli betydelig utvidet (f.eks. med et ekstra år) på en ikke-konkurransedyktig basis. Hadde tilbyderne forventet fremtidige ikke-konkurransedyktige utvidelser, kunne de tenkes å ha endret sine forslag for å tilby mer attraktive vilkår, for eksempel lavere fortjeneste? Under alle omstendigheter ville de ekstra årene ha blitt priset som opsjoner under konkurransedyktige forhold med de første forslagene, og opsjonsårene ville ha blitt vurdert som en del av den opprinnelige kontraktsbeslutningen. Det ble ikke gjort i dette tilfellet. I fravær av kontraktsopsjoner, som ble priset og evaluert på tidspunktet for grunnleggende kontraktstildeling, vil eventuelle betydelige forlengelser av tid til en kontraktstype som din, bli vurdert utenfor omfanget og dermed en kardinal endring som krever en eneste kildejustering.

konklusjonen ville være annerledes hvis kontrakten var en fullføringstype kontrakt som krever ferdigstillelse av spesifisert arbeid og leverbare varer som av ulike grunner ikke kunne fullføres innen den nødvendige leveringsdatoen. I disse tilfellene kan leveringsdatoen forlenges slik at entreprenøren kan fullføre det nødvendige arbeidet og levere varene som er angitt i kontrakten. Disse forlengelsene av tid for å tillate fullføring av kontrakten vil ikke falle inn under endringsklausulen i kontrakten, og dermed er spørsmålet om kardinal endring ikke relevant. De ville falle inn Under Forsinkelser klausul og dermed årsakene til forsinkelsen vil bli vurdert om forårsaket av entreprenøren, eieren, Eller handlinger Av Gud.

det faktum at kontrakten ikke inneholder en endringsklausul kan bety at eieren ikke har kontraktsmessig myndighet til å endre kontrakten med mindre entreprenøren godtar endringen. Med andre ord kunne eieren ikke pålegge en endring ensidig som han kunne under endringsklausulen. De samme prinsippene om kardinale endringer vil imidlertid gjelde for endringene som vurderes – det faktum at eieren og entreprenøren er enige om endringene, gjør dem ikke tillatt dersom de faller utenfor kontraktens omfang (som domstolene har tolket dette begrepet over tid). For eksempel, hvis endringen er utenfor rammen av den opprinnelige konkurransen (som det er tilfelle i din situasjon), kan partene ikke gjennomføre endringen uten Byråets interne godkjenning av en eneste kilde begrunnelse. (Revidert: Mai 2017)

hvis Vårt Byrå valgte å endre Vår Anskaffelseshåndbok for å tillate, etter eget skjønn, en ettårig forlengelse av en femårig servicekontrakt og behandle forlengelsen som en «endringsordre» type handling, ville dette være akseptabelt FOR FTA, eller vil forlengelsen fortsatt betraktes som en eneste kildehandling?

Byråets Anskaffelseshåndbok er ikke den kontrollerende faktoren her. FTA politikk utelukker Etaten fra å utvide kontrakten med mindre Etaten behandler en eneste kilde begrunnelse gjennom passende ledelse tjenestemenn (uavhengig av Hva Manualen sier). Byråhåndboken påvirker ikke om kontraktsforlengelsen er en kardinal endring eller ikke, og Håndboken kan ikke endre handlingenes natur fra en kardinal endring til en tillatt kontraktsendring. Fakta i saken (den opprinnelige kontraktsperioden, originale konkurranseparametere, kriteriene fastsatt av GAO og ulike rettsavgjørelser mv.) bestem hva som er tillatt. Disse fakta krever en eneste kilde begrunnelse for å forlenge kontrakten. (Postet: September, 2013)